Zoom Events

Hướng dẫn toàn diện giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức sự kiện trực tuyến

Bằng những phương pháp thu hút, sự kiện trực tuyến và sự kiện theo hình thức kết hợp mang đến cho bạn tính linh hoạt cao nhằm tiếp cận với nhiều khán giả hơn. Sử dụng hướng dẫn từng bước của chúng tôi để lập kế hoạch và tiến hành tổ chức sự kiện trực tuyến thành công với mọi quy mô và kích thước.

 

  • 01
    Mở đầu

     

  • 02
    Lập kế hoạch

     

  • 03
    Sử dụng đúng công cụ

     

  • 04
    Tạo trải nghiệm tương tác

     

  • 05
    Chuẩn bị cho sự kiện

     

  • 06
    Quảng bá sự kiện

     

  • 07
    Chủ trì sự kiện của bạn

     

  • 08
    Theo dõi sau sự kiện

     

Vì sao nên tổ chức sự kiện trực tuyến?

Dù bạn bị ảnh hưởng bởi các hạn chế về đi lại và địa điểm hay chỉ đơn giản muốn đưa sự kiện đến với nhiều khán giả hơn mà vẫn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, có vô số lí do bạn nên tổ chức sự kiện trực tuyến.

Khi diễn giả và người dự thính ở mọi nơi đều có thể tham gia sự kiện của bạn, mọi người sẽ có cơ hội tuyệt vời để giao lưu, chia sẻ kiến thức, giảng dạy và học tập, cũng như kết nối với nhau một cách gần gũi hơn.

Nếu bạn đang tổ chức sự kiện trực tiếp thì bạn vẫn có thể thêm yếu tố trực tuyến vào sự kiện của mình để mở rộng phạm vi tiếp cận khán giả. Sự kiện theo hình thức kết hợp mang lại trải nghiệm tham gia chung cho cả khán giả trực tiếp và khán giả trực tuyến.

62%

số người tổ chức sự kiện dự định giữ lượng khán giả trực tuyến khi quay lại tổ chức sự kiện trực tiếp1

Những yếu tố làm nên thành công cho sự kiện trực tuyến là…

Phát trực tiếp và tương tác

Trải nghiệm phát trực tiếp sẽ đem lại tính tương tác vượt trội hơn so với nội dung được ghi trước, từ đó tạo điều kiện kết nối mạnh mẽ hơn.

Xem cách chúng tôi tổ chức sự kiện Zoomtopia trực tuyến đầu tiên bằng hình thức trực tiếp 95%.

Sáng tạo

Mang đến một sự kiện chân thực hơn với những trải nghiệm sống động giúp gắn kết tất cả người dự thính.

EUNIS đã tạo ra những trải nghiệm trực tuyến độc đáo tại Đại hội kỹ thuật số đầu tiên của họ.

Cá nhân hóa

Tạo trải nghiệm đáp ứng nhu cầu và sở thích riêng của khán giả.

Marche du Film – Cannes Film Festival (Thị trường phim – Liên hoan phim Cannes) đã được tổ chức dưới hình thức trực tuyến bằng công cụ API và SDK của Zoom.

Phản ánh đúng thương hiệu của bạn

Thể hiện thương hiệu của bạn qua cả hình thức lẫn nội dung của sự kiện với những người yêu quý thương hiệu.

Khả năng kể chuyện và đối thoại đóng vai trò trọng tâm trong các sự kiện trực tuyến của TEDxMelbourne.

Tăng cường tính tương tác

93%

số người được hỏi đồng tình rằng video giúp mang lại cảm nhận gắn kết cao hơn2

1Báo cáo công nghệ về sự kiện trực tuyến năm 2020 của EventMB 2Báo cáo năm 2019 của Forbes Insights

Lập kế hoạch

Đặt câu hỏi hợp lý

Việc đặt câu hỏi hợp lý sẽ giúp bạn xây dựng được nền tảng vững chắc để lập kế hoạch và đưa ra quyết định từ khâu chọn diễn giả phù hợp đến việc tìm phương pháp và phạm vi quảng bá sự kiện của bạn. Sau đây là danh sách câu hỏi để bạn bắt đầu.

Đối tượng khán giả mục tiêu của tôi là ai?

Khi xác định được đối tượng khán giả mục tiêu, bạn sẽ định hình được toàn bộ trải nghiệm trong suốt sự kiện, từ lịch trình và thời gian biểu cho đến nội dung mà bạn mang đến cho khán giả của mình.

Tại sao khán giả của tôi nên tham gia sự kiện này?

Xem xét các giá trị bạn có thể mang đến cho khán giả về mặt nội dung, hoạt động giao lưu và những cơ hội khác.

Tôi muốn đem đến cho khán giả trải nghiệm gì?

