Tòa án trong tương lai - Tòa án theo hình thức kết hợp và trực tuyến

Mô hình cho các thủ tục tố tụng đã thay đổi hoàn toàn trong năm qua. Khi các quy trình tư pháp trực tiếp truyền thống được số hóa, các cơ quan tư pháp của nhà nước và địa phương nhận thấy công nghệ là một giải pháp duy trì tính liên tục. Đột nhiên, các thủ tục tố tụng được tiến hành trong một phòng xử án kín được mở rộng sang thế giới trực tuyến dễ truy cập, cho phép tham dự nhiều hơn, giảm chi phí và đẩy nhanh việc chia sẻ thông tin.

Giờ đây, khi các tổ chức ở khắp mọi nơi chuẩn bị cho việc tiếp tục thực hiện thủ tục tố tụng trực tiếp, cần xem xét cách chuyển đổi số này đã giúp cải thiện hệ thống tư pháp như thế nào và nên duy trì lâu dài khía cạnh nào của việc cộng tác trực tuyến.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về những điều cần thiết để xây dựng một phòng xử án theo hình thức kết hợp hoặc trực tuyến, bao gồm cả khía cạnh trực tiếp và trực tuyến trong truyền thông trên tòa án và các vấn đề kinh doanh, mục đích cuối cùng là cải thiện các dịch vụ công ngày một tốt hơn.

Các sự kiện trong năm 2020 đã thay đổi mọi thứ — cách chúng ta làm việc, học tập và sinh sống. Mọi lĩnh vực đều trải qua sự gián đoạn đáng kể và chính phủ cũng không ngoại lệ. Các chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương đã phải nhanh chóng chuyển sang các hoạt động trực tuyến — không phải công việc dễ dàng đối với một ngành nổi tiếng với các quy trình và công nghệ truyền thống và đôi khi lỗi thời.

Đối với hệ thống tư pháp, sự chuyển đổi số nhanh chóng này đòi hỏi nhiều thứ hơn là đáp ứng một không gian trực tuyến để gặp gỡ. Nhân viên tòa án cần áp dụng công nghệ có thể tạo ra một môi trường an toàn, hòa nhập — một môi trường mà mọi người từ mọi địa vị kinh tế xã hội có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Ngoài ra, các cơ quan tư pháp cần tận dụng các giải pháp cung cấp các tính năng trợ năng được thiết kế để trao quyền và dành cho mọi tầng lớp xã hội. Zoom xuất hiện.

Thông qua việc áp dụng Zoom, các tòa án địa phương trực thuộc thành phố và tiểu bang không chỉ cho phép duy trì tính liên tục mà còn nhận thấy rằng các thủ tục tố tụng trực tuyến mới đã tạo ra kết quả và trải nghiệm tốt hơn. Phòng xử án bỗng nhiên trở thành một nơi công bằng hơn. Với các phiên điều trần và phòng xử án trực tuyến, các rào cản vật lý và chi phí đi lại không còn quan trọng nữa, nhờ đó cắt giảm hàng nghìn đô la đã chi trước đây cho các vụ kiện tụng.

Phòng xử án cũng trở thành một nơi vui vẻ hơn — có những người dự thính vui vẻ hơn, căng thẳng giảm xuống và có nhiều sự tham gia tích cực hơn từ tất cả các bên.

“Chúng tôi đang chứng kiến rất nhiều khía cạnh tích cực về khả năng tiếp cận công lý. Ví dụ về tòa án về việc nhận con nuôi, họ có sự ủng hộ của các thành viên trong gia đình qua video và cùng cả gia đình kỷ niệm ngày nhận con nuôi. Việc thấy được tình yêu đó là một nhân tố quan trọng”.

Adam Lofredo, Giám đốc Bộ phận Tư pháp, Conference Technologies, Inc

“Những gì chúng tôi thấy trong [more than 25 virtual jury trials] mình có cho đến nay là mỗi vụ kiện đều có sự tham gia ngày càng đông hơn của người dân. Thông thường, một quận có 40% số người có mặt để thực hiện nhiệm vụ bồi thẩm đoàn. Với hình thức lựa chọn bồi thẩm đoàn trực tuyến, chúng tôi nhận thấy con số đó thực sự tăng lên, 60, 70, 80% người tham gia.”

David Slayton, Giám đốc Hành chính, Văn phòng Hành chính của Tòa án Texas

Khi thế giới đón nhận giai đoạn kế tiếp của công việc, các tổ chức ở khắp nơi đang tìm cách ứng dụng phương pháp kết hợp để hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng tốt hơn. Đối với hệ thống tư pháp, các nhà lãnh đạo phải xác định xem, so với việc sử dụng không gian phòng xử án thực tế thì liệu các phiên điều trần trực tuyến có phục vụ tốt hơn cho các bên tham gia hay không.

Với các nhà lãnh đạo tư pháp còn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu bằng cách xem định dạng nào thúc đẩy sự tham gia tốt nhất, phù hợp với vấn đề đang bàn đến và phục vụ nhiều người nhất có thể. Ví dụ: các phiên điều trần hành chính là ứng cử viên hoàn hảo cho việc áp dụng các phiên điều trần trực tuyến — có thể tiến hành nhanh một phiên trên Zoom cho tranh chấp đơn giản về vé phạt giao thông.

Ngoài ra, có thể sử dụng các nền tảng trực tuyến cho các vụ kiện ly hôn vốn thường căng thẳng, giúp giảm leo thang, trong khi các phiên điều trần về vấn đề gia đình có thể được hưởng lợi từ các tính năng công nghệ cộng tác — chẳng hạn như phòng theo nhóm hay nền ảo của Zoom — giúp tạo ra một môi trường gần gũi hơn nhưng vẫn chuyên nghiệp.

Những lợi ích của chiến lược phòng xử án theo hình thức kết hợp cũng mở rộng tới các nhân viên tòa án. Bất cứ lúc nào các nhà lãnh đạo tư pháp quyết định tiến hành một thủ tục tố tụng tại tòa án trực tuyến, họ cũng tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho thẩm phán, luật sư và thông dịch viên, những người lẽ ra phải trực tiếp đến tham dự phiên tòa.

“Nếu bạn nhìn nó từ góc độ của thẩm phán, có rất nhiều người phải di chuyển qua lại. Chúng tôi có một thẩm phán ở tây Texas, người này đi bốn giờ mỗi ngày. Tất nhiên, giờ đây, họ có thể đăng nhập và tham gia buổi điều trần mà không cần phải mất bốn giờ di chuyển. Nếu bạn nhìn nó từ góc độ của luật sư, nhiều luật sư phải rời văn phòng của họ, đi xuống tòa án, tìm chỗ đậu xe, có thể phải đợi trong phòng xử án vài giờ chỉ để tham gia phiên điều trần kéo dài 15, 20 phút của họ. Việc này rõ ràng rất tốn kém đối với họ với tư cách là chủ doanh nghiệp, đồng thời cũng không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả và tốt nhất”.

David Slayton, Giám đốc Hành chính, Văn phòng Hành chính của Tòa án Texas

Khi bạn đã xác định được phiên điều trần nào sẽ áp dụng hình thức từ xa, cần tạo ra một môi trường phòng xử án gắn kết và hòa nhập, bất kể người tham gia gọi điện đến từ đâu. Xem thêm cách thực hiện ở bên dưới.

Mô hình phòng xử án theo hình thức kết hợp có thể là một lĩnh vực mới, nhưng vẫn có thể đạt được khi áp dụng các cách tốt nhất. Tại Zoom, chúng tôi cố gắng tạo ra một nền tảng dễ truy cập với các tính năng dễ sử dụng, cho phép bất kỳ thành viên nào trong khu vực chính phủ, bộ tư pháp hoặc đông đảo công chúng sử dụng nền tảng của chúng tôi để giải quyết các nhu cầu riêng của họ.

Nếu bạn đang sử dụng nền tảng Zoom để thiết lập phòng xử án theo hình thức kết hợp của mình, dưới đây là một số mẹo chính giúp tạo trải nghiệm phòng xử án được thiết kế cho tương lai:

1. Triển khai các tính năng trợ năng và phiên dịch:Với Zoom Meetings, chúng tôi cung cấp một số tính năng trợ năng và phiên dịch, cũng như các cấu hình và thành phần tích hợp của bên thứ ba nhằm giúp mọi người trải nghiệm nền tảng. Để giúp tạo khả năng tiếp cận công bằng về mặt tư pháp cho những người nói ngôn ngữ nước ngoài hay người tham gia bị khuyết tật, các nhà lãnh đạo tư pháp nên triển khai phụ đề trợ thính thủ công, các thành phần tích hợp với dịch vụ phụ đề trợ thính của bên thứ ba hoặc phụ đề trợ thính tự động có tên gọi Phiên âm trực tiếp. Chúng tôi cũng tuân thủ các tiêu chuẩn trợ năng mới nhất, giúp trình đọc màn hình mới nhất dễ dàng truy cập giải pháp của mình.
2. Tạo môi trường phù hợp:Để giảm bớt bất kỳ rào cản nào giữa những người ở nhà và những người ở tại hiện trường, các thành viên của phòng xử án có thể sử dụng các tính năng của Zoom Meetings để tạo một sân chơi bình đẳng cho tất cả người tham gia. Trước cuộc họp, tất cả người tham gia có thể đồng ý triển khai nền ảo chuyên nghiệp để tạo sự nhất quán về mặt hình ảnh lẫn cảm quan, cũng như tận dụng tính năng lọc tạp âm nền của Zoom để giảm bớt sự phân tâm từ bên ngoài và duy trì sự tập trung vào phiên tòa.
3. Dễ dàng chia sẻ thông tin hoặc bằng chứng xét xử:Tùy thuộc vào cài đặt của người chủ trì cuộc họp, những người tham gia có thể chia sẻ màn hình của họ hoặc gửi liên kết thông qua trò chuyện trong cuộc họp để trình bày nhanh thông tin hoặc bằng chứng. Người tham gia cũng có thể tận dụng tính năng bảng trắng để cộng tác tương tác trong thời gian thực.
4. Tránh trùng lặp và gián đoạn:Khi vụ kiện trở nên căng thẳng hoặc những người tham gia trò chuyện bên lề, chủ sở hữu cuộc họp có thể tận dụng một số tính năng của Zoom Meetings giúp quản lý trải nghiệm. Người chủ trì cuộc họp có thể tắt tiếng người tham gia khi tham gia, yêu cầu người tham gia sử dụng tính năng Giơ tay để tham gia vào cuộc nói chuyện, tắt trò chuyện trong cuộc họp và thậm chí làm nổi bật hoặc ghim nhiều người dự thính nhất định. Những tính năng này có thể giúp duy trì một môi trường chuyên nghiệp và mang tính tôn trọng, bất kể tình hình hiện tại hoặc tình trạng cảm xúc trong phòng.
5. Giữ an toàn cho phòng xử án:Điều quan trọng là chỉ những người tham gia được mong đợi mới có thể tham dự cuộc họp trong phòng xử án trực tuyến. Tận dụng nhiều tính năng bảo mật của Zoom, chẳng hạn như Phòng chờ, mật mã và bộ điều khiển bảo mật trong cuộc họp để giúp quản lý những ai vào và tham gia phòng xử án.
6. Xây dựng không gian thực hỗ trợ công nghệ:Không thể có phòng xử án theo hình thức kết hợp nếu không có văn phòng hỗ trợ công nghệ. Trong khi một số nhân viên làm tại nhà thì những người khác sẽ quay lại văn phòng — hoặc dành thời gian giữa hai nơi — và những người ở văn phòng sẽ cần một không gian để họ có thể dễ dàng kết nối với nhân viên từ xa, cho dù đó là đồng nghiệp, thành viên bồi thẩm đoàn, luật sư hoặc thành viên của công chúng. Khi xây dựng phòng xử án hiện đại, hãy kiểm tra loại phần cứng mà văn phòng bạn cần để hoạt động cùng giải pháp phòng hội nghị như Zoom Rooms. Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân, tôi cần nguồn âm thanh, camera và các thiết bị cần thiết khác trong phòng ở đâu để tạo ra trải nghiệm mượt mà? Từ đó, hãy kiểm tra xem đối tác Zoom nào cung cấp phần cứng bạn cần để sử dụng nền tảng của chúng tôi nhằm tạo ra trải nghiệm tòa án theo hình thức kết hợp hoàn chỉnh.

“Một lời khen tặng gửi đến Zoom, một nền tảng tuyệt vời dễ sử dụng — giao diện gọn gàng, có thể truy cập được trên nhiều thiết bị và cũng dễ sử dụng. Chúng tôi muốn [use Zoom to] tạo ra một trải nghiệm cho những người tham dự trực tuyến, cũng như những người muốn có mặt trực tiếp trong phòng xử án và mô hình của chúng tôi làm được điều đó. Mô hình của chúng tôi chứa đựng tất cả các thiết bị âm thanh trong phòng xử án để tạo ra trải nghiệm giống hệt xét về khía cạnh hình ảnh và âm thanh”.

Matthew Maierhofer, Trợ lý Giám đốc Công nghệ Thông tin, Chính quyền Quận Fulton

Thay đổi là không thể tránh khỏi, nhưng mọi người sẽ luôn thích nghi được với nó. Khi xã hội chuẩn bị cho một làn sóng sống, làm việc và học tập mới, điều quan trọng là phải có sự hỗ trợ và nguồn lực bạn cần để duy trì sự linh hoạt và bắt kịp với những thay đổi vẫn còn ở phía trước.

Cách tiếp cận theo hình thức kết hợp không phải là một xu hướng thoáng qua, mà là một nhiệm vụ mới để đáp ứng nhu cầu của công chúng ngày nay — một công chúng đang phải đối mặt với nhiều thách thức đa dạng hơn trước, đó là tìm kiếm cơ hội mới thông qua lĩnh vực kỹ thuật số, cần các dịch vụ công bằng và bình đẳng. Phòng xử án kết hợp củng cố mối quan hệ của công dân với luật pháp, biến truyền thống xã hội thành một trải nghiệm hấp dẫn. Công lý được thực thi.