わずか 2 週間の準備期間で、Spring Clinical Meetings を Zoom を使用したバーチャルへと移行

大規模な対面でのイベントを、短期間のうちにバーチャル イベントに移行するのは容易ではありませんが、全米腎臓財団（NKF）はそれが可能であることを証明しました。その最も重要なイベントを数週間のうちに Zoom を使用した安全なバーチャル カンファレンスへと移行し、成功させたのです。

非営利組織である全米腎臓財団の Spring Clinical Meetings（春季臨床ミーティング）は、3,000 名を超える腎臓領域の医療専門家に対して認可および非認可の教育を提供する、年次カンファレンスです。 イベントでは、腎臓病専門医、透析看護師および透析技術士、フィジシャン アシスタント、ナース プラクティショナー、薬剤師、ソーシャル ワーカー、移植コーディネーター、腎臓専門の管理栄養士向けの学習プログラムが提供されています。

Spring Clinical Meetings カンファレンスでは、最終的に以下の機会が得られます。

• 医療専門家が継続教育クレジットを取得します
• 研究者が最新の研究成果を発表し、議論します
• 腎臓病の分野に多大な貢献をした個人を表彰します
• 医療機器関連企業、製薬会社、その他の非営利組織が最新の製品やサービスを展示します

しかし、新型コロナウイルスのパンデミックが世界中に拡大する中で、主催者である Jessica Joseph 氏は、計画どおりニュー オーリンズでショーを開催することはできないと認めざるを得ませんでした。

「私たちは何かしないといけない、非常に重要なコンテンツを計画してきたこの 1 年間を無駄にしてはならないという気持ちでした」と、過去 16 年にわたって NKF の Spring Clinical Meetings を主催してきた、NKF の科学業務担当シニア バイス プレジデントである Joseph 氏は言い、次のように続けます。 「臨床医は認定資格を維持するために、常に自身の専門領域のクレジットを取得しなければなりません。 私たちはそうした継続的な認定取得を促進していますが、 さらに重要なのは、臨床医があらゆる段階の腎臓病患者に対して最新の治療選択肢やケアを提供できるように、Spring Clinical Meetings がサポートしているという点です。」

全米腎臓財団の CEO である Kevin Longino 氏も同意し、次のように述べています。

「このイベントは臨床コミュニティにとって非常に大きなものであり、当財団の重要な資金調達活動でもあります。 何としても開催する必要がありました。」

3 月 26 日から 29 日のカンファレンス開催が危ぶまれる中、Jessica Joseph 氏と全米腎臓財団は、革新的な組織がどのようにして新型コロナウイルスがもたらした難局に迅速に適応するのかを証明したのです。

バーチャル カンファレンスへの移行

イベントの予定日までわずか数週間となり、公衆衛生上の危機が急速に増大する中で、Joseph 氏とチームはイベントを進めるか否かの決断を迫られました。 透析患者は新型コロナウイルスのリスクがより高いため、臨床介護士が当時ウイルスのホットスポットの 1 つであったニュー オーリンズを訪れた場合、米国全土に小さなエピセンターが発生する危険は避けられませんでした。

Joseph 氏は 3 月 9 日にバーチャルへの移行を決断し、3 月 10 日に参加者にアナウンスしました。 その翌日、NKF チームはイベントを実現するための方法を探して、Zoom に連絡を取りました。

「組織内である程度 Zoom Meetings を使用した経験があったので、Zoom チームにコンタクトしましたが、何が可能なのかを非常にわかりやすく説明してくれました」と Joseph 氏は言います。

NKF ではイベントのために、12 個を超える Zoom Webinars ライセンスを取得し、Zoom を使用してカンファレンス全体を対面式とまったく同じ方法（同じトラック、同じセッション、同じタイムゾーン）でホストする計画を立てました。

「初めから終わりまですべてウェビナーを使用したのですが、もし特定のセッションでブレイクアウト グループが必要だと早めにわかっていれば、そのセッションを Zoom Meeting としてスケジュールして、ブレイクアウト ルーム機能を使うことは簡単だったでしょう」と Joseph 氏は言います。

Spring Clinical Meetings のための新しいインフラについてできるだけ迅速に伝えることは容易ではなかったと Joseph 氏は述べていますが、前もって計画と準備を行うことで、困難を軽減できました。

「多くの人が（バーチャルでの）イベントを成功させることに懐疑的で、大人数がいる部屋でのプレゼンテーションに慣れていたスピーカーは特にそうでした。 すべての Zoom Webinars ID がセットアップできた段階で、私たちはスピーカーをスケジュールし、プレゼンターごとに固有のパネリスト用リンクが記載されたカレンダー招待状を送信しました。 また、企業が後援するシンポジウムと基調講演セッションの計画とリハーサルを行い、全員が Q＆A 機能や画面共有を試すとともに、マイクがすべて機能していることを確認しました」と Joseph 氏は言います。

また、少なくとも 60% のセッションで Zoom のウェビナー投票機能を使用して、知識レベルや興味のある領域を確認したり、議論を促したりしました。 この種の関与は、人々が積極的に参加して学習できるようにするのに便利なだけでなく、時に必須要件となります。

Joseph 氏は次のように言います。「たとえば、薬剤師向けの継続医学教育では、アクティブ ラーニング戦略を組み込む必要があります。 投票はこれを確実に行うために最適なツールです。」

バーチャル プラットフォームの利点

Joseph 氏によれば、Spring Clinical Meetings がバーチャルで開催されたことにより、参加者だけでなく参加者以外にもいくつかの明確な利点がありました。