Kết nối, tương tác, cộng tác — hãy suy nghĩ xem bạn muốn người dự thính sẽ tương tác như thế nào với nội dung, diễn giả, và những khán giả khác trong sự kiện.

Tôi muốn sự kiện này đạt được mục tiêu gì?

Cho dù bạn muốn giáo dục khách hàng hiện tại hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hãy xác định rõ các mục tiêu của mình và lập chiến lược để đạt được các mục tiêu đó.

Tôi cần bao nhiêu thời gian để lập kế hoạch cho sự kiện trực tuyến của mình?

Đối với những người lập kế hoạch sự kiện trực tuyến lần đầu tiên, chúng tôi khuyên bạn nên dành ít nhất bốn đến sáu tuần cho hầu hết các sự kiện. Hãy dành ít nhất 12 tuần để lập kế hoạch cho sự kiện trực tuyến lớn diễn ra trong nhiều ngày với các phòng hoạt động đồng thời.

Tôi cần sử dụng hình thức hỗ trợ công nghệ nào?

Tận dụng đội ngũ CNTT (hoặc thuê chuyên gia công nghệ từ đầu — Zoom Events có các chuyên gia sự kiện để trợ giúp khách hàng trong quá trình thiết lập, lập kế hoạch, tập dượt và hỗ trợ trực tiếp) đồng thời đưa họ vào tất cả các cuộc họp nhằm phát hiện những hạn chế về công nghệ, đưa ra giải pháp, kiểm tra và khắc phục sự cố.

Ngân sách cho sự kiện trực tuyến là gì?

Phân bổ ngân sách cho hoạt động tiếp thị và thu hút người dự thính, phát triển nội dung, chi phí mời diễn giả, quà tặng cho người dự thính, cũng như thiết bị âm thanh và video.

Tôi sẽ đánh giá mức độ thành công của sự kiện bằng cách nào?

Các số liệu có thể thay đổi tùy theo mục tiêu sự kiện, quy mô khán giả, lĩnh vực, và loại sự kiện.

Bạn có thể xem xét các yếu tố sau:

  • Số người đăng ký
  • Tỉ lệ người đăng ký đã tham gia
  • Khách hàng tiềm năng mới thu được cho bộ phận bán hàng
  • Số phiên có người tham gia
  • Kết quả khảo sát
  • NPS (chỉ số tín nhiệm của khách hàng) của sự kiện và phiên trực tuyến
  • Số demo
  • Các cuộc họp được tổ chức
  • Số lần được đề cập trên phương tiện truyền thông xã hội
  • Đánh giá trực tuyến
  • Doanh thu kiếm được

Đảm bảo rằng bạn thiết lập các phương pháp để theo dõi những số liệu quan trọng nhất đối với bạn.

Sử dụng đúng công cụ

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars và thành phần tích hợp

Công cụ phù hợp sẽ khiến quá trình lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn và giúp sự kiện của bạn diễn ra thật suôn sẻ. Tùy vào trải nghiệm bạn muốn mang đến cho mọi người, hãy nghiên cứu và lựa chọn các công cụ trong giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với sự kiện cũng như tận dụng thời gian và công sức của mình hiệu quả hơn.

Zoom Events là gì?

Zoom Events là nền tảng sự kiện trực tuyến để tổ chức sự kiện một phiên, nhiều phiên, nhiều ngày và nhiều phòng. Zoom Events được phát triển dựa trên chức năng của Zoom Meetings và Zoom Webinars bằng cách thêm các trung tâm sự kiện chuyên biệt, tùy chọn đăng ký và bán vé mạnh mẽ, đồng thời kết nối người dự thính với tất cả các loại sự kiện của bạn (công khai hoặc riêng tư, miễn phí hoặc trả phí). Bạn có thể đăng tải các sự kiện của bạn lên trung tâm riêng tư hoặc công khai để người dự thính có thể dễ dàng tham gia.

Zoom Meetings so với Zoom Webinars

Việc quyết định sử dụng Zoom Meetings hay Zoom Webinars cho một phiên riêng lẻ là một lựa chọn quan trọng. Giải pháp phù hợp sẽ cho phép bạn xây dựng một trải nghiệm đáp ứng các mục tiêu, và trên hết mang lại thành công cho sự kiện của bạn. Người dùng Zoom Events có thể dễ dàng lựa chọn sử dụng giải pháp nào cho phiên riêng lẻ trong sự kiện của bạn.

Khi lập kế hoạch tổ chức một phiên lớn hơn, bạn có thể muốn sử dụng nền tảng hội thảo trực tuyến để đưa ra các bài phát biểu chính, diễn giả khách mời, và yếu tố giải trí (chẳng hạn như sân khấu chính) và tùy chọn cuộc họp cho các phòng theo nhóm và các cuộc thảo luận bàn tròn quy mô nhỏ hơn.

