Từ lắp đặt tại chỗ đến công nghệ đám mây: Iress đơn giản hóa hệ thống điện thoại toàn cầu bằng Zoom Phone

Iress là nhà cung cấp công nghệ hàng đầu cho các dịch vụ tài chính tại châu Á – Thái Bình Dương, Bắc Mỹ, châu Phi, và châu Âu.

Kể từ khi được thành lập tại Melbourne vào năm 1993, Iress không ngừng phát triển và mở rộng cung cấp dịch vụ cho nhiều phân khúc khách hàng trên toàn thế giới. Ngày nay Iress có một đội ngũ toàn cầu gồm hơn 2.250 nhân viên, đồng thời hơn 10.000 doanh nghiệp và 500.000 người dùng trên toàn thế giới sử dụng phần mềm của Iress. Tầm nhìn của công ty đối với công nghệ tại nơi làm việc là hỗ trợ tính di động và linh hoạt, theo cách “đơn giản mang lại hiệu quả”.

Vào đầu năm 2019, Iress đã chuyển đổi phương thức truyền thông video sang sử dụng Zoom Webinars để thực hiện các cuộc họp toàn công ty trên toàn cầu, cùng với Zoom Meetings và Zoom Rooms để đáp ứng nhu cầu truyền thông hàng ngày. Công ty vô cùng ấn tượng với chất lượng video và âm thanh trên Zoom. Vì vậy, khi Anthony Feher, Kỹ sư Hệ thống tại Iress, phải giải quyết các vấn đề và thách thức về chất lượng ngày càng gia tăng đối với hệ thống điện thoại cũ lắp đặt tại chỗ của công ty, ông đã nghĩ tới Zoom. “Trong khi chúng tôi phần lớn đã loại bỏ điện thoại cố định, hệ thống softphone mà chúng tôi đang sử dụng không có sự ổn định cũng như tính dễ sử dụng đáp ứng yêu cầu của chúng tôi. Chúng tôi cần tìm hiểu các lựa chọn khác”.

Chuyển sang công nghệ đám mây

Quyết định của Feher trong việc chuyển hệ thống điện thoại tại công ty sang công nghệ đám mây bắt nguồn từ mong muốn đơn giản hóa và điều chỉnh phù hợp với chiến lược công nghệ rộng hơn trong Iress. “Lắp đặt hệ thống điện thoại tại chỗ trở thành một trở ngại về năng suất và chi phí”, Feher cho biết. “Chúng tôi có khoảng 45 máy ảo và khoảng một chục máy chủ vật lý mà chúng tôi phải liên tục trông nom và bảo trì”.

Ngoài ra, Feher hiểu rằng việc quản lý phần cứng và cơ sở hạ tầng tại chỗ không mang lại giá trị cho Iress; mà trên thực tế việc đó khiến công ty không có đủ thời gian cho Chiến lược công nghệ tại nơi làm việc của Iress. “Chúng tôi cần ứng dụng nào đó đơn giản mà không phải lo lắng về việc giám sát, cập nhật hay những yêu cầu tương tự”, ông nói.

Feher không còn hứng thú sau thời gian rất dài sử dụng hệ thống điện thoại tại chỗ. “Chúng tôi muốn xem xét một hệ thống truyền thông hợp nhất đích thực và quyết định lựa chọn công nghệ đám mây”. Sau khi thử nghiệm Zoom Phone với một điểm liên lạc (POC) tại Úc, Feher nhanh chóng bắt đầu tiến trình thúc đẩy công ty tiến tới với việc sử dụng Zoom. 

