Tòa án trong tương lai – Tòa án theo hình thức kết hợp và trực tuyến

Mô hình cho các thủ tục tố tụng đã thay đổi hoàn toàn trong vài năm qua. Khi các quy trình xử án trực tiếp truyền thống được số hóa, các cơ quan tư pháp của tiểu bang, địa phương và liên bang đã nhận thấy công nghệ sẽ là giải pháp duy trì tính liên tục. Các thủ tục tố tụng diễn ra trong phòng xử kín bỗng nhiên được mở rộng sang thế giới trực tuyến dễ tiếp cận, cho phép mọi người tham dự nhiều hơn, giảm chi phí và đẩy nhanh việc chia sẻ thông tin.

Giờ đây, khi các tổ chức ở khắp mọi trở lại với hoạt động trực tiếp, điều quan trọng là phải xem xét việc chuyển đổi số này đã giúp cải thiện hệ thống tư pháp như thế nào và nên duy trì lâu dài khía cạnh nào của cộng tác trực tuyến.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thảo luận về những điều cần thiết để tạo phòng xử án theo hình thức kết hợp, hợp nhất khía cạnh trực tiếp và trực tuyến trong thông tin giao tiếp tại tòa và các vấn đề kinh doanh; mục đích cuối cùng là cải thiện dịch vụ công ngày một tốt hơn.

Các sự kiện trong năm 2020 đã thay đổi mọi thứ — cách chúng ta làm việc, học tập và sinh sống. Mọi lĩnh vực đều trải qua sự gián đoạn đáng kể và chính phủ cũng không ngoại lệ. Các chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương đã phải nhanh chóng chuyển sang các hoạt động trực tuyến — không phải công việc dễ dàng đối với các tổ chức nổi tiếng với các quy trình và công nghệ truyền thống và đôi khi lỗi thời.

Đối với hệ thống tư pháp, sự chuyển đổi số nhanh chóng này đòi hỏi nhiều thứ hơn là đáp ứng một không gian trực tuyến để gặp gỡ. Nhân viên tòa án cần áp dụng công nghệ có thể tạo ra một môi trường an toàn, hòa nhập — một môi trường mà mọi người từ mọi địa vị kinh tế xã hội có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Ngoài ra, các cơ quan tư pháp cần tận dụng các giải pháp cung cấp các tính năng trợ năng được thiết kế để trao quyền và dành cho mọi tầng lớp xã hội. Zoom xuất hiện.

Thông qua việc áp dụng Zoom, các tòa án liên bang, tiểu bang và địa phương không chỉ cho phép duy trì tính liên tục mà còn nhận thấy rằng hình thức mới này mang đến trải nghiệm tốt hơn. Phòng xử án bỗng nhiên trở thành một nơi công bằng hơn. Các rào cản thực tế không còn quan trọng nữa, nhờ đó giảm chi phí từng chi trước đây để xuất hiện trực tiếp tại tòa. Phòng xử án cũng trở thành một nơi vui vẻ hơn — đa dạng hơn với những người dự thính vui vẻ hơn, ít căng thẳng hơn và sự tham gia tích cực hơn từ tất cả các bên.

Khi thế giới đón nhận giai đoạn kế tiếp của công việc, các tổ chức ở khắp nơi đang tìm cách ứng dụng phương pháp kết hợp để hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng tốt hơn. Đối với hệ thống tư pháp, các nhà lãnh đạo phải xác định xem phiên điều trần trong không gian kỹ thuật số hoặc không gian kết hợp có phục vụ công chúng tốt hơn so với không gian thực tế đơn thuần hay không.

Các nhà lãnh đạo tư pháp còn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu có thể bắt đầu bằng cách xem hình thức nào thúc đẩy sự tham gia tốt nhất, phù hợp với vấn đề hiện tại và phục vụ nhiều người nhất có thể. Ví dụ: các phiên điều trần hành chính là đối tượng hoàn hảo để chuyển sang hình thức điều trần trực tuyến — một phiên nhanh trên Zoom có thể giải quyết xung đột đơn giản về vé phạt giao thông.

Ngoài ra, có thể sử dụng công nghệ video cho các vụ kiện ly hôn vốn thường căng thẳng, giúp giảm leo thang, trong khi các phiên điều trần về vấn đề gia đình có thể được hưởng lợi từ các tính năng công nghệ cộng tác — chẳng hạn như phòng theo nhóm hay nền ảo — giúp tạo ra một môi trường gần gũi hơn nhưng vẫn chuyên nghiệp.

Các nhân viên tòa án cũng được hưởng lợi ích từ chiến lược kết hợp. Bất cứ khi nào các nhà lãnh đạo tư pháp quyết định tiến hành thủ tục tố tụng trực tuyến, họ cũng tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho thẩm phán, luật sư và thông dịch viên, những người lẽ ra phải trực tiếp đến tham dự phiên tòa.

Khi bạn đã xác định được phiên điều trần nào sẽ hưởng lợi từ hình thức từ xa, điều quan trọng là phải tạo nên một môi trường phòng xử án gắn kết và hòa nhập, bất kể người tham gia gọi điện đến từ đâu. Xem thêm cách thực hiện ở bên dưới.

Mô hình kết hợp có thể là một lĩnh vực mới, nhưng vẫn có thể đạt được khi áp dụng các phương pháp tốt nhất. Zoom cung cấp một nền tảng dễ truy cập với các tính năng dễ sử dụng, cho phép bất kỳ thành viên nào của chính phủ, ngành tư pháp hoặc đông đảo công chúng sử dụng nền tảng của chúng tôi để giải quyết các nhu cầu riêng của họ.

Nếu bạn đang sử dụng nền tảng Zoom để thiết lập phòng xử án theo hình thức kết hợp thì dưới đây là một số lời khuyên chính giúp tạo trải nghiệm phòng xử án dành cho tương lai:

• Triển khai các tính năng trợ năng và phiên dịch cần thiết: Với Zoom Meetings, chúng tôi cung cấp một số tính năng trợ năng và phiên dịch, cũng như các cấu hình và thành phần tích hợp của bên thứ ba nhằm giúp mọi người trải nghiệm nền tảng của chúng tôi. Để giúp mang đến khả năng tiếp cận công lý công bằng cho những người nói ngôn ngữ khác nhau hay người tham gia bị khuyết tật, các cán bộ tư pháp có thể triển khai phụ đề được tạo tự động, phụ đề chi tiết thủ công hoặc các thành phần tích hợp với dịch vụ phụ đề chi tiết của bên thứ ba. Phụ đề được tạo tự động hiện có sẵn cho 11 ngôn ngữ trong bản Zoom thương mại. Chúng tôi cũng tuân thủ các tiêu chuẩn trợ năng mới nhất, giúp các trình đọc màn hình mới nhất có thể truy cập nền tảng của chúng tôi.
• Thiết lập môi trường phù hợp: Để giảm rào cản giữa những người ở nhà và những người tham gia phiên tòa tại chỗ, các thành viên của phòng xử án có thể sử dụng các tính năng của Zoom Meetings để mang đến sự bình đẳng cho tất cả người tham gia. Trước cuộc họp, tất cả người tham gia có thể thống nhất triển khai nền ảo chuyên nghiệp để tạo sự nhất quán về mặt hình ảnh lẫn cảm quan, cũng như tận dụng tính năng chặn tạp âm nền của Zoom để giảm bớt sự phân tâm từ bên ngoài và duy trì sự tập trung vào phiên tòa.
• Dễ dàng chia sẻ thông tin hoặc trình bày bằng chứng:Tùy thuộc vào cài đặt của người chủ trì cuộc họp, những người tham gia có thể chia sẻ màn hình hoặc gửi liên kết thông qua trò chuyện trong cuộc họp để trình bày nhanh thông tin hoặc bằng chứng. Người tham gia cũng có thể tận dụng Zoom Whiteboard để cộng tác tương tác trong thời gian thực và Zoom Team Chat để chia sẻ bất kỳ ghi chú hoặc tài liệu nào sau khi phiên điều trần kết thúc. Thủ tục tố tụng căn cứ vào bằng chứng cũng có thể hưởng lợi từ việc triển khai DocuSign eSignature dành cho Zoom, một thành phần tích hợp chiến lược hiện có sẵn trên bản Zoom thương mại. Người tham gia có thể chia sẻ, xem lại và ký các thỏa thuận một cách bảo mật qua ứng dụng eSignature.
• Tránh sự chồng chéo và gián đoạn: Khi mọi chuyện trở nên căng thẳng hoặc những người tham gia trò chuyện bên lề, chủ sở hữu cuộc họp có thể tận dụng một số tính năng để hỗ trợ việc quản lý trải nghiệm. Người chủ trì cuộc họp có thể tắt tiếng người tham gia khi vào, yêu cầu người tham gia sử dụng tính năng Giơ tay để tham gia vào cuộc hội thoại, tắt trò chuyện trong cuộc họp, v.v. Những tính năng này có thể giúp duy trì một môi trường chuyên nghiệp và tôn trọng nhau, bất kể tình hình hiện tại hoặc tình trạng cảm xúc trong phiên điều trần ra sao.
• Làm nổi bật đúng người nói: Đảm bảo làm nổi bật đúng người trong một phiên tòa bằng cách triển khai tính năng chế độ xem nổi bật của chúng tôi. Chế độ này cho phép đến 9 người tham gia cuộc họp trở thành diễn giả đang hoạt động chính và là những người nói duy nhất mà người dự thính khác sẽ nhìn thấy, là một cách hiệu quả để tập trung sự chú ý vào thẩm phán, bị cáo, nguyên đơn hoặc nhân chứng. Bạn có thể dùng chế độ xem nổi bật khi chia sẻ màn hình và bật chế độ này trên máy khách Zoom dành cho máy tính hoặc ứng dụng di động cũng như trong Zoom Rooms. Quản trị viên cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh và cấu hình chế độ xem nổi bật. Tùy chọn khác: Chế độ xem sống động, có thể được dùng để tạo cảnh ảo cho người tham gia theo cách tự động hoặc thủ công. Người chủ trì cũng có thể dễ dàng di chuyển người tham gia xung quanh một khung cảnh theo lựa chọn của họ, ví dụ như cảnh phòng xử án và thậm chí thay đổi kích thước hình ảnh của người tham gia để có trải nghiệm tự nhiên hơn.
• Đảm bảo bảo mật cho phòng xử án: Điều quan trọng là chỉ những người tham gia dự tính mới có thể xuất hiện trong phòng xử án trực tuyến. Tận dụng nhiều tính năng bảo mật của chúng tôi, chẳng hạn như Phòng chờ, mật mã và biện pháp kiểm soát bảo mật trong cuộc họp để giúp quản lý những ai vào và tham gia cuộc họp.
• Tạo không gian thực tế được công nghệ hỗ trợ: Không thể có phòng xử án theo hình thức kết hợp nếu không có văn phòng được công nghệ hỗ trợ. Trong khi một số nhân viên toà án làm tại nhà thì những người khác quay lại văn phòng — hoặc phân chia thời gian giữa hai nơi — và những người tham gia trực tiếp sẽ cần một không gian để có thể dễ dàng kết nối với những người tham gia từ xa, cho dù đó là đồng nghiệp, luật sư và thành viên công chúng. Khi xây dựng phòng xử án hiện đại, hãy kiểm tra loại phần cứng cần thiết để có thể làm việc với giải pháp phòng hội nghị như Zoom Rooms. Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân, tôi cần nguồn âm thanh, camera và các thiết bị cần thiết khác trong phòng ở đâu để tạo ra trải nghiệm mượt mà? Từ đó, hãy kiểm tra xem đối tác Zoom nào cung cấp phần cứng bạn cần để sử dụng nền tảng của chúng tôi nhằm tạo ra trải nghiệm kết hợp hoàn chỉnh.

Với trọng trách mang đến công lý thực sự cho mọi người trên toàn quốc, các tổ chức tư pháp ngày nay cần một nền tảng truyền thông nâng cao và linh hoạt, cho phép cung cấp dịch vụ có ý nghĩa và cải thiện kết quả. Cả Zoom và Zoom dành cho chính phủ đều được thiết kế để hỗ trợ giải quyết những nhu cầu cụ thể này.

Tại Hoa Kỳ, Zoom cung cấp một nền tảng riêng có tên Zoom dành cho chính phủ, được xây dựng nhằm tuân thủ các yêu cầu bảo mật của liên bang. Zoom dành cho chính phủ được cung cấp cho khách hàng là chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương tại Hoa Kỳ, cũng như các nhà thầu, đơn vị tích hợp hoặc tổ chức giáo dục được chính phủ phê duyệt nhằm hỗ trợ khách hàng chính phủ. Nền tảng Zoom dành cho chính phủ được đặt tại Hoa Kỳ và chỉ do người Hoa Kỳ vận hành.

Zoom dành cho chính phủ mang đến trải nghiệm an toàn và trực quan tương tự như bản Zoom thương mại. Cả hai phiên bản nền tảng này đều linh hoạt và có thể mở rộng, mang tới cho các tổ chức thuộc khu vực công ngày nay những tính năng họ cần để đạt được mục tiêu mà vẫn giúp bảo vệ thông tin quan trọng.

Zoom dành cho chính phủ:

• Đã được ủy quyền ở mức Trung bình của FedRAMP
• Đã nhận Ủy quyền Tạm thời (PA) từ Cơ quan Hệ thống Thông tin Quốc phòng (DISA) cho Bộ Quốc phòng (DoD) ở Mức tác động 4 (IL4)
• Đã có được Ủy quyền vận hành (ATO) từ Bộ Không quân cho việc thực hiện các cuộc họp IL4
• Đã đạt được ủy quyền ở mức Trung bình của StateRAMP

Các biện pháp kiểm soát của nền tảng cũng hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ sau:

• Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế
• CJIS
• CMMC

Thay đổi là không thể tránh khỏi, nhưng mọi người sẽ luôn thích nghi được với nó. Khi xã hội đang chuẩn bị cho một cách sống, làm việc và học tập mới, điều quan trọng là phải có sự hỗ trợ và nguồn lực bạn cần để duy trì sự linh hoạt và bắt kịp với những thay đổi vẫn còn ở phía trước.

Phương pháp kết hợp không phải là một xu hướng thoáng qua, mà là một yêu cầu mới để đáp ứng nhu cầu của công chúng ngày nay — một công chúng phải đối mặt với nhiều thách thức đa dạng hơn trước, phải tìm kiếm cơ hội mới thông qua lĩnh vực kỹ thuật số và cần các dịch vụ công bằng và bình đẳng. Phòng xử án theo hình thức kết hợp củng cố mối quan hệ của công chúng với luật pháp khi biến quy trình truyền thống xã hội thành một trải nghiệm thu hút. Công lý được thực thi.