Khi bạn lựa chọn giữa hình thức cuộc họp và hội thảo trực tuyến, hãy cân nhắc ba yếu tố quan trọng dưới đây:

Công suất

Bạn dự kiến có hơn 1.000 khách tham gia? Sở hữu Zoom Webinars hoặc Zoom Events với quy mô người dự thính lên tới 50.000 người.

Zoom Meetings

Lên tới 1.000người tham gia tương tác

Zoom Webinars

Lên tới 50.000 người dự thính chỉ xem và hơn 100 người tham gia chính tương tác

Zoom Events

Kết hợp Zoom Meetings và Zoom Webinars với một vé cho người dự thính và Sảnh giao lưu.

Mức độ tương tác của khán giả

Bạn muốn người tham gia sự kiện tương tác với nhau hay muốn tập trung vào người thuyết trình?

Nếu bạn muốn khán giả bật video, phát biểu hoặc chia sẻ màn hình của họ, hãy chọn Zoom Meetings.

Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện chỉ xem, trong đó người chủ trì kiểm soát việc hiển thị hình ảnh và phát âm thanh của người dự thính, hãy chọn nền tảng hội thảo trực tuyến.

Khán giả nội bộ hay ngoài tổ chức

Những người dự thính bạn quen biết (ví dụ: nhân viên hoặc khách hàng) thường có ít nguy cơ gây gián đoạn và có thể họ sẽ cần các tính năng tương tác do Zoom Meetings cung cấp. Zoom Webinars là lựa chọn phù hợp hơn cho những sự kiện có phần lớn người dự thính là người lạ, bởi dịch vụ này giúp bạn tăng cường kiểm soát với những yếu tố như cho phép người nào được phát biểu và bật camera.

Sử dụng Zoom Meetings cho:

Phiên theo nhóm
Bàn tròn người dự thính
Nhóm tập trung
Đào tạo quy mô nhỏ, tương tác cao
Phiên giao lưu

Sử dụng Zoom Webinars cho:

Bài phát biểu chính
Thuyết trình trên sân khấu chính
Yếu tố giải trí trong sự kiện trực tiếp
Giới thiệu sản phẩm với khán giả quy mô lớn
Phiên thảo luận kiểu hỏi đáp toàn thể

Zoom Webinars so với Zoom Events

Zoom Webinars rất phù hợp cho các buổi thuyết trình một phiên của một người tới nhiều khán giả. Nếu bạn mua giấy phép Zoom Events, bạn cũng có thể hưởng mọi lợi ích từ Zoom Webinars và nhiều lợi ích khác.

Bạn có thể chọn chủ trì Webinars từ web portal so với thiết lập sự kiện trong Zoom Events. Hoặc sử dụng Zoom Events để thêm khả năng của Zoom Webinars và kết nối nhiều phiên hội thảo trực tuyến, đồng thời kết hợp cả với Zoom Meetings để mang lại trải nghiệm trực tuyến lâu hơn và tương tác nhiều hơn. Zoom Events bao gồm chức năng quản lý sự kiện đầy đủ với các tính năng như trung tâm sự kiện có hình ảnh thương hiệu, đăng ký và bán vé, cũng như báo cáo nâng cao. Tham khảo Câu hỏi thường gặp dành riêng cho Zoom Webinars.

Một số ví dụ về trường hợp cần cân nhắc chủ trì một phiên Zoom Webinars từ web portal bao gồm đào tạo, thuyết trình, sự kiện một phiên/sự kiện thuyết trình của một người tới nhiều khán giả.

Sử dụng Zoom Events cho các sự kiện dài hơn, gắn kết hơn như sự kiện khởi động bán hàng, sự kiện khách hàng, sự kiện hỏi đáp toàn thể, và hướng dẫn nhập môn cho nhân viên.

Tận dụng thành phần tích hợp của Zoom

Tích hợp Zoom với kho công nghệ hiện có của bạn để tổ chức sự kiện trực tuyến hiệu quả hơn.

Truy cập Zoom App Marketplace để xem hơn 1.000 thành phần tích hợp!

Tự động hóa tiếp thị

Tích hợp với những nền tảng tiếp thị như Marketo, Pardot và HubSpot để tự động thu thập người dự thính của Zoom Webinars làm khách hàng tiềm năng.

Phân bổ nội dung

Thành phần tích hợp Kaltura và Panopto cho phép bạn truyền và chia sẻ các bản ghi Zoom với số lượng khán giả lớn hơn.

Tạo lợi nhuận

Bạn muốn tính phí cho sự kiện của mình? Sử dụng Zoom Events và kết nối với PayPal hoặc Stripe để tối ưu quy trình thanh toán.

Tạo trải nghiệm tương tác

Sáng tạo không gian sự kiện của bạn

Điều gì tạo nên một sự kiện thành công? Đó chính là trải nghiệm bạn mang đến cho khán giả.

