Chiến lược công nghệ thông minh của BPAY Group có trụ sở tại Úc giúp tập đoàn đón đầu việc chuyển đổi sang làm việc từ xa

Khi đề cập đến làm việc từ xa, BPAY Group tự thấy mình may mắn. Khi đại dịch COVID-19 bùng phát tại Úc, tổ chức thúc đẩy thanh toán hóa đơn điện tử an toàn này đã có thể điều chỉnh sang làm việc từ xa vô cùng nhanh chóng.

Theo Sean Ollerton, Trưởng phòng Dịch vụ Nền tảng tại Tập đoàn BPAY, nhân viên của BPAY Group đã may mắn được hưởng văn hóa làm việc linh hoạt; giờ đây, nền tảng truyền thông hợp nhất của Zoom giúp chuyển đổi tổ chức hoàn toàn sang môi trường làm việc theo hình thức kết hợp.

Thay đổi nhanh chóng trong thời kỳ phong tỏa khá nhẹ nhàng, theo Ollerton: "Nhóm của tôi đã quen với việc họp ngắn hàng ngày để cập nhật tiến độ các nhiệm vụ. Khi áp dụng hình thức trực tuyến, chúng tôi thêm 15 phút và cuộc họp trở nên gần gũi hơn – đó là cách chúng tôi dõi theo nhau cũng như các dự án của mình", anh cho biết. 

"VPN và tất cả các ứng dụng của chúng tôi, bao gồm Zoom, đều có sẵn để hỗ trợ đầy đủ người dùng", Ollerton nói thêm. "Tôi tin rằng rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi họ phải đột ngột cho tất cả nhân viên làm việc từ xa mà không có cơ sở hạ tầng để hỗ trợ 100% nhân viên ở xa. Thật may mắn, chúng tôi đã chuẩn bị cho điều đó".

Khả năng mở rộng quy mô nhanh chóng

Với quyết định đầy cảm hứng khi sử dụng Zoom làm phương tiện truyền thông thống nhất của công ty vào tháng 9 năm 2019, BPAY Group đã thích nghi rất nhanh khi đại dịch khiến văn phòng phải đóng cửa. Vào thời điểm đó, mỗi tháng công ty có trung bình khoảng 500 cuộc họp qua Zoom.

"Ngay khi chúng tôi áp dụng phương thức làm việc từ xa, số lượng cuộc gọi Zoom tăng lên đạt khoảng 2.500. Và điều này không chỉ xoay quanh các cuộc họp. Zoom nhanh chóng được sử dụng cho các phiên họp toàn thể nhân viên, và chúng tôi sử dụng tính năng bình chọn và trò chuyện để tạo điều kiện tương tác và kết nối xã hội", Ollerton nói. "Câu chuyện hoàn toàn nằm ở việc thúc đẩy khái niệm 'làm việc ở bất cứ đâu'. Chúng tôi muốn người dùng có thể kết nối trực tiếp và vẫn làm việc hiệu quả, cho dù họ ở trong hay ngoài văn phòng.

"Và chúng tôi từng có một số công cụ đáp ứng yêu cầu này, nhưng chúng không đáng tin cậy hoặc chưa thân thiện với người dùng. Vì vậy, khi xem xét loại bỏ tất cả những công cụ này, chúng tôi nhận thấy Zoom rất dễ sử dụng – vì vậy mọi người có thể học cách sử dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ, với một số công cụ khác mà chúng tôi gần như sẽ sử dụng, chúng tôi nhận thấy mọi người không thể tham gia các cuộc họp. Nhưng, với Zoom, họ có thể tham gia ngay lập tức.

"Câu chuyện hoàn toàn nằm ở sự dễ sử dụng và việc thúc đẩy khái niệm 'làm việc ở bất cứ đâu' của chúng tôi."

Chuyển đổi sang Zoom Phone

Ollerton cho biết BPAY Group tự hào về giá trị "cùng nhau làm việc tốt hơn", một khái niệm mà Zoom đã giúp họ tiếp nhận sâu hơn. 

