Hội nghị trực tuyến: Từ sự kiện đến trải nghiệm
Các hội nghị và sự kiện truyền thống là một cách tuyệt vời để kết nối với khách hàng, chia sẻ ý tưởng và giới thiệu các sản phẩm và tính năng mới. Tuy nhiên, nhiều công ty tổ chức sự kiện đang tổ chức sự kiện trực tuyến để mở rộng đối tượng.
Hội nghị trực tuyến là gì?
Hội nghị trực tuyến là một sự kiện hoặc hội nghị được tổ chức trực tuyến bằng cách sử dụng các nền tảng hội nghị trực tuyến và công nghệ khác. Hội nghị trực tuyến gần như giống với hội nghị trực tiếp; người dự thính có thể xem lại lịch trình, đăng ký sự kiện trực tuyến (và trả tiền vé), chọn phiên họ muốn tham dự và kết nối với những người dự thính và diễn giả khác trước, trong và sau phiên.
Ngay cả việc tài trợ cho hội nghị trực tuyến cũng hoạt động theo cách tương tự, các nhà tài trợ được chọn có thể thiết lập các phiên để cung cấp thông tin cho khách hàng, trả lời câu hỏi về sản phẩm của họ và phân phối tài liệu bán hàng.
Nền tảng hội nghị trực tuyến hoạt động như thế nào?
Việc thực hiện sự kiện trực tuyến rất giống với sự kiện trực tiếp. Bạn vẫn phải lập kế hoạch nội dung, đặt lịch người tham gia chính và diễn giả, đăng ký người dự thính, v.v. Sự khác biệt chính là bạn sẽ sử dụng phần mềm quản lý sự kiện trực tuyến cho phần lớn, nếu không muốn nói là tất cả, các nhiệm vụ này. Điều này bao gồm đăng ký email, tạo không gian cuộc họp để phát sóng sự kiện, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người tham gia chính, kết nối diễn giả và người dự thính qua video, v.v.
Bạn cũng muốn có phòng đợi tương tác giống với phòng đợi của sự kiện trực tiếp, nơi những người dự thính sự kiện có thể trò chuyện, kết nối mạng lưới, ghé thăm các gian hàng của nhà cung cấp và tham gia các phiên — điểm khác biệt duy nhất là bạn sẽ sử dụng nền tảng sự kiện để tạo và quản lý sự kiện.
Hội nghị trực tuyến có những lợi ích gì?
Hội nghị trực tuyến mang lại một số lợi ích, bao gồm:
-
Tính năng trợ năng tốt hơn
Hội nghị trực tuyến cho phép bạn sử dụng các công nghệ khác, chẳng hạn như phiên âm trực tiếp và dịch thuật, để đảm bảo mọi người có thể hào hứng tham gia sự kiện.
-
Trải nghiệm mượt mà cho người dự thính
Thay vì đi đến một sự kiện, tìm chỗ, đăng ký thông tin và tìm phiên phù hợp, người dự thính hội nghị chỉ cần đăng nhập vào sự kiện trên máy tính và tận hưởng trải nghiệm hội nghị từ bất cứ đâu.
-
Số liệu chi tiết
Với các nền tảng sự kiện trực tuyến, người tổ chức sự kiện có thể thu được thông tin chuyên sâu có giá trị từ các số liệu mà bạn thu thập, bao gồm số người tham dự sự kiện, cách họ tương tác với các phiên, v.v.
-
Mở rộng phạm vi tiếp cận
Với hội nghị trực tuyến, người dự thính không bắt buộc phải đi đến một địa điểm thực tế, điều này cho phép người tổ chức sự kiện thu hút lượng khán giả lớn hơn và mở rộng phạm vi tiếp cận.
Bạn cần những gì cho hội nghị trực tuyến?
Mặc dù việc chủ trì hội nghị trực tuyến có vẻ khó khăn, nhưng việc tổ chức các thành phần cần thiết thật dễ dàng! Dưới đây là những gì bạn cần cho hội nghị trực tuyến:
-
Địa điểm tổ chức và/hoặc quay phim
Đối với hội nghị trực tuyến, bạn sẽ cần một không gian nơi bạn có thể quay phim và sản xuất các phiên. May mắn là bạn có thể trang bị cho hầu hết mọi không gian để phù hợp với nhu cầu của mình, bao gồm văn phòng tại nhà, phòng hội nghị hoặc thậm chí là ngoài trời! Nếu dự định tổ chức sự kiện theo hình thức kết hợp, bạn sẽ cần địa điểm có thể đủ chỗ cho số lượng người dự thính tại chỗ dự kiến. Một số sự kiện có thể được tổ chức ngay tại nhà bạn, trong khi những sự kiện khác có thể yêu cầu các thành phần sản xuất phức tạp hơn khiến bạn muốn sử dụng studio.
-
Một nền tảng để tổ chức các hội nghị trực tuyến
Để tạo sự kiện thu hút, được tổ chức tinh gọn, bạn sẽ cần nền tảng sự kiện trực tuyến cho phép kiểu trải nghiệm đó. Nền tảng tổ chức sự kiện cung cấp một trung tâm toàn diện đáp ứng các nhu cầu quản lý sự kiện của bạn, bao gồm đăng ký sự kiện, bán vé, quản lý phiên và người dự thính, v.v.