Sự kiện trực tuyến có thể đem lại rất nhiều trải nghiệm khác ngoài việc chỉ ngồi trước máy tính và xem một chương trình hoặc video trực tiếp. Nếu bạn muốn biến một sự kiện thường được tổ chức trực tiếp thành trải nghiệm trực tuyến, hãy sáng tạo và cẩn trọng khi đưa ra các hoạt động tương tác đó theo hình thức trực tuyến.

Từ khâu chuẩn bị trước sự kiện đến trải nghiệm trực tiếp, hãy xem bạn có thể mang tính tương tác và kết nối vào sự kiện như thế nào.

Trước sự kiện

Thiết lập một chương trình hấp dẫn

Sự kiện trực tuyến cần có nhịp độ nhanh hơn thông thường nhằm duy trì sự gắn kết của người dự thính và tránh tạo thời gian chết.

  • Đảm bảo thời lượng phiên không quá một giờ và dành thời gian cho phần hỏi đáp để duy trì sự tương tác đến cuối phiên
  • Lên lịch cho phần giải lao giữa các phiên
  • Đối với hội nghị tổ chức trong nhiều ngày, hãy cân nhắc việc kết thúc phiên mỗi ngày sớm hơn so với hình thức trực tiếp
  • Bạn dự kiến sẽ có khán giả trên toàn cầu? Thiết lập chương trình theo múi giờ với các phiên riêng cho từng khu vực
  • Tổ chức các phiên giao lưu bằng cách sử dụng Zoom Meetings và tính năng Phòng theo nhóm

Cuộc thảo luận theo chủ đề trong Sảnh sự kiện

Sử dụng sảnh Zoom Events để cho phép những người tham gia đã đăng ký có thể kết nối và giao lưu trước và trong sự kiện của bạn. Thiết lập và quảng bá các chủ đề với tất cả người tham gia hai tuần trước khi diễn ra sự kiện để bắt đầu thảo luận và đưa ra câu hỏi nhằm khuyến khích người dự thính tương tác với nhau.

Dịch vụ bổ sung trong sự kiện

Người dự thính của bạn sẽ nhận được gì nếu tham gia sự kiện trực tiếp? Hãy cung cấp những điều đó qua đường bưu điện hoặc thông qua một dịch vụ vận chuyển để họ nhận được những bất ngờ thú vị.

  • Đồ lưu niệm mang dấu ấn của thương hiệu
  • Bữa điểm tâm ngon miệng
  • Đồ lưu niệm cá nhân
  • Hàng tặng từ đối tác
  • Thẻ quà tặng ẩm thực cho bữa trưa trực tuyến

Tương tác trong sự kiện

Bật tính năng hỏi đáp

Tính năng Hỏi đáp cho phép người dự thính trong hội thảo trực tuyến gửi câu hỏi và nhận giải đáp trực tiếp hoặc bằng văn bản trong phiên. Sau đây là một số mẹo để sử dụng tính năng Hỏi đáp trong hội thảo trực tuyến:

  • Nếu bạn dự kiến sẽ có một lượng khán giả lớn, hãy phối hợp với những người tham gia chính hoặc nhờ những người chủ trì khác hỗ trợ để trả lời câu hỏi trong sự kiện.
  • Bạn có thể phân công thành viên trong nhóm của mình quản lý phần Hỏi đáp để giúp người thuyết trình tập trung vào bài nói của họ. Nếu nhóm phụ trách phần Hỏi đáp của bạn không tham gia với âm thanh hoặc video, bạn có thể ẩn nguồn cấp video của họ bằng tính năng Hide Non-Video Participants [Ẩn người tham gia không có video].
  • Chuẩn bị trước một vài câu hỏi khơi gợi suy nghĩ phòng trường hợp bạn không nhận được những câu hỏi chất lượng cao từ người dự thính để lấp đầy khoảng thời gian dành cho phần Hỏi đáp.
  • Xem xét khán giả và cân nhắc nguy cơ xảy ra hành vi gây gián đoạn hoặc không phù hợp khi thiết lập phần Hỏi đáp. Đối với khán giả nội bộ, bạn có thể muốn minh bạch hơn trong việc đưa ra câu hỏi và giải đáp. Tuy nhiên, nếu sự kiện của bạn được tổ chức với quy mô lớn và cho phép tham gia tự do thì có thể bạn cần giới hạn hơn cho cài đặt phần Hỏi đáp.
  • Bạn có thể điều chỉnh cài đặt Hỏi đáp trong hội thảo trực tuyến để cho phép hay tắt các câu hỏi ẩn danh, hoặc thay đổi quyền xem, nhận xét, hay ủng hộ câu hỏi của người dự thính.
  • Xem lại báo cáo phần Hỏi đáp sau khi kết thúc hội thảo trực tuyến và liên hệ với những người dự thính có câu hỏi
    chưa được giải đáp trực tiếp.

