Отмена конгресса EUNIS2020 в Хельсинки из-за пандемии COVID-19 стала большим разочарованием. Когда мы решили провести наш первый онлайн-конгресс с использованием Zoom, мы почувствовали, что это мероприятие должно отражать дух нашего сообщества. Кажется, что с мероприятием «Виртуальный Хельсинки» мы попали точно в цель!
Джилл Феррелл (Gill Ferrell),
менеджер по работе с клиентами и руководитель специальной группы по интересам «Обучение и образование», EUNIS
Отмена конгресса EUNIS2020 в Хельсинки из-за пандемии COVID-19 стала большим разочарованием. Когда мы решили провести наш первый онлайн-конгресс с использованием Zoom, мы почувствовали, что это мероприятие должно отражать дух нашего сообщества. Кажется, что с мероприятием «Виртуальный Хельсинки» мы попали точно в цель!
Джилл Феррелл (Gill Ferrell),
менеджер по работе с клиентами и руководитель специальной группы по интересам «Обучение и образование», EUNISЕвропейская организация университетских информационных систем (EUNIS) была основана в 1993 году и зарегистрирована пять лет спустя как некоммерческая организация в Париже, Франция. Сегодня членами EUNIS являются сотни различных учреждений по всей Европе, включая университеты, ассоциации и корпорации. В пределах EUNIS существует несколько целевых групп и специальных групп по интересам (SIG), каждая из которых работает над очень специфическими ключевыми областями, связанными с информационными технологиями в сфере высшего образования. Их основная задача заключается в оказании помощи организациям-участницам в развитии их ИТ-инфраструктуры путем обмена опытом и совместной работы.
Приближение виртуального пространства к атмосфере очных мероприятий
Каждый год сообщество EUNIS собирается на ежегодном конгрессе. Обычно этот конгресс проходит в необычном городе на территории Европы, который отражает разнообразие сообщества. Цель этого мероприятия — собрать людей, чтобы они могли при личной встрече поделиться друг с другом передовым опытом, рекомендациями и провести исследовательскую коллективную работу в рамках своих специальных групп по интересам.
Совет EUNIS в соответствии с соглашением с Университетом Хельсинки запланировал проведение ежегодного конгресса EUNIS2020 в Хельсинки, Финляндия.
Когда весь мир охватила пандемия COVID-19, все первоначальные планы пришлось изменить. Команда была вынуждена отменить проведение конгресса EUNIS2020, а после того как члены EUNIS засыпали ее многочисленными отзывами по поводу отмены, было решено в кратчайшие сроки провести первый цифровой конгресс в «Виртуальном Хельсинки». Самой сложной задачей было воссоздать ценности физического общения в виртуальном мероприятии.
Джилл Феррелл, менеджер по работе с клиентами и руководитель специальной группы по интересам «Обучение и преподавание» в EUNIS, Анна Пачолак (Anna Pacholak), менеджер по административным вопросам и коммуникациям в EUNIS, а также Суви Валста (Suvi Valsta) из Университета Хельсинки взяли на себя инициативу по организации онлайн-мероприятия при поддержке членов Совета и друзей EUNIS, которые добровольно вошли в состав Комитета по виртуальной организации и программам.
Использование Zoom для безопасного и увлекательного проведения мероприятий
Ввиду технического характера организации за несколько лет до этого EUNIS уже оценивала и внедряла несколько платформ для видеоконференцсвязи, таких как Zoom. Группа должна была определить, какое решение будет соответствовать потребностям и поможет наилучшим образом провести успешный виртуальный конгресс. Поскольку главным объектом конгресса является пользователь, такой инструмент должен быть максимально интуитивно понятным в использовании. Именно поэтому было решено провести конгресс EUNIS2020 с помощью Zoom.
«Наш коллектив работал сверхурочно, чтобы конгресс EUNIS2020 в "Виртуальном Хельсинки" все-таки состоялся, — говорит Пачолак. — Команда Zoom оказала нам огромную поддержку в правильной предварительной настройке технических компонентов виртуальной конференции».
Сложность и продолжительность конференции, а также ограниченное время подготовки не стали препятствием для успешного проведения конференции. Организаторы EUNIS работали вместе с командой Zoom над воплощением своего смелого плана в жизнь, проводя параллельные сессии, готовя основные доклады, занимаясь развитием осознанности и физической подготовкой, а также делая перерывы на кофе, — и все это в рамках единого иммерсивного проекта. Безопасность была первостепенной задачей, и для обеспечения бесперебойной работы сессий были задействованы такие функции безопасности платформы Zoom Webinars, как пароли.