• イベントのキャパシティの増加: 物理的な展示ホールの場合、製薬企業は出展者ショーケースの時間内に 50 人にしか紹介できないかもしれません。 しかし、バーチャル プロダクト シアターに改名された相当するセッションでは、175～250 人が参加できました。
• レコーディングの改善: Zoom を使用したことにより、同財団は迅速かつ費用対効果の高い方法で、セッションをオンラインでレコーディングして投稿できました。 チームは以前、ごく一部のカンファレンス セッションしかレコーディングできていませんでした。
• クレジットの機会の増加: こうしたレコーディングによって、より多くの人々がセッションにアクセスして、オンラインでクレジットを取得できるようになります。 NKF ではクレジット取得の機会を拡大するために、4 月末まで登録期間を延長しました。
• アクセスの拡大: NKF はバーチャルへの移行を決断した際に、セッションを視聴したい人がカンファレンスに登録しなくてもセッションを視聴できるようにしました。 （出席者がクレジットを取得するには、カンファレンスに登録する必要がありました。）

「出席者からのフィードバックはまさに最高でした。少し懐疑的だったスピーカーでさえ、積極的な参加が非常に多く、イベントがどれほどスムーズに進んだかに圧倒されました」と彼女は言います。 「ある人など、『このカンファレンスは、まるでバーチャルになるべくして作られたかのようですね』とまで言ってくれました。」

そして、バーチャル イベントのセキュリティ上の懸念に話が及びましたが、Joseph 氏は Zoom プラットフォームの性質上、荒らし行為は問題にはならないと答えました。

「Zoom Webinars では、事前に選択したパネリストのみがオーディオとビデオを使用できたため、本質的に荒らし行為から保護されていました。 さらに、Zoom には複数の管理者設定があり、問題が発生した場合にはチャット機能を監視して制限することができました。 自分のプログラムのニーズに基づいて設定の制御を柔軟に管理できるのは、ありがたい機能でした」と Joseph 氏は言います。

「転換して適応し、提供する」

Longino 氏によると、4 日間のイベントには前年比 11% 増の 3,583 名がバーチャルで参加し、338 名のプレゼンターによる 130 のセッションを聴講しました。その中には、この年のプレナリー スピーカーである米国保健福祉省の Eric D. Hargan 副長官によるセッションもありました。

Hargan 氏は、最近の Advancing American Kidney Health イニシアチブに関する進捗を詳しく報告できただけでなく、新型コロナウイルスへの対応に関する最新情報もタイムリーに共有できました。これは、Joseph 氏と NKF チームが迅速にアクションしなければ実現しなかったことかもしれません。

Longino 氏は、バーチャル カンファレンスへの転換に成功したことはそれほど特別ではないかもしれないが、今回のように非常に短い時間で成し遂げたことにより、NKF のスタッフが迅速に適応し、チームがゴールに集中し続け、適切なパートナーと手を組んだことが証明されたと言います。

Longino 氏は次のように言います。「非営利の臨床活動の領域で、今回のような事例、特にこれほど大規模な事例は聞いたことがありません。 私たちは Zoom のおかげでバーチャルへと転換して適応し、これほどの規模のミーティングを提供できたのです。」

彼はさらに続けます。「イベントは何の問題もなく開催され、フィードバックはポジティブなものばかりでした。 アカウントを追加する全体のプロセスや、Zoom によって提供された他のサポートは大変優れていました。 Zoom のテクノロジーと Zoom チームが、Spring Clinical Meetings をバーチャル プラットフォームに確実に移行させる手助けをしてくれました。」

バーチャルにしたことで出席者が増加したことを踏まえて、Joseph 氏は 2021 年のオーランドでの Spring Clinical Meetings イベントを、バーチャルと現地のハイブリッド方式にすることを検討しています。

「旅行に出かけたり休暇を取得したりできない人にとって、このイベントは必要な教育クレジットを取得するための素晴らしい方法となるでしょう」と彼女は言い、次のように続けます。 「柔軟性が向上することにより、医学教育業界と医学研究分野全体が恩恵を受けられる可能性があります。 現在も新型コロナウイルスと最前線で戦っている医師や看護師、臨床医がいらっしゃいますが、そうした人の一部は、自分たちがいる都市の感染状況のために、カンファレンスへの参加を断念せざるを得ませんでした。 医療コミュニティがバーチャルでアクセスして参加できるようにするプラットフォームを提供することが、私たちの目指す未来なのです。」

Zoom でイベントをバーチャルに

全米腎臓財団（NKF）の例は、Zoom を使用することで対面でのイベントをどのようにスムーズかつ迅速にバーチャルへと移行できるかを示す、素晴らしい事例です。 Spring Clinical Meetings をバーチャルに移行するに当たり何が必要だったのかについて、Jessica Joseph 氏の現場からの声が綴られている、同氏の LinkedIn アカウントへの投稿をお読みください。また、サポート記事 Zoom Meetings と Zoom Webinars の比較も、お客様のバーチャル カンファレンスに最適なソリューションを決定するのに役立ちますので、ぜひご覧ください。

オンライン カンファレンスの開催を成功させるためのステップ バイ ステップ ガイドや、バーチャル カンファレンスを運営する方法に関するヒントをお探しでしたら、Zoom のイベントおよびテクノロジー専門家による、「オンライン イベントの企画と主催のための究極ガイド」をぜひご確認ください。