Bình chọn

Tiếp nhận phản hồi theo thời gian thực từ khán giả hoặc đánh giá mức độ hiểu biết của họ về nội dung bạn trình bày tại sự kiện và khởi động cuộc bình chọn thiết lập trước trong phiên.

Tương tác bổ sung

Sử dụng các công cụ như Slido, Kahoot! hoặc “vòng quay chọn tên” để tăng tương tác và giúp sự kiện của bạn trở nên thú vị hơn.

Phòng theo nhóm

Tạo điều kiện cho người dự thính tương tác với nhau theo nhóm nhỏ trong sự kiện của bạn. Bạn có thể chỉ định người dự thính vào Phòng theo nhóm theo thời gian thực, chỉ định trước người dự thính vào Phòng theo nhóm, hoặc cho phép họ tự chọn phòng họ muốn tham gia và tự do di chuyển giữa các phòng.

Tất cả những điều bạn cần biết về Phòng theo nhóm của Zoom.

Xin ý kiến phản hồi

Gửi khảo sát sau sự kiện để nhận phản hồi khi sự kiện của bạn đã kết thúc. Nếu bạn đang sử dụng Zoom Webinars, bạn có thể thiết lập để khảo sát tự động khởi chạy sau khi khách của bạn rời phiên.

Bạn muốn xem video thực tế về các tính năng này?

Đăng ký tham gia hội thảo trực tuyến Giới thiệu về Zoom Events

Yêu cầu demo với chuyên gia Zoom.

Yêu cầu demo

Chuẩn bị cho sự kiện

Giúp nhóm của bạn sẵn sàng cho sự kiện

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công cần có nỗ lực của cả tập thể! Bạn sẽ cần bố trí diễn giả và thống nhất công việc cho toàn bộ nhóm sự kiện để đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ. Soát lại danh sách kiểm tra các đầu việc của sự kiện để chắc chắn không có bất kỳ sai sót nào.

Tải xuống danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra đầu việc của nhóm sản xuất

Tối ưu hóa đội ngũ sản xuất

Chỉ định một hoặc nhiều nhà sản xuất phụ trách tất cả các công việc liên quan đến sản xuất.

Tạo kênh Zoom Team Chat

Tận dụng Zoom Team Chat để tạo các kênh riêng giúp nhóm của bạn lập kế hoạch cho sự kiện ảo để thống nhất về các nhiệm vụ và đầu mục công việc. Zoom Team Chat cho phép bạn cộng tác theo thời gian thực với các thành viên nhóm nội bộ cũng như nhóm bên ngoài.

Tạo lịch trình sản xuất

Lịch trình sản xuất của bạn cần có trình tự và thời gian diễn ra của tất cả các phiên, thông tin người thuyết trình, phần chuyển đổi, quy trình, và giờ giải lao.

Tạo quy trình sự kiện

Xác định rõ và hình dung trải nghiệm trong sự kiện trực tuyến của bạn với đặc tính kỹ thuật cho từng phiên, tùy chọn phát trực tiếp, và những chi tiết khác nhằm thống nhất quy trình làm việc giữa nhóm sản xuất với nhóm kỹ thuật và nhóm thuyết trình.

Danh sách kiểm tra đầu việc của nhóm kỹ thuật

Thiết lập cài đặt cuộc họp và/hoặc hội thảo trực tuyến

Làm việc với nhóm thuyết trình để xác định rõ và bật cài đặt cho mỗi phiên, chẳng hạn như có bật tính năng Hỏi đáp hay cho phép người dự thính trò chuyện hay không.

Bật phiên tập dượt

Khi lên lịch hội thảo trực tuyến của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn chọn “Enable practice session” ["Bật phiên tập dượt"] để người chủ trì và người tham gia chính có thể tham gia vào nền tảng hội thảo trực tuyến trước để chuẩn bị.

Mời người tham gia chính

Nếu bạn đang sử dụng Zoom Webinars, mỗi người tham gia chính bắt buộc phải tham gia bằng một liên kết duy nhất được gửi đến họ qua email. Sau khi đã chọn diễn giả và lên lịch hội thảo trực tuyến, hãy gửi liên kết lời mời và đảm bảo rằng diễn giả đã nhận được liên kết.

Lên lịch tổng duyệt

Tiến hành tổng duyệt với người thuyết trình để kiểm tra camera, micrô, ánh sáng, và các cài đặt khác, đồng thời luyện tập phần giới thiệu, nội dung, và chuyển tiếp. Khuyến khích người thuyết trình tham gia vào quá trình tổng duyệt với thiết bị mà họ sẽ sử dụng vào ngày diễn ra sự kiện.

