EUNIS2020 mang “Helsinki ảo” đến với người dự thính qua hội nghị kỹ thuật số đầu tiên

Tổ chức Hệ thống Thông tin Đại học Châu Âu (EUNIS) được thành lập vào năm 1993 và năm năm sau đó đăng ký với tư cách là tổ chức phi lợi nhuận ở Paris, Pháp. Ngày nay, hàng trăm tổ chức khác nhau trên khắp châu Âu là thành viên của EUNIS, bao gồm trường đại học, liên minh và các tập đoàn. Trong EUNIS có một số lực lượng đặc nhiệm và các nhóm lợi ích đặc biệt (SIG), mỗi nhóm trong số họ làm việc ở các lĩnh vực quan trọng rất đặc thù liên quan đến công nghệ thông tin trong giáo dục bậc cao. Nhiệm vụ của họ là hỗ trợ các tổ chức thành viên phát triển môi trường CNTT của họ thông qua chia sẻ kinh nghiệm và hợp tác cùng nhau.

Mang giá trị của các sự kiện trực tiếp vào không gian trực tuyến

Hàng năm, cộng đồng EUNIS cùng tham gia Hội nghị thường niên. Hội nghị này thường diễn ra tại một địa điểm đặc biệt ở châu Âu nhằm thể hiện sự đa dạng trong cộng đồng mà họ phục vụ. Mục tiêu của sự kiện này là mang mọi người lại gần nhau – trực tiếp – để có thể cùng nhau chia sẻ cách tốt nhất với nhau và cộng tác nghiên cứu trong SIG của họ.

Hội đồng EUNIS, theo thỏa thuận với Đại học Helsinki, đã lên kế hoạch tổ chức Hội nghị thường niên EUNIS2020 vào năm nay tại Helsinki, Phần Lan.

Tất cả kế hoạch ban đầu của họ đã thay đổi khi COVID-19 bùng phát trên toàn cầu. Nhóm nghiên cứu buộc phải hủy hội nghị EUNIS2020, và khi nhận được nhiều phản ứng về sự việc này từ các thành viên EUNIS, ngay lập tức họ quyết định tổ chức hội nghị kỹ thuật số đầu tiên của mình tại thành phố “Helsinki ảo”. Thách thức lớn nhất là mang tới sự kiện trực tuyến các giá trị tương tự như trải nghiệm trong môi trường thực.

Gill Ferrell, Giám đốc Mối quan hệ và Lãnh đạo Nhóm Lợi ích Đặc biệt về Học tập và Giảng dạy tại EUNIS; Anna Pacholak, Quản lý Hành chính và Truyền thông tại EUNIS; và Suvi Valsta từ Đại học Helsinki đã đi đầu trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến với sự hỗ trợ từ các thành viên Hội đồng và bạn bè tại EUNIS, những người tình nguyện tham gia Ủy ban Phụ trách Chương trình và Tổ chức Sự kiện Trực tuyến.

Tận dụng Zoom để có trải nghiệm sự kiện an toàn và hấp dẫn

Dựa trên đặc điểm kỹ thuật của tổ chức, EUNIS đã đánh giá và đưa một số nền tảng hội nghị video như Zoom vào sử dụng vài năm trước. Nhóm phải xác định giải pháp nào sẽ phù hợp với nhu cầu của mình và có thể giúp họ tổ chức hội nghị trực tuyến thành công nhất. Vì hội nghị cần coi người dùng là trọng tâm, công cụ phải trực quan nhất có thể. Đó là lý do tại sao Zoom đã được quyết định là phương tiện tổ chức EUNIS2020.

“Nhóm của chúng tôi đã làm việc thêm giờ để EUNIS2020 tại thành phố 'Helsinki ảo‘ được diễn ra”, Pacholak nói. “Đội ngũ Zoom hỗ trợ chúng tôi rất nhiều để đảm bảo cài đặt chính xác các thành phần kỹ thuật của hội nghị trực tuyến trước khi sự kiện diễn ra”.

Sự phức tạp và khoảng thời gian tổ chức hội nghị cũng như thời gian chuẩn bị ngắn không là trở ngại trong việc mang tới trải nghiệm hội nghị suôn sẻ. Đội ngũ Zoom làm việc cùng EUNIS để biến tầm nhìn đầy tham vọng của họ trở thành hiện thực, điều hành các phiên họp song song, thực hiện các bài phát biểu chính của hội nghị, duy trì phiên thực hành chánh niệm hay vận động thể chất và nghỉ giải lao – tất cả hợp thành một trải nghiệm chân thực duy nhất. Bảo mật là ưu tiên hàng đầu và các tính năng bảo mật trong nền tảng Zoom Webinars, chẳng hạn như mật mã, đã được kích hoạt nhằm đảm bảo phiên họp không bị gián đoạn.

Mở rộng tiếp cận với EUNIS2020 bằng Zoom

Sự kiện EUNIS trung bình chỉ có khoảng 350-500 người dự thính theo hình thức Hội nghị thường niên, vậy mà sự kiện trực tuyến có hơn 600 người đăng ký tham gia từ 35 quốc gia bao gồm Indonesia, Úc và Hoa Kỳ. Những người ban đầu không thể tham dự sự kiện do hạn chế chi phí hoặc vấn đề di chuyển giờ đây có thể tham gia hội nghị qua Zoom.

Gill và cộng sự ngạc nhiên trước tỷ lệ tham dự 78%: 497 người tham dự trên 640 người đăng ký. “Chúng tôi kỳ vọng tỷ lệ tham dự khoảng 25%, vì vậy tôi vô cùng mừng rỡ khi biết kết quả”, Ferrell nói.

Trong ba ngày, hơn 30 phiên họp riêng biệt đã được tổ chức trực tuyến, bao gồm các phiên toàn thể, phiên song song và hội thảo của SIG. Để lôi cuốn và giúp người dự thính tràn đầy năng lượng, đội ngũ EUNIS2020 đã tổ chức các cuộc bình chọn trong một số phiên Zoom Webinars, thực hành chánh niệm, vận động thể chất và tổ chức phòng xông hơi thư giãn ảo trong giờ nghỉ.

“Người dự thính đặc biệt đón nhận hình thức phòng xông hơi thư giãn ảo khi họ mang cả Helsinki và văn hóa Phần Lan đến với ngôi nhà của mình. Một người dự thính thậm chí còn tham gia từ chính phòng tắm hơi thực sự của anh ấy”, Ferrell nói.

“Trong bữa tiệc Gala Dinner trực tuyến của hội nghị, chúng tôi tôn vinh những người giành giải thưởng EUNIS bằng cách cùng nhau nâng ly và đã có những giây phút tuyệt vời”, Pacholak nói thêm.

Ferrell nhấn mạnh những phản hồi tuyệt vời mà họ nhận được từ các đại biểu:

“Với thành công lớn của EUNIS2020, chúng tôi muốn thử nghiệm tổ chức các sự kiện kết hợp qua Zoom để mang các đại biểu từ khắp nơi trên thế giới lại gần nhau. Và có lẽ trong tương lai, chúng tôi sẽ tổ chức tất cả các sự kiện theo hình thức kết hợp”, Ferrell tổng kết.