Zoom Rooms を活用しハイブリッドなワークプレイスを実現したサイバーエージェントの活用事例

サイバーエージェントは、「21 世紀を代表する会社を創る」をビジョンに掲げ、新しい未来のテレビ「ABEMA」の運営や国内トップシェアを誇るインターネット広告事業を展開する企業です。

2018 年、サイバーエージェントでは、使用していたテレビ会議システムに関する課題を解決するため、新たなソリューションを探していました。当時、まだ Zoom の日本法人は設立されていませんでしたが、サイバーエージェントでは、常に最新の技術情報をキャッチアップしており、米国での Zoom の評判を聞き、導入の検討を開始しました。

「当時、Zoom と比較できるようなサービスはありませんでした。これまでのシステムと比べて、社内のニーズや啓蒙、利便性を含めて検討したところ、圧倒的に Zoom が使い易かったため、導入を決定しました」と、当時の状況について、全社システム本部 美濃口亮氏は振り返ります。

2018 年末から段階的に、Zoom Rooms の導入を開始し、2019 年のオフィス移転も経て、2020 年のコロナパンデミック以前に、国内外 19 拠点のほぼ全ての会議室をあわせて 200 ライセンス導入しています。

課題

これまで使用していたテレビ会議システムでは、会議室に入ってすぐに使用できないという問題がありました。「メーカの専用機を導入していて、設置済みの一部の会議室でしか使えない、そもそも使い方が浸透していない、会議室に行かないと利用できないなど、利用の前提に制限があり、課題は大きかったといえます。結局、会議室を予約してもテレビ会議がすぐ使えないということで、導入していても使われないケースが多くありました。また、通信品質や音声品質にも課題を抱えていました。」　

管理者側の視点からは、「Zoom Rooms は、既存のテレビ会議システムと違って、Zoom 専用端末だけではなく、選択肢の自由度が高く自社でデバイスを選定できることも利点でした。これにより、会議室の広さ、人数、モニターの大きさのニーズなど、個々の会議室に最適化しやすくなりますし、メンテナンス性も高まります。会議室に導入する際は、PC、タブレット、カメラなど、全て自分たちで選定及び検証の後に、導入しました。」

また、ハードウェアの自由度に加えて、Zoom Rooms を導入し且つ API 連携の機能が提供されていることで、Zoom Meetings の無償アカウントも組み合わせて使うことにより、「テレビ会議を購入するよりも、明らかにコストを下げて導入できる点も評価しています。」

一方で、サービス導入時は、まだ Zoom も一般的に広く知られていなかったため、社内への啓蒙は課題となっていました。「拠点と部門が紐づいていましたので、部門ごとに導入していき、段階的に説明しながら増設してきました。会議室にマニュアルを設置したり、各部署に説明を行ったり、細かく自分たちで全て準備して、導入を進めました。」

導入の成果

2018 年導入当時は、オフィスが点在していましたが、2019 年 3 月に本社を渋谷・宇田川町の「Abema Towers（アベマタワーズ）」に移転し、同年 9 月には「渋谷スクランブルスクエア」に広告事業部を移転。オフィスの集約も進み、Zoom Rooms の活用も進んでいました。

その後、コロナパンデミックにより、一層利用が後押しされ、全社に利用が広まりました。「コロナパンデミックの前までに Zoom Rooms を全ての会議室に導入し、地方や海外のオフィスも含め全社員がいつでもどこでも働けることを前提とした働き方に慣れていたので、トラブルも特になく利用が拡大しました。コロナ禍でのセキュリティのニュースに関連して、社内で心配の声は挙がりましたが、セキュリティ担当者がレクチャーを行ったり、Zoom の新機能を案内したり、利用方法を啓蒙したりすることで対応を行ってきています。」     

また、今後増加が予想されるリアルとオンラインをミックスしたハイブリッドのミーティングに関しても、サイバーエージェントは、いち早く取り組んでいます。「特にハイブリッドミーティングにおいては、Zoom ウェビナー、大規模 MTG のオプションを活用してセミナー用スペースでのオンラインイベントの開催しまた、ソーシャルディスタンスを考慮したデバイスの対応や、リアルな使い方に合わせて、Zoom が発信している技術情報を追いながら、導入の想定を考えながら調整しています。」

     デジタルサイネージも 20 端末程導入し、各事業のサービスのリリース告知などに活用しています。それらの Zoom Rooms アカウントと、Zoom Meetings アカウントを含めて、サイバーエージェントでは、月間 8 〜 9 万の Zoom を活用したミーティングが開催されています。

今後の展望

サイバーエージェントでは、Zoom Rooms を増設したいという要望も引き続き社内から挙がっているため、要望に応じて順次追加を計画しています。それに加えて、「コロナパンデミックの状況によって、使い方が変わって来ますので、それに合わせて連携ツールや利用方法の想定なども考えながら、啓蒙や展開などを行っていきたいと考えています。」