Chuẩn bị danh sách kiểm tra cho cuộc tổng duyệt sự kiện

Thiết lập phát trực tiếp

Quyết định xem bạn muốn phát trực tiếp trên Facebook Live, YouTube Live, một dịch vụ tùy chỉnh hoặc nhiều nền tảng cùng lúc bằng cách sử dụng restream.io.

Lên kế hoạch người sẽ ghi lại sự kiện

Quyết định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện quá trình này và cách thức hoàn thành. Bạn có thể muốn ghi vào đám mây hoặc trên thiết bị.

Danh sách kiểm tra cho nhóm thuyết trình

Chuẩn bị cho người thuyết trình

Gửi cho người thuyết trình tài liệu hướng dẫn sử dụng Zoom và đảm bảo chất lượng âm thanh và video trước khi bắt đầu.

Tạo lịch biểu cho người tham gia chính

Nếu phiên của bạn có nhiều diễn giả thuyết trình, hãy tạo một lịch biểu để mỗi người thuyết trình biết họ sẽ có bao nhiêu thời gian.

Thu thập tài liệu của diễn giả

Yêu cầu diễn giả gửi trước nội dung bài thuyết trình, tiểu sử, và câu hỏi của khán giả (để bỏ phiếu trực tiếp hoặc hỏi đáp).

Kết nối internet có dây

Cách này sẽ ngăn chặn mọi sự cố kỹ thuật với kết nối wifi không ổn định, có thể ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và trải nghiệm tổng thể của người dự thính. Khuyến khích người thuyết trình ảo thực hiện tương tự.

Giảm thiểu tạp âm nền

Sử dụng micrô độc lập hoặc tai nghe tốt để có chất lượng âm thanh tốt nhất. Thiết lập cài đặt âm thanh của bạn để loại bỏ tạp âm nền.

Tối ưu hóa video

Mở cài đặt video của bạn để bật HD, điều chỉnh cho ánh sáng yếu, và làm đẹp ngoại hình của bạn nếu cần.

Thiết lập nền của bạn

Bạn có thể tạo một nền ảo mang thương hiệu cho tất cả người thuyết trình có hiển thị tên, công ty, và chức danh. Nếu bạn không muốn sử dụng nền ảo, hãy đảm bảo rằng nền thật của bạn gọn gàng và tối giản.

Ấn tượng trang phục

Chọn màu trơn thay vì sọc hoặc hoa văn nhỏ, nhiều họa tiết. Nếu bạn có màn hình xanh lục, hãy đảm bảo mặc trang phục khác màu xanh lục.

Mẹo chuyên nghiệp

Gửi cho diễn giả một bộ kit với mọi thiết bị cần thiết: micrô/tai nghe, cáp ethernet, hệ thống đèn vòng, và webcam. Tập hợp một thư mục các nội dung kỹ thuật số với mẫu nền ảo, đồ họa sự kiện, và bản sao bài đăng trên mạng xã hội mẫu để diễn giả có thể quảng bá phiên của họ cho mạng lưới của họ.

Quảng bá sự kiện

Thúc đẩy đăng ký và tham dự

Bạn có thể thiết kế trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất trên thế giới, nhưng nếu không dành thời gian để quảng bá, bạn sẽ không tiếp cận được khán giả mục tiêu. Tạo nội dung cho phép bạn tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người dự thính vào trang web của bạn để tìm hiểu thêm.

Tải xuống danh sách kiểm tra

Trang web sự kiện

Trang đích hoặc trang web sự kiện của bạn phải cung cấp cho khách truy cập tất cả thông tin họ cần để đăng ký và tham dự sự kiện của bạn. Trang web cũng phải truyền đạt giá trị mà sự kiện của bạn sẽ mang đến cho khách truy cập — sự kiện gồm những nội dung gì và tại sao họ không nên bỏ lỡ.

Trang web sự kiện của bạn cần có các thông tin sau:

Tổng quan ngắn gọn về sự kiện

Chủ đề của sự kiện là gì? Sự kiện dành cho ai? Trình bày những nội dung đáng mong chờ dành cho người dự thính bằng 1-2 đoạn văn ngắn.

Chương trình và thời gian

Đừng quên cả múi giờ nữa!

Thông tin về phiên

Bao gồm mô tả ngắn về mỗi phiên.

Phần diễn giả

Bao gồm ảnh và tiểu sử ngắn gọn để quảng bá thông tin lý lịch của diễn giả.

Nhà triển lãm và nhà tài trợ

Giới thiệu các nhà tài trợ ủng hộ sự kiện của bạn bằng logo và thông tin công ty.

Tài liệu

Tổng hợp danh sách các tài liệu, chẳng hạn như các bài đăng trên blog hoặc trang web để đọc thêm hoặc một kênh trò chuyện sự kiện trên Zoom dành cho người tham gia sự kiện.


