O premiado escritório de advocacia McDermott Will & Emery transforma a colaboração no espaço de trabalho com a plataforma Zoom

O McDermott Will & Emery, que começou como um escritório de advocacia pequeno em Chicago no ano de 1934, tornou-se um dos que mais arrecadam dos EUA e do mundo. Com mais de 1.200 advogados em 21 escritórios nos EUA, na Europa e na Ásia, o McDermott Will & Emery fornece uma gama de serviços jurídicos, colaborando entre práticas e territórios para levar perspectivas diferenciadas a fim de impulsionar a estratégia e propor soluções altamente eficazes. 

Embora tenha experimentado crescimento consistente ao longo de sua história de quase 90 anos, manteve seu compromisso com a qualidade do serviço, ganhando diversos prêmios, incluindo o título de Escritório nº 1 em tecnologia e inovação de 2022, concedido pela Vault, e o reconhecimento como um dos 10 melhores escritórios de advocacia na representação do setor de saúde nos EUA. 

Para aperfeiçoar a prestação de seus serviços premiados pelo mundo, a equipe do McDermott Will & Emery queria implantar uma solução de comunicações de categoria empresarial que pudesse atender à sua norma rigorosa de qualidade de atendimento.

Criar uma experiência de comunicações confiável e simplificada

As equipes do McDermott Will & Emery usam comunicações de vídeo para se reunir e desenvolver conexões mais profundas com clientes, colaborar com equipes internas, conduzir depoimentos, entre outros. Contudo, o fornecedor anterior não era adequado. Problemas na confiabilidade e uma interface de usuário complicada levaram a equipe a procurar uma solução melhor.

“Havia muita inconsistência de áudio e vídeo”, disse Michael Shea, Diretor da informação do McDermott Will & Emery. “Às vezes, o vídeo funcionava muito bem, mas então ele era cortado ou o áudio falhava. Acho que não houve uma reunião sem problemas de áudio ou vídeo.” 

Na esperança de estabelecer comunicações de voz confiáveis com parceiros globais, o McDermott Will & Emery também precisava de uma solução de telefonia moderna e simples. 

“Em matéria de telefonia, tínhamos muitos desafios no desempenho de dispositivos móveis e na hora de fazer a comunicação de voz com o cliente funcionar com consistência”, disse Shea. 

“O fluxo de chamadas era inconsistente”, disse Stephen Green, Diretor sênior de operações de TI do McDermott Will & Emery. “A qualidade da chamada era muito ruim, em especial para o pessoal na Europa e na Ásia.” Green também lembrou da importância da interoperabilidade para viabilizar um ambiente de trabalho ágil, e acrescentou: “O componente móvel era gigantesco. Precisávamos de algo que pudesse funcionar de forma confiável em dispositivos portáteis dentro do escritório, na rua e se integrar bem com nossa tecnologia de sala de conferência.”

Proporcionar facilidade de uso de categoria empresarial, além de flexibilidade

Depois de falar com analistas sobre as melhores opções e testar rigorosamente cada solução, as equipes do McDermott Will & Emery escolheram o Zoom graças ao seu desempenho e facilidade de uso. 

“Pré-selecionamos algumas outras soluções, mas havia problemas, como uso de tecnologia exclusiva ou interface complicada. Também testamos a solução de sala de conferência de cada fornecedor, e o Zoom era de longe o melhor.” 

“Havia uma diferença enorme entre o que usávamos antes e o Zoom”, disse Green. “Da perspectiva da interface de usuário até como a reunião evolui e a nitidez do vídeo, há uma diferença enorme.” 

Green e Shea também considerou a possibilidade de trocar a solução de telefonia do escritório pelo Zoom Phone e percebeu de imediato como o Zoom Phone poderia impactar suas operações. 

“O desempenho do Zoom em dispositivos móveis supera em muito as soluções da concorrência que testamos”, disse Green. “O uso incrível da largura de banda, mesmo quando limitada… nada supera o Zoom.”

Aperfeiçoar a colaboração com a plataforma de comunicações unificadas do Zoom

As equipes do McDermott Will & Emery puderam implementar a plataforma Zoom em muito pouco tempo, com interrupções mínimas, criando uma transição simplificada para a nova solução. 

“Começamos a implementar o Zoom imediatamente e foi possível ter tudo pronto em menos de 90 dias”, disse Green. “E a continuidade dos dispositivos facilitou bastante o treinamento. Como já tínhamos implementado o [Zoom] Rooms, foi muito simples aprender as interfaces do Meetings e do Phone, mesmo com pouco treinamento, pois não é preciso conhecer três interfaces diferentes.” 

Com uma experiência de treinamento tão simplificada, a equipe pôde rapidamente maximizar o potencial do Zoom Phone, capacitando a comunicação dinâmica entre as equipes e viabilizando maior colaboração e flexibilidade, apesar dos enormes desafios globais. 

“As capacidades móveis do Zoom Phone e do Zoom Mobile App realmente nos impulsionaram”, disse Green. “Se não fossem o Zoom Meetings e o Zoom Phone funcionando desde antes da pandemia, com certeza teríamos tido problemas. Não teria sido possível acompanhar o ritmo dos clientes, em especial, por causa da expansão dos nossos negócios desde o início da pandemia.” 

Além de aperfeiçoar a experiência de áudio e vídeo, a plataforma Zoom ajudou as equipes do McDermott Will & Emery a simplificar a comunicação no ambiente de trabalho. 

“Principalmente, o Zoom ajudou a agilizar as coisas”, disse Green. “Antes, tínhamos três ou quatro soluções com funcionalidades que se sobrepunham, de modo que o Zoom nos ajudou a aposentá-las.”

“Havia muitas soluções de chat e os usuários se dividiam entre elas”, disse Shea. “Contudo, começamos a direcionar todos ao uso do Zoom Team Chat, o que nos ajudou a simplificar o portfólio de softwares.”

E, com o Zoom Webinar, o McDermott Will & Emery desenvolveu um jeito simplificado de se engajar com clientes atuais e potenciais sem riscos à saúde e à segurança. 

“Sempre engajamos clientes por meio de webinars e, com a pandemia, fizemos a transição de conferências e eventos presenciais para levar conteúdo relevante ao cliente, ou possível cliente, durante esse momento difícil”, disse Shea. “Começamos a organizar esses webinars no Zoom Webinar e, de fato, tivemos um crescimento inédito de clientes, muito graças ao conteúdo ótimo que apresentamos nos webinars.”

Zoom no futuro

Conforme as equipes do McDermott Will & Emery usam o Zoom, Shea e Green estão animados para ver como a tecnologia vai continuar a impactar suas operações. 

“Os funcionários começaram a retornar para o escritório e, à medida que isso acontece, eles redescobrem o Zoom Rooms e a sua tecnologia, o que tem sido ótimo observar”, disse Shea. “E a nova tecnologia aperfeiçoando a experiência do participante remoto nas reuniões feitas em salas de conferência é realmente empolgante.”

“Com o Zoom, demos a nossos advogados uma plataforma onde podem trabalhar com o cliente da forma que desejarem, seja por telefone, reunião em grupo, salas simultâneas de brainstorm ou webinar. Trata-se de uma solução multifuncional para nós”, disse Green. “E com todos os desenvolvimentos que vêm ocorrendo no Vídeo Zoom, nos Webinars, no Zoom Rooms e em toda a plataforma, ela fica cada vez melhor.”