A FORTUNE escolheu o Zoom para atualizar seu sistema de telefonia legado, expandir o negócio de conferências e eventos virtuais

Há quase um século, a multinacional Fortune Media (USA) Corp. é sinônimo de uma das maiores e mais antigas publicações em circulação no mundo, a revista Fortune. Hoje, a marca FORTUNE é responsável não só pela revista, mas pelo Fortune.com e outras mídias de negócios (incluindo as conferências Global Forum, Most Powerful Women e Brainstorm).

A busca por uma solução de telefone em nuvem

A FORTUNE surgiu no final de 2018 depois que sua antiga dona, a Time Inc., foi adquirida pela Meredith Corp.no começo daquele ano. Tendo já desfrutado serviços telefônicos de categoria empresarial, essa pequena empresa "nova" não tinha mais acesso aos mesmos recursos tecnológicos e começou a buscar uma nova solução de telefone em nuvem.

Para ajudar na transição, Jeff Billark assumiu como Chefe de infraestrutura de TI para executar o novo plano de TI da empresa. Ele foi atrás do Quadrante Mágico Gartner UCaaS para avaliar diversas ferramenta de colaboração e comunicação depois que o seu fornecedor de soluções pontuais em nuvem já não atendia às crescentes necessidades. 

“Percebemos que tínhamos gastado demais em nossa solução UCaaS e que ela tinha muitos recursos e serviços que não usávamos,“ Billark disse. 

Escolher outro fornecedor não era o único desafio. Com equipes na Europa, na Ásia e nos Estados Unidos, a FORTUNE teve que levar em conta membros da equipe pelo mundo que gostariam de manter seus números de telefone da solução anterior. Tentar atender a todos os pedidos de portabilidade das diferentes jurisdições (cada uma com seus requisitos próprios) enquanto migrava para uma nova solução de reuniões era demais para a pequena equipe de TI de Billark gerenciar. 

Além do processo, havia apreensão acerca do próprio dia da migração e de como ela afetaria a equipe no meio do expediente. 

“Eu tinha medo de que o nosso serviço global de telefonia ficasse fora do ar. Nossa rede de telefonia de chamadas gratuitas leva chamadas para nosso departamento de conferências, departamento de listas, além de atender a muitas das necessidades de conformidade do tipo RGPD. Trata-se de uma peça fundamental das operações comerciais da FORTUNE, de modo que a migração deveria ocorrer sem falhas", disse Billark.

Facilidade de implementação e suporte globais

Quando voltou ao Quadrante Mágico Gartner UCaaS em busca de recomendações, Billark descobriu que o Zoom era um líder dominante não só em reuniões, mas também em comunicações unificadas. 

“A FORTUNE já usava Zoom Meetings e Zoom Webinar nas conferências e nos eventos que passaram a ser virtuais, de modo que foi uma escolha fácil migrar para o Zoom Phone,” Billark disse.

A FORTUNE basicamente escolheu o Zoom Phone pela facilidade de implementação e familiaridade que proporcionava como uma solução integrada à plataforma nativa do Zoom. Adicionar o Zoom Phone foi tão simples quanto acessar um novo ícone dentro da experiência de client existente e minimizou qualquer treinamento adicional de gestão de mudança. 

“Eu gostei da implementação do aplicativo de client único, que resultou em implementação fácil e ponto de entrada único simplificado para os usuários. A interface e os controles administrativos tornaram muito fácil o suporte, o que é muito importante em uma equipe de TI pequena", Billark disse.

O Zoom Phone fornece serviços telefônicos locais em 45 países, o que permitiu à FORTUNE cortar custos de telecomunicações em territórios separados, além de consolidar seu sistema de telefonia em uma plataforma única uniformizada.  

No fim das contas, foi preciso repor cerca de 100 mesas em Nova York e Hong Kong, além de reaproveitar os dispositivos existentes para manter os custos de transição os mais baixos possíveis. Billark sentiu-se confiante de que, com o suporte adicional dos Serviços profissionais do Zoom, sua equipe poderia fazer a transição com sucesso do sistema de telefonia legado para uma nova solução de telefone em nuvem. 

Na preparação, a PSO do Zoom trabalhou com a equipe da FORTUNE para planejar testar tudo com antecedência, tornando os dias de migração muito tranquilos. 

A FORTUNE economizou milhares de dólares

Além do grande suporte para atender os pedidos de portabilidade a tempo e sem a interrupção dos negócios, a equipe de Serviços profissionais do Zoom ajudou a FORTUNE a economizar mais de US$ 10.000.

“A equipe de engenharia de Serviços profissionais do Zoom foi além do esperado e ajudou minha equipe a entender os procedimentos de desbloqueio, limpeza e reposição do telefone Poly. Isso nos fez economizar US$ 10.000, pois não precisamos nos desfazer dos telefones por IP Poly em perfeitas condições", Billark disse. 

Tendo passado pelo processo, Billark recomenda que equipes de TI pequenas adicionem os Serviços profissionais do Zoom aos seus orçamentos a fim de agilizar a migração para um novo fornecedor de telefonia em nuvem.

"A não ser que você tenha uma equipe de telecomunicações dedicada que tenha feito portabilidade local, regional, nacional ou global, recomendo que os futuros clientes façam o orçamento dos Serviços profissionais", Billark disse. "A equipe de Serviços Profissionais da Zoom nos guiou pelos diversos campos minados regulatórios e de operadoras para simplificar a migração da nossa telefonia global! Todas as nossas linhas na Europa, nos Estados Unidos e em Hong Kong foram migradas no prazo e sem interrupções", acrescentou ele.

Saiba mais sobre como migrar seu telefone legado para o Zoom Phone.