Những câu hỏi thường gặp

Trả lời các câu hỏi thường gặp như "Chi phí tham gia là bao nhiêu?" và "Liệu tôi có thể xem các phiên được ghi lại sau sự kiện không?"

Hình ảnh thu hút

Thu hút khán giả tham gia và quảng bá thương hiệu của bạn bằng các nội dung trực quan để thuyết phục khán giả tiềm năng mục tiêu tham dự.

Trang đăng ký

Cả Zoom Events và Zoom Webinars đều cho phép bạn tùy chỉnh trang đăng ký của mình với quảng bá thương hiệu và các câu hỏi dành riêng cho tổ chức của bạn.

Đoạn giới thiệu video

Một video quảng cáo ngắn hấp dẫn cũng có thể giúp khơi dậy sự hào hứng về sự kiện của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội và trong các nỗ lực tiếp thị khác.

Tiếp thị sự kiện của bạn

Bắt đầu quảng bá sự kiện trực tuyến của bạn trước thời gian bắt đầu ít nhất hai đến ba tuần để tăng số lượng đăng ký. Đừng quên tạo các liên kết theo dõi nguồn dành cho đăng ký hội thảo trực tuyến để xác định những nỗ lực tiếp thị hiệu quả nhất.

Tiếp thị qua email

Gửi lời nhắc và email tiếp thị. Kiểm tra dòng tiêu đề bằng quy trình so sánh hai trường hợp (A/B test) và cân nhắc gửi hai hoặc ba email trước khi sự kiện diễn ra để mọi người nhớ đến thông tin sự kiện. Xem xét sử dụng nội dung video trong email để thu hút khách hàng tiềm năng và người đăng ký quan tâm đến sự kiện.

Bài viết blog

Tiếp thị nội dung cho phép bạn kể câu chuyện về sự kiện của mình, cung cấp thông tin, và tiếp cận sâu hơn so với email. Sử dụng các từ khóa phù hợp để tăng lượt truy cập tự nhiên.

Tiếp cận quan hệ công chúng

Thông cáo báo chí và tiếp cận phương tiện truyền thông làm nổi bật những diễn giả đáng chú ý và các chi tiết hấp dẫn khác có thể giúp sự kiện của bạn tiếp cận được nhiều người hơn. Tập hợp một danh sách phương tiện truyền thông với các ấn phẩm trong ngành và tìm kiếm công ty truyền thông đưa tin về các sự kiện tương tự sự kiện của bạn để tiếp cận đối tượng khán giả mục tiêu. Đảm bảo gửi lời mời đến các phóng viên quan tâm đến sự kiện trực tiếp.

Phương tiện truyền thông xã hội

Thu hút người theo dõi lan rộng hashtag, đồ họa, và chiến dịch truyền thông xã hội của sự kiện. Đừng quên các bài quảng cáo và bài đăng được tăng cường để vượt qua lượt tiếp cận tự nhiên.

Tiếp thị đối tác và diễn giả

Tạo nội dung trực quan và bài đăng mẫu trên mạng xã hội mà đối tác và diễn giả có thể dễ dàng sử dụng, chẳng hạn như mẫu đồ họa mà họ có thể chỉnh sửa để thêm tên và thông tin phiên của họ.

Chủ trì sự kiện của bạn

Đã đến giờ G!

Bạn đã lập kế hoạch và chuẩn bị xong. Bây giờ đã đến phần quan trọng nhất: chủ trì sự kiện của bạn. Từ khi tiến hành tổng duyệt (cực kỳ cần thiết!) đến ngày diễn ra sự kiện, sau đây là những điều bạn cần lưu ý.

Chuẩn bị sẵn sàng

1. Tổ chức tổng duyệt / tổng duyệt lần cuối

Lên lịch tổng duyệt khoảng một tuần trước khi diễn ra sự kiện của bạn với nhóm sản xuất, người chủ trì sự kiện, diễn giả, và bất kỳ ai khác có vai trò hoạt động để giải quyết mọi vấn đề trước ngày diễn ra sự kiện.

Danh sách kiểm tra toàn diện cho buổi tổng duyệt sự kiện

2. Bố trí diễn giả để tổ chức sự kiện thành công

Cung cấp cho diễn giả và người tham gia chính các mẹo chuẩn bị về công nghệ để họ sẵn sàng lên hình đẹp nhất.

3. Tham gia phiên tập dượt

Phiên tập dượt hội thảo trực tuyến cho phép người chủ trì bắt đầu hội thảo trực tuyến và chỉ cho phép người tham gia chính và đồng chủ trì tham gia. Gọi điện cho diễn giả của bạn 10 đến 20 phút trước khi sự kiện bắt đầu để họ tham gia vào phiên tập dượt, kiểm tra âm thanh và video của họ, cũng như khắc phục sự cố vào phút cuối trước khi phát trực tiếp.

Mẹo chuyên nghiệp

Chỉ người chủ trì và đồng chủ trì mới có thể nhấn vào nút Start Webinar [Bắt đầu hội thảo trực tuyến] trong phiên tập dượt. Không thể hoàn tác hành động này, vì vậy chỉ được nhấn vào nút khi mọi người đã sẵn sàng phát trực tiếp!

Phát trực tiếp

1. Mở quyền truy cập sớm

Cố gắng khởi động hội thảo trực tuyến của bạn sớm vài phút để người dự thính có thời gian tham gia trước khi chương trình bắt đầu. Nếu bạn muốn phát nhạc chào mừng, hãy đảm bảo nhạc đó được miễn phí tiền bản quyền.

2. Kiểm tra cài đặt của bạn

Trong khi người dự thính đang tham gia, đây là thời điểm hoàn hảo để đảm bảo cài đặt cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến của bạn là chính xác. Kiểm tra xem bạn có đang ghi và phát trực tiếp trên các nền tảng phù hợp hay không, đồng thời bắt đầu phát trực tiếp nếu tính năng này không được bật tự động. Đồng thời đảm bảo cài đặt Hỏi đáp được bật đúng cách, và những người tham gia chính và đồng chủ trì có quyền phù hợp.

3. Kịch bản mở đầu

Bắt đầu sự kiện của bạn bằng một thông báo ngắn gọn cho người dự thính biết liệu hội thảo trực tuyến có được ghi lại không, cách gửi câu hỏi, và nội dung của hội thảo trực tuyến. Đừng quên gửi lời cảm ơn đến các diễn giả và nhà tài trợ của sự kiện!

4. Khắc phục sự cố trong sự kiện

Luôn mở sẵn trang hỗ trợ Zoom Events, Zoom Webinars hoặc Zoom Meetings để nhanh chóng khắc phục sự cố trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu người tham gia chính gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy trò chuyện riêng với họ trên máy khách Zoom hoặc bằng tính năng cuộc trò chuyện riêng tư trong phiên.

Theo dõi sau sự kiện

Tận dụng nội dung và gắn kết với người dự thính

Kết thúc rồi! Sự kiện của bạn kết thúc không có nghĩa là mọi công việc đã hoàn thành. Hãy thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tạo bản ghi, và tiếp tục liên hệ với những khách hàng tiềm năng mới để khai thác tối đa lợi ích của sự kiện mà bạn đã vất vả tổ chức.

Khảo sát sau sự kiện

Thu thập phản hồi của người dự thính về điểm mạnh cũng như những mặt cần được cải thiện trong sự kiện của bạn. Sử dụng khảo sát để thu thập Chỉ số tín nhiệm của khách hàng từ người dự thính về toàn bộ sự kiện và đối với từng phiên.

Nội dung được ghi lại

Chỉnh sửa bản ghi và bản chép lại, sau đó đăng lên trang web hoặc trang sự kiện của bạn. Nếu muốn, bạn có thể yêu cầu cung cấp thông tin để xem nội dung nhằm thu thập dữ liệu người dùng khi họ truy cập các bản ghi.

Liên hệ với người dự thính sau sự kiện

Gửi email kèm liên kết đến các bản ghi sự kiện và tài liệu bổ sung cho người dự thính.

Báo cáo sự kiện

Nếu bạn sử dụng Zoom Events, hãy xem lại bảng điều khiển Tóm tắt sự kiện, lập báo cáo cuộc họp, bao gồm các dữ liệu về đăng ký và bỏ phiếu, hoặc báo cáo hội thảo trực tuyến bao gồm dữ liệu về đăng ký, người dự thính, hỏi đáp, bỏ phiếu, và hiệu suất của sự kiện. 

Tiếp thị khách hàng tiềm năng

Sử dụng thông tin từ các báo cáo để sàng lọc khách hàng tiềm năng và áp dụng những thành phần tích hợp quan trọng nêu trên để kết nối khách hàng tiềm năng với bộ phận bán hàng.

Đánh giá

Cải thiện các sự kiện trực tuyến trong tương lai bằng việc đánh giá ưu điểm và nhược điểm. Tận dụng dữ liệu và phản hồi của người dự thính trong báo cáo cũng như của mọi diễn giả và người tham gia chính, đồng thời theo dõi mức độ gắn kết của mọi người với nội dung của bạn và những tính năng sự kiện khác.

Tổ chức sự kiện trực tuyến tiếp theo

Bạn muốn tìm hiểu thêm? Liên hệ với bộ phận kinh doanh của chúng tôi để
bắt đầu với sự kiện trực tuyến của bạn ngay hôm nay.

Liên hệ với Bộ phận kinh doanh