Zoom Phone: Giải pháp đơn giản dành cho Iress

Vì nhiều nhân viên Iress từng sử dụng Zoom cho các cuộc họp và hội thảo trực tuyến nên việc chuyển sang Zoom Phone trở nên quen thuộc và dễ dàng. Iress lần đầu triển khai Zoom Phone cho các cơ sở tại châu Á – Thái Bình Dương của mình, bắt đầu từ Úc. “Chúng tôi chỉ mất chưa đến một ngày để vận hành mọi thứ ở Sydney”, Feher nói. “Với hệ thống cũ, phải mất ít nhất vài ngày để có thể cài đặt tài khoản và tổ chức các thứ như số điện thoại. Việc có thể triển khai trong đúng nửa ngày không chỉ là một trải nghiệm tuyệt vời mà có ý nghĩa rất lớn trước những gì chúng tôi đang phải đối mặt khi đại dịch bắt đầu bùng phát”.

Feher ghi nhận Zoom đã thực hiện phần lớn công việc triển khai. “Zoom đảm nhiệm phần lớn công việc, điều đó thật tuyệt vời. Chúng tôi cung cấp tất cả thông tin cho đại diện Zoom và họ đã hoàn thành công việc”.

Feher cho biết, “Điều quan trọng nhất cần biết về Iress là chúng tôi thích sự đơn giản. Với hệ thống điện thoại cũ, chúng tôi mất hơn 20 phút để cài đặt cho một người dùng. Bạn phải có bằng cấp để thực hiện điều đó. Zoom Phone hoàn toàn khác biệt. Chúng tôi có thể hỗ trợ người dùng và vận hành trong vòng hai phút! Và có rất nhiều tài liệu có sẵn trên internet, mọi người có thể tìm ra cách thức tự thực hiện. Thật đơn giản”.

Zoom Phone không chỉ giúp Iress đơn giản hóa phương thức truyền thông qua điện thoại mà còn đem lại các tính năng và khả năng hoàn chỉnh phục vụ hoạt động kinh doanh. Feher ngạc nhiên trước thực tế là đội ngũ của ông có thể tạo hàng đợi cuộc gọi với hệ thống Zoom Phone trong không quá năm phút. “Với hệ thống lắp đặt tại chỗ cũ, chúng tôi mất năm ngày để thực hiện những gì chúng tôi có thể làm trong năm phút”.

Feher cho biết một lợi ích to lớn khác từ việc chuyển hệ thống tại chỗ sang Zoom Phone dựa trên công nghệ đám mây là tiết kiệm chi phí. “Chúng tôi chắc chắn thấy được lợi thế chi phí từ việc chuyển đổi sang Zoom Phone so với việc duy trì hệ thống tại chỗ của mình”.

Sử dụng điện thoại gia tăng

Một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất của Zoom Phone tại Iress là nâng cấp cuộc gọi Zoom lên cuộc họp video Zoom. “Chúng tôi thực hiện rất nhiều cuộc gọi nội bộ và đây là phương thức mà tất cả chúng tôi thường sử dụng”, Feher nói. “Nếu bạn đang gọi điện thoại và muốn nhanh chóng chia sẻ điều gì đó với người khác thì chỉ cần nhấn nút, và ngay lập tức bạn đã chuyển sang cuộc họp, tại đó bạn có thể chia sẻ màn hình của mình với người khác. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà không phải gửi lời mời họp”.

Lợi ích của việc sử dụng Zoom Phone được thể hiện rõ thông qua mức sử dụng ứng dụng này. Trước khi chuyển sang hệ thống dựa trên đám mây, Feher tính toán rằng khoảng 20% nhân viên Iress tại châu Á – Thái Bình Dương thực sự sử dụng hệ thống điện thoại cũ. Khi Zoom Phone được triển khai cho nhóm châu Á – Thái Bình Dương, mức độ sử dụng điện thoại đã tăng lên. “Đó là một minh chứng về Zoom Phone khi ngày càng nhiều nhân viên của chúng tôi sử dụng ứng dụng này”, Feher cho biết.

Cuối cùng đối với Iress, một nền tảng truyền thông hợp nhất duy nhất giúp nhân viên kết nối tốt hơn và hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

Hãy xem video này để tìm hiểu cách Zoom giúp đội ngũ của Iress cảm thấy kết nối hơn với Zoom Meetings và Zoom Webinars: