EUNIS2020 traz uma "Helsinque virtual" para participantes do primeiro congresso digital

A Organização Europeia de Sistemas de Informações Universitárias (EUNIS) foi fundada em 1993 e registrada cinco anos depois como uma organização sem fins lucrativos em Paris, França. Hoje, centenas de instituições diferentes de toda a Europa são membros da EUNIS, incluindo universidades, consórcios e corporações. Dentro da EUNIS, existem várias forças-tarefa e grupos de interesses especiais (SIGs), cada um deles trabalhando em áreas essenciais altamente específicas relacionadas à tecnologia da informação no ensino superior. Sua missão é ajudar as instituições membro a desenvolver seu cenário de TI ao compartilhar experiências e trabalhar juntas.

Trazendo o valor dos eventos presenciais para o espaço virtual

Todos os anos, a comunidade da EUNIS se reúne em seu Congresso Anual. Este congresso geralmente ocorre em um local extraordinário na Europa para refletir a diversidade da comunidade que servem. O objetivo deste evento é reunir as pessoas cara a cara para que elas possam compartilhar as melhores práticas entre si e colaborar nas pesquisas dentro de seus SIGs.

O Conselho da EUNIS, em um acordo com a Universidade de Helsinque, planejava sediar o Congresso Anual EUNIS2020 deste ano em Helsinque, Finlândia.

Todos os seus planos iniciais mudaram quando a COVID-19 tomou o mundo. A equipe foi forçada a cancelar o EUNIS2020, mas como receberam muitas reações sobre o cancelamento dos membros do EUNIS, decidiram, em curto prazo, realizar seu primeiro congresso digital em uma "Helsinque virtual". O maior desafio foi proporcionar os mesmos valores da experiência física em um evento virtual.

Gill Ferrell, Gerente de Relações e Líder do SIG de Aprendizagem e Ensino da EUNIS, Anna Pacholak, Gerente de Administração e Comunicações da EUNIS, e Suvi Valsta, da Universidade de Helsinque, assumiram a liderança na organização do evento online com o apoio dos membros do Conselho e amigos da EUNIS que se voluntariaram para participar do Comitê Virtual de Organização e Programação.

Utilizando o Zoom para uma experiência de eventos segura e envolvente

Com base na natureza técnica da organização, a EUNIS já havia avaliado e configurado várias plataformas de videoconferência, como o Zoom, alguns anos antes. O grupo teve que identificar qual solução atenderia às suas necessidades e poderia ajudá-los a executar um congresso virtual bem-sucedido. Como o usuário deveria ser o foco do congresso, a ferramenta tinha que ser a mais intuitiva possível. Por esse motivo, foi decidido que o EUNIS2020 seria sediado no Zoom.

"Nossa equipe trabalhou turnos extras para que o EUNIS2020 na 'Helsinque virtual' pudesse acontecer", disse Pacholak. "A equipe da Zoom nos deu um grande apoio para garantir que os componentes técnicos da conferência virtual fossem configurados corretamente de antemão."

A complexidade e a duração da conferência, e o curto tempo de preparação, não se mostraram um obstáculo para criar uma experiência suave de conferência. A equipe da Zoom trabalhou com a EUNIS para garantir que sua visão ambiciosa se concretizasse, realizando sessões paralelas, aberturas, sessões de mindfulness e condicionamento físico, e coffee breaks, tudo dentro de uma única experiência imersiva. A segurança era uma prioridade máxima e os recursos de segurança na plataforma Zoom Webinars, como senhas, foram ativados para garantir que as sessões acontecessem livres de interrupções.

Ampliando o acesso à EUNIS2020 com o Zoom

Enquanto o evento da EUNIS tem uma média de 350 a 500 participantes no Congresso Anual, eles registraram mais de 600 participantes de 35 países em seu evento virtual, incluindo Indonésia, Austrália e Estados Unidos. As pessoas que inicialmente não poderiam comparecer ao evento devido aos custos ou restrições de viagem, agora poderiam participar do congresso via Zoom.

A taxa de participação de 78% surpreendeu Gill e a equipe: 497 de 640 registrados compareceram. "Estávamos esperando uma taxa de participação em torno de 25%, então, quando vi os resultados, mal consegui acreditar", disse Ferrell.

Durante três dias, mais de 30 sessões individuais foram realizadas virtualmente, incluindo plenários, sessões paralelas e oficinas dos SIGs. Para manter os participantes energizados e engajados, a equipe da EUNIS2020 organizou enquetes durante várias sessões de Zoom Webinars, exercícios de condicionamento físico, sessões de mindfulness e saunas virtuais durante os intervalos.

"As saunas virtuais foram especialmente bem recebidas pelos participantes, pois trouxeram Helsinque e a cultura finlandesa para suas casas. Um participante até participou de uma sauna real", disse Ferrell.

"No jantar de gala virtual do Congresso, estávamos celebrando as pessoas que ganharam os prêmios EUNIS, fazendo brindes e nos divertindo muito", acrescentou Pacholak.

Ferrell destacou o ótimo feedback que receberam dos representantes:

"Com o grande sucesso da EUNIS2020, gostaríamos de experimentar com eventos híbridos utilizando o Zoom para reunir nossos representantes de todo o mundo. Talvez, todos os nossos eventos sejam híbridos no futuro", resumiu Ferrell.