「コミュニケーションの質向上」で事業を加速する

公益社団法人グローバルヘルス技術振興基金（以下、GHIT ）は、開発途上国向けの医薬品の開発を推進する国際的な官民ファンドです。外務省、厚生労働省、UNDP（国連開発計画）、複数の製薬企業、ビル＆メリンダ・ゲイツ財団が資金を拠出して設立し、国内外の製薬会社や研究機関などへの投資を通じて、医薬品の開発を推進しています。同法人が焦点を当てるのは、マラリア、結核、顧みられない熱帯病（ NTDs ）といった、熱帯地域を中心に蔓延する感染症です。「開発途上国の人々が感染症による苦難を乗り越え、先進国と同様に繁栄と長寿社会を享受できる世界を目指しています」というビジョンのもと、これまで 114 件の開発プロジェクトに累積約 276 億円を投資してきました。2013年から開発を支援している住血吸虫症の小児用製剤は、臨床試験で有効性や安全性が確認され、WHO の推奨取得に向けての取り組みが進んでいます。

利用設定の煩雑さや通信品質に課題があった従来の Web 会議ツール

GHIT の事業において、コミュニケーションは極めて重要な位置を占めています。資金調達の際には、日本政府や民間企業のほか、海外のステークホルダーとの入念な交渉が求められます。また、投資後のポートフォリオ マネジメントでは、国内外で推進される開発プロジェクトの進捗を厳格に管理する必要もあります。職員数 20 名程度の同法人が、そうした業務に対応するには、円滑かつ効率的なコミュニケーションが必要不可欠です。そのため、以前から、同法人はオフィス内の会議室に据え置き型の Web 会議ツールを設置し、日常の業務にビデオコミュニケーションを取り入れていました。

しかし、この会議ツールには複数の課題が存在していました。その一つが、操作や設定の複雑さです。例えば、以前、Web 会議を実施する際には、いくつもの煩雑な設定が求められたほか、相手方に会議ツールの概要や接続方法などを説明し、接続可能かどうかのテストが必要でした。そのため、１つのWeb 会議を開催するだけで、相当なオペレーションコストが費やされていました。また、通信品質も不満でした。以前の Web 会議ツールはノイズが発生しやすく、コミュニケーションに支障をきたすことも珍しくありませんでした。HR & オフィスマネジメント アソシエイト ディレクターの森脇 理陽 氏は「 GHIT では、開発途上国などインフラ整備が不十分な土地とのミーティングの機会が少なくありません。相手方の電波状況が悪い場合には、会話が遅々として進まず、後日にミーティングを仕切り直すこともありました」と、当時の困難を振り返ります。さらに、ネックとなっていたのが費用対効果です。周辺機器を含め、導入に数百万円を要していたのです。通信品質やオペレーションコストの高さを考慮すると、費用対効果は決して高いとは言えませんでした。

目的は「改善」ではなく「脱却」。Zoom でコミュニケーションの革新を目指す

2020 年初頭、GHIT は Web 会議ツールのリプレイス検討を開始します。少数精鋭の人的リソースを有効活用し、事業をサステナブルな形に転換していくためには、ビデオコミュニケーションの円滑化が必須条件でした。また、この直前の時期から、同法人では在宅勤務制度の積極的な導入を進めていました。ライフステージが変化しても職員が持続的に事業にコミットし、高いパフォーマンスで就業できる環境を維持するために在宅勤務制度は欠かせません。その確立のためにも、使い勝手の良い Web 会議ツールへのリプレイスが求められました。

リプレイスにあたって、森脇氏は複数の会議ツールを調査。その結果、選定されたのが  Zoom Meetings や Zoom Rooms などの Zoom ソリューションでした。「私たちが目指したのは、現状の『改善』ではなく『脱却』です。選定時には、据え置き型の会議ツールもリサーチしましたが、従来と似た方式ではなく、コミュニケーションの質そのものを向上させる新しいツールを導入すべきだと考えました。その点、 Zoom ソリューションは場所や機器に捉われずにビデオコミュニケーションができ、通信品質も極めて優れている印象があり、我々が求めていたものと一致していました」（森脇氏）。

