Cách Zoom hỗ trợ tốt hơn dịch vụ chăm sóc bệnh nhân, giúp nhân viên phát triển tại Trung tâm Ung thư Moffitt

“Sứ mệnh của Moffitt là góp phần phòng ngừa và điều trị ung thư”, John McFarland, giám đốc cấp cao về quản lý công nghệ và kinh doanh của Trung tâm Ung thư Moffitt cho biết. Và trong khi tổ chức có trụ sở tại Tampa, Florida này nổi tiếng với đội ngũ y tế và nghiên cứu, đội ngũ công nghệ và CNTT của họ cũng đóng vai trò quan trọng trong sứ mệnh của Moffitt.

Thông qua cách thức phát triển của công nghệ và dịch vụ y tế, điều tối quan trọng đối với các bác sĩ, y tá, chuyên gia, phòng thí nghiệm và rất nhiều đối tượng khác tham gia vào dịch vụ chăm sóc bệnh nhân là giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Điều đó thúc đẩy Moffitt đánh giá hạng mục truyền thông của mình, McFarland giải thích, đồng thời chủ động tìm kiếm nền văn hóa truyền thông tập trung vào video và hỗ trợ thiết bị di động trên toàn tổ chức.

“Nhiều người sử dụng nhiều giải pháp khác nhau để thử nghiệm và làm điều tương tự”, ông nói. “Vì vậy, chúng tôi rong ruổi tìm kiếm chỉ một nền tảng hợp nhất để kết nối các thiết bị của người dùng cuối, công nghệ di động, và phòng hội nghị của chúng tôi để mang tới một trải nghiệm hợp nhất thống nhất cho cộng đồng của mình”.

Hợp nhất các giải pháp truyền thông

Thay thế nhiều giải pháp điểm truyền thông tách biệt bằng một nền tảng duy nhất để thu hẹp khoảng cách truyền thông giữa các địa điểm là ưu tiên hàng đầu, và Moffitt đã loại bỏ khá nhiều giải pháp điểm truyền thông đó — đồng thời giúp tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) — bằng cách sử dụng Zoom.

“Đối với chúng tôi, tuân thủ HIPAA là một vấn đề cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ nền tảng truyền thông nào”, McFarland cho biết.

Moffitt triển khai Zoom cho 6.000 nhân viên trên toàn Moffitt chỉ trong hai tuần và tận dụng hầu hết nền tảng Zoom — Zoom Meetings và Team Chat, Zoom Video Webinars và Zoom Rooms. McFarland cho biết đội ngũ của ông đang trong quá trình triển khai Zoom Rooms trên toàn tổ chức.

“Chúng tôi đang thay thế tất cả phần cứng cũ trong phòng hội nghị bằng phần cứng cho phép sử dụng Zoom”, ông nói, “và bây giờ chúng tôi chỉ có một nền tảng cần hỗ trợ”.

“Việc triển khai Zoom rất dễ thực hiện”, Frankie Del Rosario, giám sát viên về truyền thông hợp nhất của Moffitt, cho biết; và điều này cũng áp dụng với Zoom Rooms. “Nếu đó là phòng hội nghị có quy mô trung bình hoặc nhỏ hơn thì chúng tôi có thể tự triển khai. Thực sự điều này chỉ mất 30 phút”.

Ngoài việc Zoom mang tới trải nghiệm người dùng mượt mà, Doug Blankenship, Giám đốc Truyền thông Hợp nhất của Moffitt cho biết ông còn yêu thích cách Zoom kết nối tốt hơn đội ngũ nghiên cứu bệnh lý và đội ngũ phẫu thuật.

“Họ có thể cộng tác với nhau theo thời gian thực trong quá trình bệnh nhân đang phẫu thuật”, ông nói. “Ứng dụng này giúp giảm thời gian gây mê bệnh nhân và đem đến phương tiện giao tiếp tốt hơn với các nhà bệnh lý học và đội ngũ phẫu thuật của chúng tôi”.