-
Công nghệ sự kiện trực tuyến phù hợp
Nếu bạn không thể nghe và nhìn rõ người tham gia chính thì kể cả sự kiện thú vị nhất cũng sẽ không thành công. Đảm bảo rằng bạn có camera, micrô và các thành phần ánh sáng phù hợp với không gian và trường hợp sử dụng dự định. Ví dụ: nếu diễn giả dự định di chuyển xung quanh, đảm bảo rằng bạn có camera có thể theo dõi chuyển động để người dự thính có thể nhìn thấy mọi hành động.
Nền tảng cần có các khả năng sau:
Chức năng một người thuyết trình tới nhiều khán giả
Hầu hết các sự kiện trực tuyến bao gồm những người tham gia chính phát biểu trước một lượng lớn khán giả và giải pháp cho phép một người phát biểu trước lượng lớn khán giả sẽ giúp tránh bị gián đoạn.
Tùy chọn hỏi đáp
Diễn đàn hỏi đáp cho biết chất lượng trải nghiệm sự kiện trực tuyến, vì đây là nơi người dự thính được nhân viên hỗ trợ sự kiện giải đáp các câu hỏi cấp thiết trong thời gian thực. Bạn cũng có thể tập hợp những câu hỏi quan trọng nhất hoặc câu hỏi thường gặp và trả lời chúng trực tiếp vào cuối phiên.
Trò chuyện trong phiên
Tính năng trò chuyện trong phiên tạo cơ hội cho người dự thính hội nghị trò chuyện và tương tác với nhau, bao gồm cả việc chia sẻ sự hào hứng hoặc cảm nhận về phiên hội nghị của bạn. Cuộc trò chuyện trong phiên cũng là nơi nhân viên hỗ trợ sự kiện và quản trị viên có thể cung cấp các liên kết hoặc tài nguyên khác để người dự thính phiên sử dụng.
Chia sẻ nội dung
Khả năng chia sẻ nội dung rất quan trọng đối với trải nghiệm sự kiện trực tuyến vì điều này cho phép bạn chia sẻ trực tiếp nội dung như hình ảnh, video, PDF, bản trình chiếu, nhạc, v.v. với người dự thính.
Nền ảo
Nền ảo là nền tùy chỉnh có thể bao gồm hình ảnh hoặc video và cung cấp cho người thuyết trình nhiều tùy chọn để tạo trải nghiệm cá nhân hóa cho người dự thính. Người tham gia chính có thể tùy chỉnh nền ảo để đưa vào thương hiệu của tổ chức và nhà tài trợ, cũng như tạo nền phù hợp với bối cảnh và cảm nhận về bài thuyết trình của họ.
Cổng quản trị
Cổng quản trị tinh gọn cung cấp cho quản trị viên, người tổ chức sự kiện và nhân viên hỗ trợ sự kiện một phương thức để quản lý toàn bộ sự kiện trực tuyến, cũng như tạo và chỉnh sửa sự kiện, đồng thời thu nhận thông tin chuyên sâu quan trọng như việc đăng ký người dự thính, tương tác trong sự kiện, v.v.
Làm thế nào để tổ chức hội nghị trực tuyến?
Sau khi tập hợp được mọi thứ cần thiết để tổ chức hội nghị trực tuyến, giờ sẽ là lúc sắp xếp hội nghị! Dưới đây là các bước chính mà người tổ chức sự kiện cần tuân theo khi lập kế hoạch cho hội nghị trực tuyến:
Để biết thêm thông tin về cách tổ chức sự kiện trực tuyến thu hút, hãy xem hướng dẫn về sự kiện trực tuyến của chúng tôi.
1. Lập kế hoạch sự kiện
Khi lập kế hoạch sự kiện, bạn nên xem xét cẩn thận đối tượng mục tiêu là ai, bạn muốn họ có trải nghiệm như thế nào, sự kiện của bạn có thể mang lại giá trị gì cho họ, mục tiêu bạn muốn đạt được là gì và bạn đo lường thành công như thế nào.
2. Nội dung và diễn giả
Khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện, bạn có thể tạo ý tưởng cho các phiên và nội dung. Sau đó, bạn có thể mời diễn giả và người tham gia chính dựa trên việc ai sẽ là người phù hợp nhất để truyền đạt nội dung. Ví dụ: để giám đốc công nghệ trình bày một phiên về công nghệ tiên tiến sẽ có tác động lớn hơn là để nhân viên tiếp thị trình bày cùng phiên đó.
3. Tương tác trong sự kiện
Khi xây dựng phiên, bạn hãy chắc chắn xem xét mức tương tác của người dự thính. Bằng cách duy trì thời lượng phiên dưới một giờ, lên lịch nghỉ giữa các phiên và bao gồm các phiên kết nối mạng lưới, bạn có thể giữ cho mọi thứ luôn mới mẻ. Trong các phiên, bạn có thể sử dụng tính năng bỏ phiếu, hỏi đáp và trò chuyện để duy trì sự tương tác trong cuộc trò chuyện. Bạn cũng có thể thiết lập chương trình theo múi giờ với các phiên cụ thể theo khu vực dành cho những người dự thính trên toàn cầu nhằm đảm bảo mọi người đều hứng thú khi tham gia sự kiện.
