World Fuel Services tiết kiệm hơn 50%, gây dựng cách thức làm việc mới với nền tảng Zoom

Làm việc để điều phối bộ công nghệ phức tạp, thường xuyên ngừng kết nối mạng cũng như các quy trình thủ công dựa trên giấy tờ, World Fuel Services (WFS) có trụ sở tại Miami phải gồng mình để nhanh chóng đưa ra các giải pháp nhạy bén cho cơ sở khách hàng toàn cầu của mình.

Có nhiệm vụ tối ưu hóa vấn đề năng lượng, hậu cần và các dịch vụ liên quan cho khách hàng trên toàn cầu, công ty trong danh sách Fortune 500 này cần đổi mới với tốc độ của một công ty khởi nghiệp cũng như hỗ trợ đội ngũ nhân viên kết nối và làm việc hiệu quả — điều này gieo mầm cho việc áp dụng các giải pháp cộng tác linh hoạt như Zoom Phone, Zoom Rooms, Zoom Meetings và Zoom Webinars.

Chúng tôi có dịp trò chuyện cùng Jeff Smith, Giám đốc Vận hành của World Fuel Services, người đã chia sẻ cách tổ chức tận dụng nền tảng Zoom một cách chiến lược để hỗ trợ các dịch vụ khác biệt của họ.

Nhiều giải pháp riêng rẽ cho một lực lượng lao động trên toàn cầu

Sau nhiều lần sáp nhập, WFS đối mặt với một bộ vô vàn giải pháp khác nhau mà bộ phận CNTT phải hỗ trợ. Mọi thứ càng trở nên phức tạp hơn khi lực lượng lao động toàn cầu của WFS — 5.000 nhân viên tại 200 địa điểm — cần có trải nghiệm người dùng nhất quán để hỗ trợ phương thức truyền thông mang tính cá nhân hóa cao tại các văn phòng.

WFS cũng cần một giải pháp điện thoại có thể:

• Mang tới phương thức truyền thông đáng tin cậy tại những khu vực có băng thông thấp
• Dễ dàng tích hợp với giải pháp phần cứng và phần mềm hiện có
• Giảm chi phí
• Giảm thiểu thách thức quản lý đối với phòng CNTT

Khi họ xem xét các nhà cung cấp có thể giải quyết những yêu cầu này, nhóm WFS đã đưa ra các tiêu chí riêng. “Chúng tôi có một nguyên tắc cho đối tác của mình: làm việc với những người mà chúng tôi khao khát trở thành giống như họ, và Zoom đáp ứng tốt nhất yêu cầu đó”, Smith nói. “Thông qua làm việc với các công ty lớn, chúng tôi sẽ trở nên tốt hơn với tốc độ nhanh hơn”.

Tiết kiệm chi phí và tận dụng khả năng mới với Zoom Phone

Khi WFS thay thế hệ thống Tổng đài điện thoại nội bộ (PBX) truyền thống của mình bằng Zoom Phone, hoạt động triển khai đã diễn ra vô cùng nhanh chóng.

“Hiện nay, có tổng cộng 1.971 người dùng Zoom Phone với 750 người dùng được cấp bổ sung vào năm 2021, hơn 2.400 đầu số và 144.000 cuộc gọi mỗi tháng trên 30 quốc gia khác nhau. Điều này cho phép chúng tôi chấm dứt hoạt động của 78 hệ thống PBX cũ đặt tại văn phòng”, Smith cho biết.

Là khách hàng sử dụng Zoom Phone trên toàn cầu đầu tiên của Zoom tại Brazil và là một trong những khách hàng có độ bao phủ lớn nhất về phạm vi tiếp cận toàn cầu, WFS đã tìm được cho mình tính quy mô và tiết kiệm chi phí với giải pháp điện thoại dựa trên công nghệ đám mây. “Việc sử dụng Zoom Phone đã khiến chi phí nhà mạng giảm một nửa. Điều đó cho phép chúng tôi cắt giảm quy trình cung cấp tính bằng tháng xuống ngày, giảm chi phí hoạt động để quản lý và hỗ trợ, đồng thời giúp chúng tôi tránh phải tăng cường đội ngũ hỗ trợ và kỹ thuật của mình trong khi vẫn tiếp tục mở rộng quy mô”, Smith nói.

