自宅でも受発信できる電話環境へ切り替えたことで社内 DX 推進を後押し

事業分野問わず、業界屈指の技術力を武器に総合エンジニアリング事業を手掛けている千代田化工建設株式会社。豊富なプラント建設実績にて獲得した知見や技術を生かし、プロセスプラントや社会インフラ整備の事業計画から設計・調達・建設、運転・保守まで一貫してサポートする「プロジェクト・ライフサイクル・エンジニアリング」を展開しており、加速する脱炭素社会のトレンドを見据えながら、エンジニアリング総合力と社会実装力をもって、さらなる事業成長に向けた事業を推進しています。

そんな同社では、2019 年 7 月にデジタルトランスフォーメーション本部を設置し、4 つの基本戦略を掲げて全社デジタル変革を強力に推し進める“千代田 DX ビジョン”を策定、全社的な DX への取り組みを加速させています。その基本戦略の 1 つである「コーポレートデジタル変革」においては、コーポレートビジネスマネジメントの強化や人財管理の高度化を図りながら、コラボレーション業務環境の整備を進めていますが、実は千代田 DX ビジョンを掲げる以前から、現在の Microsoft 365 を全社的に展開するなど先進的な取り組みを推進してきた経緯があります。

「セキュアな環境を維持したまま、どこからでも情報資産にアクセスでき、円滑なコミュニケーションが可能な環境を 2017 年ごろから整備してきました。Skype for Business にて提供されてきた時代から、メールやチャットなども含めたコラボレーション環境を活用してきたのです」と IT マネジメント部 北沢 浩之氏は説明します。（2022 年 3 月当時）

そんな折、利用してきた IP-PBX 環境刷新のタイミングを迎え、従来の電話環境を大きく切り替えることを決断。そこで採用されているのが、クラウド PBX として活用できる Zoom Phone です。

事業継続の観点も踏まえ、社内 DX 推進を推し進めるためのクラウド PBX に注目

もともと同社では、自社管理下のデータセンターに IP-PBX を設置し、社内全体の電話網を整備していました。この IP-PBX が保守切れを迎えるなかで、新たな電話環境を整備することに。全社的な DX 推進の流れもあり、従来と同じ IP-PBX を導入するのではなく、テレワーク環境においても利用できる新たな音声基盤への刷新が求められました。

「Microsoft Teams での Web 会議利用によって PC でのコミュニケーションにも慣れてきていました。そこで、固定電話を中心とした電話環境ではなく、PC 上で外部のお客さまやパートナーとコミュニケーションできるクラウド PBX の環境が最適だと考えたのです」と北沢氏は当時を振り返ります。もちろん、秘書室や総務、人事など頻繁に外部との連絡を行う部署に対する懸念を解消すべく、固定電話にも対応可能なソリューションであることが前提でした。

「ロケーションに依存しないことはもちろん、現場からは従来の電話番号はそのままに、IP 電話機で実現していた機能は踏襲して欲しいという要望が強く寄せられていました。クラウド PBX として代表電話機能や転送機能などが実装できるものが必要だったのです」と語るのは、同部 新長 英年氏です。

クラウド PBX として第三者機関が評価するリーダークラスのサービスを軸に、数十ものサービスを候補に挙げて数社に絞り検討をかさね、最終的に Zoom Phone を選定しました。

「個人でも広く利用されている Zoom であれば、使いやすさの面ではメリットが大きい。ただし、PBX に関する実績がないことに関する懸念は確かにありました」と北沢氏。

それでも、単にラインセンス販売のみで十分な導入支援が得られにくいサービスや使い勝手に課題のあるサービスを選択するよりは、コミュニケーション専業ベンダである Zoom であれば、将来的な機能拡張が進み、コミュニケーション環境として最適なものが整備できるという期待が持てたと語ります。

使い勝手の面もさることながら、特に重視したのが BCP という視点でした。「メールやチャット、Web 会議などコミュニケーションの基盤となっていた Microsoft 365 に全て集約してしまうと、事業継続の観点から被害が大きくなる可能性も。BCP という視点でも Zoom Phone に期待したのです。」（新長氏）

他のクラウド PBX で試算した場合、対応する IP 電話機が高額な機種に限定されてしまい、結果として全体的な投資が大きくなってしまうことも懸念されました。「周辺のメーカーが Zoom 対応の機器を提供するため、選択肢も広くコストも抑えられる点は大きかった」と新長氏。実は会議室にテレビ会議の専用端末を導入していますが、Zoom であれば汎用的な機器での刷新も可能になるため、将来的な刷新時にもメリットがあると判断したのです。

新たなハードウェアとしては、既存の電話番号を変更せずに公衆回線網に接続できるセッションボーダーコントローラが中心で、Zoom Phone であれば初期投資も最小限で移行できると判断。「クラウドのため、どうしてもうまくいかない場合は、別のクラウド PBX に切り替えるという手段もある。リスクをおさえながら迅速に移行できるという、クラウドサービスのメリットが生かせると考えたのです」と北沢氏は語ります。

その結果、これまで IP-PBX を中心に構築されていた電話環境を刷新し、Zoom Phone を中心としたクラウド PBX への移行を実施したのです。

運用保守の面でも 1,000 万円超のコスト効果、初期費用は  10 分の 1 以下に圧縮

現在は、国内のグループ会社含めて 4,000 を超えるライセンスを活用し、PC を中心にスマートフォンでも利用できる電話環境を整備しており、役員や秘書室、総務部など一部の環境には IP 電話機を払い出している状況です。使い方に関しては、現場ごとに要件をヒアリングし、1つの電話番号で部内全員がピックアップできる代表電話をはじめ、役員に代わって秘書が対応する代理応答機能、通話転送など、従来固定電話で行ってきた機能は全て Zoom Phone で代替えすることに成功しています。会議室に設置する Zoom Rooms については当初検討したものの、テレワークによって会議室利用の頻度が下がったことで導入していません。今後会議室の利用頻度が高まってくれば、検討することも視野に入れていると語ります。

Zoom Phone に切り替えたことで、電話代はそのままに、ライセンス使用料をおさえながら IP-PBX の維持コストがなくなり、電話機を含めずとも年間 1,000 万円ほどはコスト削減を実現している状況です。使い方などの説明会を実施したものの、以前から多くの従業員が個人的に利用している Zoom アプリだけに、迷わず使えているなど教育でも負担なく運用できています。

「以前従業員にアンケートを実施しましたが、好意的な意見が多く寄せられています。 Web 会議でも利用するヘッドセットなどのノイズキャンセリングに関する意見は一部あるものの、電話も含めて柔軟な働き方に適したコミュニケーション環境が整備できたことは非常に大きい。」（新長氏）

ZVC JAPAN については、インテグレーションを実施する構築ベンダとともに支援体制を整備し、3 社で緊密に連携しながら安定稼働に向けて手厚くサポートした点を高く評価します。ソリューションを決定してからわずか 4 か月足らずで、ユーザへの要件ヒアリングや各種調整、そして最終的に本稼働にこぎつけることができたのは、クラウドサービスで環境が整備できたことはもちろん、強力な支援体制があったからこそだと北沢氏。

「単なるライセンス販売ではなく、きちんと動かして安定稼働させるまで支援いただける体制をとっていただき、当初抱いていた実績面での不安も払しょくできました。我々にとっても挑戦的なプロジェクトでしたが、無事に稼働させることができて感謝しています。」（北沢氏）

Zoom Rooms など Zoom Phone 以外のソリューションにも期待

今後については、出社が増えてくるなかで社内にある会議室でのミーティングが増えていくことが予測されており、大画面でホワイトボードなどを駆使できるようなツールへの移行などについても検討を進めていきたいと語ります。

国内のグループ会社においては Zoom Phone を展開していますが、日本とつながりの大きいフィリピンなどの海外拠点に関しては、社内に展開している Microsoft Teams を中心に整備されたミーティング環境を継続して利用していく考えです。なお、日本のメンバーが海外に赴く際には、Zoom Phone をベースにした電話環境が利用できるようになっています。

Zoom のソリューションについては、外販部隊が外部向けのセミナーに Zoom Webinar を活用しているなど、電話以外の用途にも Zoom が広がりつつあります。

「社内向けの研修などにはすでに購入済みの Microsoft Teams を使い、ブレークアウト ルームなどの機能も活用しています。使い勝手の面で要望が大きくなれば、Zoom Meetings のライセンスを増やしていくことも検討していくことでしょう。」（北沢氏）