4. Chuẩn bị
Việc tổ chức bất kỳ sự kiện nào đều đòi hỏi kỹ năng làm việc nhóm, vì vậy bạn sẽ cần phối hợp chặt chẽ với đội ngũ của mình. Bằng cách chỉ định nhà sản xuất phụ trách sản xuất, lên lịch sản xuất và thiết lập quy trình tổ chức sự kiện cũng như xây dựng trung tâm giao tiếp tập trung cho sự kiện, chẳng hạn như kênh trò chuyện, bạn có thể đảm bảo nhóm của mình sẵn sàng cho sự kiện. Bạn cũng nên lên lịch tổng duyệt sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
5. Tạo trang web
Trang web có nội dung cập nhật nhất cung cấp các tài nguyên quan trọng, chẳng hạn như tổng quan về sự kiện, chương trình, thông tin về phiên, diễn giả, các câu hỏi thường gặp và trang đăng ký của bạn. Đảm bảo thêm hình ảnh và video hấp dẫn vào trang web để khiến người dự thính hào hứng với sự kiện!
6. Quảng bá sự kiện
Bạn cần quảng bá sự kiện để lan truyền tin tức và thúc đẩy việc đăng ký. Việc gửi email quảng bá cho người đăng ký, xuất bản các bài viết trên blog về sự kiện, đăng lời nhắc trên mạng xã hội và phối hợp các nỗ lực tiếp thị cùng các đối tác, diễn giả và nhà tài trợ sẽ giúp tăng lượng khán giả trực tuyến.
7. Tổ chức sự kiện
Khi nói đến việc tổ chức, bạn muốn cung cấp thật nhiều hỗ trợ và hướng dẫn cho người dự thính và diễn giả. Việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và khắc phục sự cố đầy đủ giúp đảm bảo mọi người có thể hào hứng tham gia sự kiện, đồng thời việc cung cấp thông tin cơ bản như nơi gửi câu hỏi, cách tham gia phiên và xem bản ghi giúp người dự thính điều hướng trải nghiệm.
Nền tảng sự kiện toàn diện cho hội nghị trực tuyến
Nền tảng tổ chức sự kiện của chúng tôi, Zoom Events, cung cấp tất cả các tính năng và chức năng bạn cần để sắp xếp, quản lý và tổ chức sự kiện trực tuyến.
Các thành phần chính của nền tảng Zoom Events:
Quản lý hoạt động đăng ký và bán vé sự kiện
Dễ dàng tùy chỉnh quy trình đăng ký và quản lý việc bán vé, bao gồm cả khả năng tạo vé cho cả người dự thính và người tham gia chính, thiết lập quyền, tùy chỉnh giá vé và tùy chỉnh khung thời gian bán vé.
Tạo cơ hội kết nối
Với khả năng tương tác với nhau thông qua tính năng trò chuyện trong phòng chờ, trò chuyện trong phiên, Phòng theo nhóm, cuộc bình chọn, gian hàng của nhà cung cấp cho người chủ trì, v.v., người dự thính có nhiều cơ hội để tìm hiểu nhau và kết nối với các chuyên gia trong ngành.
Theo dõi tiến trình và kết quả nhờ dữ liệu chi tiết
Cổng thông tin Zoom Events cung cấp nhiều tính năng và dữ liệu phân tích để giúp bạn cải thiện trải nghiệm sự kiện và theo dõi tiến trình, bao gồm khả năng xem số lượng người đăng ký so với số lượng người tham dự, số liệu tương tác và số lượng người đã xem bản ghi phiên của bạn sau khi sự kiện kết thúc.
Trung tâm sự kiện có quảng bá thương hiệu
Cổng thông tin Zoom Events cũng cho phép bạn tạo trung tâm sự kiện có quảng bá thương hiệu, giúp bạn có thể đặt thương hiệu của mình – cũng như các nhà tài trợ và đối tác – ở vị trí hàng đầu và dễ nhận thấy nhất cho người dự thính sự kiện.
Hỗ trợ chuyên môn cho sự kiện trực tuyến
Ngoài ra, Zoom còn hỗ trợ chuyên môn cho sự kiện trực tuyến, cung cấp cho nhóm của bạn tất cả các tài nguyên và hướng dẫn cần thiết để tổ chức sự kiện mượt mà, thu hút. Xem các gói hỗ trợ
Bắt đầu trải nghiệm Zoom Events
Để bắt đầu tổ chức sự kiện trực tuyến tiếp theo, hãy mua giấy phép Zoom Events, rồi truy cập events.zoom.us để đăng nhập vào tài khoản của bạn. Khi đã đăng nhập, bạn có thể bắt đầu thiết lập trung tâm trong thẻ Manage [Quản lý], rồi bắt đầu xây dựng Sự kiện, Hội nghị thượng đỉnh hoặc Hội nghị đầu tiên sử dụng thẻ Create [Tạo].