WFS đã trở nên sáng tạo thông qua việc sử dụng Zoom Phone, thời điểm ban đầu tăng cường áp dụng Zoom Phone với Amazon Connect và sử dụng tính năng định tuyến cuộc gọi để tạo ra khả năng hoàn chỉnh cho trung tâm liên hệ. Hiện nay, tổ chức đã triển khai Gói Zoom Phone Power Pack để phát triển chức năng trung tâm liên hệ, từ đó tiến hành triển khai “mượt mà” trên toàn cầu, theo Smith. Ông nói thêm: “Quản lý thay đổi là rất khó khăn nhưng số lượng vấn đề phát sinh lại rất ít. Hoạt động triển khai[Power Pack] về bản chất rất dễ dàng”.

Sử dụng Zoom Rooms và Meetings để gây dựng những phương thức làm việc hiệu quả hơn

Để đẩy nhanh tốc độ hoạt động và chuẩn hóa trải nghiệm người dùng trên khắp các địa điểm, WFS cũng triển khai Zoom Meetings và Zoom Rooms. Các nhân viên nhanh chóng thích nghi với điều kiện cộng tác mới, như Smith chia sẻ, “việc sử dụng Zoom đã lan truyền mà hầu như không cần đào tạo nhân viên — hiện nay mỗi tháng có khoảng 47.000 cuộc họp trên Zoom tại World Fuel Services”.

Trải nghiệm người dùng cũng tạo động lực để WFS nhanh chóng áp dụng Zoom Rooms, với năm giấy phép Zoom Rooms ban đầu nhanh chóng tăng lên hơn 125 giấy phép do hàng loạt yêu cầu từ khách hàng. Thông qua sử dụng Zoom Rooms để hiện đại hóa trải nghiệm phòng hội nghị, WFS có thể cải thiện không gian làm việc giữa các văn phòng và thậm chí thiết lập trạm hỗ trợ công nghệ “genius bar” thông qua phòng trực tuyến. “Chúng tôi cũng là một trong những tổ chức đầu tiên triển khai Zoom Rooms đa phân vùng giúp chuyển đổi phòng lớn thành tổ hợp năm phòng với vách ngăn có thể chia được thông qua trải nghiệm Zoom gốc”, Smith nói thêm.

Một tương lai có nền tảng là sự linh hoạt

Khi WFS — giống như rất nhiều công ty — tìm ra những điều cần làm để xây dựng lực lượng lao động có khả năng thích ứng và làm việc trong môi trường kết hợp, họ đang lấy sự linh hoạt làm kim chỉ nam. “Ban đầu chúng tôi dự định cho phép nhân viên đến công ty bán thời gian, nhưng họ vẫn làm việc hiệu quả, đồng thời tốc độ xử lý và chỉ số năng suất của chúng tôi thực sự tăng trưởng, vì vậy chúng tôi cho phép các nhóm quyết định thời điểm họ cần tập trung với nhau”. Và Zoom đang thúc đẩy sự linh hoạt đó, với tính năng video và thoại là trung tâm trong chiến lược cộng tác của WFS. “Chúng tôi có tầm nhìn tạo ra một môi trường mượt mà — cho dù nhân viên đang ở quán cà phê, tại nhà hay văn phòng”, ông nói thêm.

Bằng cách cho phép trải nghiệm của nhân viên dẫn dắt việc đưa ra quyết định của mình, WFS cung cấp dịch vụ kịp thời trong khi vẫn điều chỉnh hoạt động để thích nghi với bất kỳ thay đổi nào ở phía trước. Kết quả cuối cùng? Nhân viên làm việc hiệu quả và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.