GHIT は、2020年2月に Zoom Meetings のトライアルを開始。法人内でテスト運用を実施したところ、全職員から好感触が得られたことから、トライアル開始の約 2 週間後には本番運用を始めます。その直後、国内では新型コロナウイルスの感染が急拡大。社会全体にリモートワークが普及し、ビデオコミュニケーションが急速に一般化しますが、GHIT はそれに先駆けて、ビデオコミュニケーションを中心としたフルリモート体制に移行しました。法人内や国内外のステークホルダーとのミーティングに Zoom Meetings を活用。また、オフィス内の会議室には Zoom Rooms を設置し、臨機応変に Web 会議が実施可能な環境を整備しました。

さらに、GHIT は、2021年の夏頃に全社員に Zoom Phone を導入。Web 会議、電話、情報共有など、法人内でのコミュニケーションの大部分を Zoom ソリューションに移行しました。こうした導入の過程では、様々な利用促進策が図られたといいます。森脇氏は、職員の理解を促すため、定例会議などを通じて Zoom ソリューションの機能解説を実施。さらに、職員間の交流を目的としたアクティビティ活動の時間に、ホワイトボード機能を使ったお絵描きやアンケート機能を用いたゲームなどを企画し、 法人内での定着を図りました。その結果、職員は詳細な機能にも精通していき、Zoom ソリューションの活用範囲はさらに拡大していきました。

相手が「すぐそこにいる」と感じるほどの通信品質の高さが、事業推進の原動力に

現在、GHIT では Zoom ソリューションを幅広く活用し、多彩な導入効果が得られています。従来、乱立していた Web 会議、電話、情報共有ツールなどが一元化されたことで、ツールの管理にかかる手間は大幅に減少しました。通信費も大幅に低減し、電話料金は導入前の半分以下、年間で約 120 万円が削減されています。さらに、注目すべきは Zoom Webinar の活用による効果です。同法人はコロナ禍以前、 年に数回     、資金拠出パートナーなどに向けたセミナーを開催していました。そのセミナーを Zoom Webinar によるウェビナー形式に移行したことで、運営工数の大幅な削減はもちろん、会場費用や配布資料の作成費用など、多額の費用節減が実現しています。「特に、インパクトが大きかったのは、配布資料にかかるコストの削減です。対面のセミナーを行なっていた頃は、開催のたびに数百部単位で配布資料を用意していました。その作成にかかる費用や手間は膨大で、それをほぼゼロにできたのは大きな成果です」（森脇氏）。

また、Zoom ソリューションは、GHIT におけるコミュニケーション体験を変革しつつあります。森脇氏は、 Zoom ソリューションの通信品質を「初対面の方でも、すでに会ったことがあると錯覚してしまうほど、相手方との距離を近付けてくれます」と評価します。円滑かつ濃密なビデオコミュニケーションを可能にする Zoom ソリューションは、国内外のステークホルダーとの関係を深め、事業推進の原動力になっているといいます。

Zoom ソリューションによる「世界規模でのコミュニケーションの変革」に期待

今後、GHIT は、Zoom Phone の活用拡大を検討中です。代理通話やボイスメールなどを活用し、 Zoom Phone に固定電話の機能を集約。代表電話が社員の Zoom Phone に着信するようにしてオフィスに職員がいなくても応答できる体制を目指します。また、現在、利用している他社製品のチャットツールも Zoom Team Chat に移行し、法人内のコミュニケーション全体を Zoom ソリューションに統合する方針です。

最後に Zoom ソリューションへの総合評価を伺うと、森脇氏は「世の中のコミュニケーションのあり方を変えるポテンシャルを秘めていると思います」と即答しました。