"Về cơ bản, điều đó có nghĩa là khi làm việc cùng nhau, chúng tôi có thể làm việc tốt hơn. Mục tiêu khác của BPAY Group là "làm cho cuộc sống đơn giản hơn", đặc biệt khi chúng tôi trò chuyện với khách hàng. Những gì chúng tôi nỗ lực mang tới cho khách hàng thông qua sản phẩm cũng là điều chúng tôi cố gắng duy trì trong nội bộ công ty. Và đó là cách chúng tôi cung cấp mọi thứ cho người dùng. Vì vậy, nếu điều đó không mang tới cuộc sống đơn giản hơn cho người dùng thì tại sao chúng tôi lại làm như thế? Và Zoom hoàn toàn đáp ứng yêu cầu này", Ollerton nói.

Năm 2019, BPAY Group đã triển khai Zoom Meetings cho phương thức truyền thông video và một năm sau quyết định thay thế toàn bộ hệ thống điện thoại bằng Zoom Phone, nhờ đó giải quyết một thách thức khác về chức năng cho đội ngũ từ xa. 

"Chúng tôi đã chuyển sang hệ thống điện thoại kỹ thuật số. Nhưng đó là hệ thống lỗi thời và trở thành một thách thức khi chúng tôi chuyển sang làm việc từ xa. Ngoài ra, hệ thống này mất nhiều chi phí và tốn thời gian để bảo trì", Ollerton cho biết. "Vì vậy, chúng tôi xem xét thay thế hệ thống đó bằng Zoom. Chức năng mà chúng tôi nhận được từ hệ thống điện thoại của Zoom không chỉ khắc phục mọi vấn đề tích hợp cho nhân viên làm việc từ xa, mà còn giúp ứng dụng trở nên đơn giản hơn để mọi người có thể sử dụng được.

"Giải pháp tích hợp tất cả tính năng cuộc họp, video và trò chuyện – và chúng tôi tích hợp thêm điện thoại để được sử dụng chức năng bổ sung đó".

Truyền thông hợp nhất "giúp mọi thứ trở nên đơn giản hơn"

Từ quan điểm cơ sở hạ tầng, Sean cho rằng khả năng hợp nhất mọi thứ trong một hệ thống giúp đơn giản hóa toàn bộ chức năng và trên hết vô cùng dễ sử dụng. Chưa kể hoạt động triển khai và bảo trì ít tốn kém hơn rất nhiều.

"Zoom là nền tảng truyền thông hợp nhất của chúng tôi. Chúng tôi dùng Zoom cho các cuộc họp 1-1 và hội nghị video theo nhóm, đồng thời sử dụng Zoom như hệ thống điện thoại của mình. Zoom thực sự thay đổi cách chúng tôi cung cấp nguồn lực truyền thông trên toàn tổ chức", Sean cho biết.

"Và bởi vì chúng tôi sẽ không phải thêm một công cụ khác cho người dùng, công cụ này thực sự giúp chúng tôi loại bỏ giải pháp cũ. Chúng tôi không cần nói với mọi người, 'Đây là một phần mềm khác mà bạn phải lưu ý mỗi khi sử dụng'. Công cụ này giúp mọi thứ trở nên đơn giản".

Việc sử dụng Zoom có nghĩa là BPAY Group có khả năng kiểm soát hoàn toàn phương diện truyền thông của họ trên toàn tổ chức, bất kể địa điểm làm việc của nhân viên, bên cạnh đó dễ dàng quản lý cơ sở hạ tầng phía sau.

"Chúng tôi đã mang tới cho lực lượng lao động của tập đoàn tất cả những lợi ích đó cùng các nguồn lực hiện có của mình. Giờ đây, chúng tôi có thể làm mọi thứ một cách dễ dàng và trực diện hơn", Ollerton nói.