Vai trò của Zoom trong phát triển nhân viên

Zoom cũng có tác động tích cực đến các bộ phận khác trong Moffitt. Stacey Johnson là một chuyên gia phát triển tổ chức tại Moffitt, và phần lớn công việc của cô tập trung vào giáo dục, đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

“Chúng tôi mang đến cho toàn bộ tổ chức các dịch vụ như phát triển chuyên môn, phát triển nghề nghiệp, định hướng cho những nhân viên mới và khảo sát sự gắn bó của nhân viên”, cô nói. “Chúng tôi có nhiều cơ sở tại những địa điểm khác nhau, vì vậy đội ngũ dùng Zoom rất nhiều để cộng tác với những đội ngũ khác và tổ chức các hội thảo trực tuyến với mục tiêu thúc đẩy và phát triển các thành viên trong đội ngũ”.

Johnson đã chia sẻ với chúng tôi một số cách thức sử dụng Zoom của đội ngũ Phát triển Tổ chức tại Moffitt:

• Hội thảo giáo dục: “Hiện nay, chúng tôi có Đội ngũ Phòng chống Lây nhiễm dùng Zoom để hỗ trợ Định hướng cho nhân viên mới thay vì phải có mặt trực tiếp. Họ không phải di chuyển, họ có thể điều khiển các trang của bài thuyết trình, và họ có thể tham gia từ một cơ sở khác. Các diễn giả trực tuyến cũng có thể quan sát khán giả và thực sự nhìn thấy ai đang đặt câu hỏi”.
• Đào tạo theo kiểu “Jeopardy!”: “Giám sát viên họp lại với nhau trong một phiên hội thảo trực tuyến Zoom, tìm hiểu về các tài nguyên và tham gia đánh giá tương tác theo kiểu ‘Jeopardy!’. Họ có thể giơ tay trực tuyến và sử dụng tính năng trò chuyện để hỏi và trả lời câu hỏi”.
• Khắc phục sự cố nội bộ: “Chúng tôi sử dụng một nền tảng mới để khảo sát sự gắn bó của nhân viên, và chúng tôi có thể khắc phục sự cố của người dùng bằng cách sử dụng Zoom. Lãnh đạo bộ phận có thể chia sẻ màn hình của họ thông qua Zoom, đồng thời chúng tôi hỗ trợ họ đăng nhập và điều hướng nền tảng mới cũng như giúp họ chia sẻ dữ liệu, v.v.”

Johnson nói thêm: “Với Zoom, có rất nhiều cách khác nhau để thu hút các thành viên trong nhóm mà không cần đến môi trường phòng học trực tiếp. Ngay cả những người không am hiểu công nghệ cũng không e ngại sử dụng Zoom vì ứng dụng rất dễ sử dụng”.

Johnson yêu thích một số tính năng cụ thể của Zoom như:

• Khả năng trò chuyện với chính mình và ghi chú ngay trong tính năng trò chuyện của Zoom
• Chức năng tìm kiếm nhanh hơn các cuộc trò chuyện trước đó
• Bảng trắng giúp cộng tác khi mọi người không ở trong cùng phòng họp và khả năng gửi các ghi chú trên bảng trắng qua email sau cuộc họp

Người dùng có mức độ hài lòng cao, hỗ trợ mở rộng cho các vấn đề liên quan đến bệnh viện

Khi Moffitt tiến hành khảo sát nội bộ về nền tảng Zoom, Blankenship cho biết, sự hài lòng về ứng dụng này được đánh giá cực kỳ cao.

Johnson mô tả vai trò quan trọng của Zoom đối với tương lai của bộ phận Phát triển Tổ chức, bao gồm mục tiêu chuyển đổi số của bộ phận này cho kế hoạch chiến lược “Tác động 2028” tại Moffitt.

“Hòa nhập là một trong những giá trị cốt lõi của chúng tôi”, cô nói, “và chúng tôi đang cố gắng thu nhận càng nhiều người càng tốt với một số chương trình chúng tôi có. Trước đây, chúng tôi là một tổ chức vận hành theo hình thức phòng học, nhưng Zoom đã nâng cao khả năng kỹ thuật số mà chúng tôi chưa từng có trước đây. Zoom giúp chúng tôi phá vỡ rào cản và hỗ trợ bệnh viện và tất cả thành viên trong đội ngũ tốt hơn”.