Расширение доступа к EUNIS2020 благодаря Zoom
В среднем ежегодный конгресс EUNIS посещает приблизительно 350–500 человек, тогда как на виртуальном мероприятии было зарегистрировано более 600 участников из 35 стран, включая Индонезию, Австралию и США. Люди, которые изначально не могли посетить мероприятие из-за стоимости поездки или ограничений в передвижении, теперь смогли присоединиться к конгрессу благодаря Zoom.
Показатель посещаемости, составивший 78%, удивил Джилл и всю команду: мероприятие посетили 497 человек из 640 зарегистрированных. «Мы рассчитывали на показатель посещаемости приблизительно 25%, поэтому моей радости от увиденных результатов не было предела», — говорит Феррелл.
На протяжении трех дней было виртуально проведено более 30 отдельных сессий, включая пленарные заседания и семинары специальных групп по интересам. Чтобы поддерживать интерес и активность участников, команда EUNIS2020 проводила опросы во время нескольких сеансов Zoom Webinars, организовывала фитнес-тренировки, занятия по развитию осознанности и виртуальные сауны во время перерывов.
«Участники особенно хорошо приняли виртуальные сауны, так как благодаря им нам удалось перенести атмосферу Хельсинки и частичку финской культуры в их дома. Один присутствующий даже присоединился из своей настоящей сауны», — рассказывает Феррелл.
«На виртуальном гала-ужине конгресса мы поздравляли призеров EUNIS, поднимали вместе бокалы и отлично проводили время», — добавляет Пачолак.
Феррелл отметила качественную обратную связь от делегатов.
«Принимая во внимание огромный успех конгресса EUNIS2020, мы хотели бы попробовать провести гибридное мероприятие с использованием Zoom, чтобы собрать наших делегатов со всего мира. И возможно, перевести все наши мероприятия в будущем в гибридный формат», — подытожила Феррелл.
Узнать, какие возможности доступны с Zoom
Наши клиенты вдохновляют нас! Узнайте, как организации используют нашу платформу для поддержания связи, коммуникации и более эффективной совместной работы.
Компания Bridgewater Associates поделилась опытом реализации эффективных возможностей коллективной работы своих сотрудников во время пандемии за счет создания...
Читать реальные истории клиентовКак компания TEDxMelbourne внедрила Zoom, чтобы обеспечить разносторонние возможности на виртуальных мероприятиях.
Читать реальные истории клиентовУзнайте о том, как компания Wedfuly справилась с неожиданным переходом на онлайн-церемонии, о роли платформы Zoom и о...
Читать реальные истории клиентовС помощью Zoom команда рынка Каннского кинофестиваля Marché du Film во время пандемии COVID-19 организовала свое ежегодное международное...
Читать реальные истории клиентовКомпания Hassan Allam Holding усовершенствовала коммуникацию своих сотрудников как локального, так и международного уровня с помощью возможностей облачной...
Читать реальные истории клиентовДля новаторского приложения, обеспечивающего доставку и курьерские услуги более чем в 1500 странах, связь решает все.
Читать реальные истории клиентовКомпания BPAY Group обеспечила оптимизацию коммуникаций и коллективной работы для своих сотрудников, работающих в гибридном режиме, с помощью...
Читать реальные истории клиентовБлагодаря использованию платформы Zoom Всемирный фонд дикой природы смог добиться эффективной международной коллективной работы своих 100 офисов и расширить...
Читать реальные истории клиентовКомпания Bridgewater Associates поделилась опытом реализации эффективных возможностей коллективной работы своих сотрудников во время пандемии за счет создания...
Читать реальные истории клиентовКак компания TEDxMelbourne внедрила Zoom, чтобы обеспечить разносторонние возможности на виртуальных мероприятиях.
Читать реальные истории клиентовУзнайте о том, как компания Wedfuly справилась с неожиданным переходом на онлайн-церемонии, о роли платформы Zoom и о...
Читать реальные истории клиентовС помощью Zoom команда рынка Каннского кинофестиваля Marché du Film во время пандемии COVID-19 организовала свое ежегодное международное...
Читать реальные истории клиентовКомпания Hassan Allam Holding усовершенствовала коммуникацию своих сотрудников как локального, так и международного уровня с помощью возможностей облачной...
Читать реальные истории клиентовДля новаторского приложения, обеспечивающего доставку и курьерские услуги более чем в 1500 странах, связь решает все.
Читать реальные истории клиентовКомпания BPAY Group обеспечила оптимизацию коммуникаций и коллективной работы для своих сотрудников, работающих в гибридном режиме, с помощью...
Читать реальные истории клиентовБлагодаря использованию платформы Zoom Всемирный фонд дикой природы смог добиться эффективной международной коллективной работы своих 100 офисов и расширить...
Читать реальные истории клиентовКомпания Bridgewater Associates поделилась опытом реализации эффективных возможностей коллективной работы своих сотрудников во время пандемии за счет создания...
Читать реальные истории клиентов