Zoom だから実現できた「全社的なオンラインコミュニケーション」

株式会社 ＤＴＳ (以下、 ＤＴＳ )は、東証プライム上場の SIer です。1972年の創業以来、金融、通信、公共など幅広い業界に IT サービスを提供してきました。 50 年を迎えた 2022 年には、新たな中期経営計画を策定。 2030 年にありたい姿として「期待を超える価値を提供するためにチャレンジし続ける企業へ」(「 Vision2030 」)を掲げ、ビジネスモデルの進化と ESG 経営の推進に取り組んでいます。また、近年では、社内外に向けた DX に力を注いでおり、顧客企業への DX ソリューションの展開だけでなく、社内の DX にも注力。情報システム部と DXを中心的に推進するデジタルソリューション事業本部 が連携し、全社的なゼロトラスト環境の導入を進めるなど、組織変革にものぞんでいます。

 

限定的な導入では、テレワーク下でも Web 会議ツールが浸透しなかった

社内外の双方向に DX を打ち出し、デジタル時代を牽引する ＤＴＳ ですが、意外にもコロナ禍における対応では試行錯誤が続いたといいます。

2020 年春ごろ、同社は「出社率の7割削減」を目標にテレワーク制度を導入、社内の VDI 環境を整えました。それに伴い、ある Web 会議ツールを約 300 アカウント購入し、課長以上の役職者に権限を付与。テレワーク下での社内コミュニケーションの手段として活用を図りました。しかし、管理職を中心としたアカウントの付与は、社内コミュニケーションのオンライン化には寄与しませんでした。導入範囲が限定的であるため、 管理職同士の会議などにのみ利用され、社員間のミーティングや日常的な打ち合わせには活用されなかったのです。一部、部門ごとに契約した Web 会議ツールを利用する社員はいたものの、ほとんどの社員はテレワーク下においても電話やメールなど、旧来的な手段でコミュニケーションを続けました。この状況は、円滑な組織運営を阻害しており、経営上の課題となっていました。

テレワークに移行して約 1 年が経過したころ、 ＤＴＳは状況の改善を図るため、 Web 会議ツールの見直しに乗り出します。 Web 会議ツールの全社展開による、社内コミュニケーションの全面的なオンライン化を目指しました。

全社導入でもアカウント費用を抑えられる「アクティブホストプラン」で導入コストを 7 割削減

ＤＴＳ は情報システム部のメンバーを中心に、 Web 会議ツールの選定に着手しました。Zoom を含めた複数のベンダーから提案を受け、製品の機能やメリットをリサーチ。最終的に 3 製品での比較検討を実施し、 Zoom Meetings の導入を決めました。選定に携わった情報システム部 担当課長の福元真氏は、導入の決め手としてまず「大幅なコスト削減効果」を挙げます。

「すでに一部で利用していた Web 会議ツールをそのまま全社展開することも検討したのですが、その場合、アカウントを全社員分購入しなければならず、莫大な費用がかかってしまうことが分かりました。一方、Zoom からは、有償ライセンスを提供するユーザ数に対して課金数を最小限にする事を可能にする『アクティブホストプラン』というものを提案してもらいました。これなら費用を抑制しながら全社展開が可能だと考えたのです。選定時に試算したところ、 Zoom Meetings をアクティブホストプランで導入すれば、既存ツールを全社展開する場合と比較して約 7 割のコスト削減が見込めました。このコスト削減効果は驚異的で、選定の大きな決め手でした。また、Zoom Meetings は、有償アカウントと無償アカウントを同一アカウント内に混在させてもアカウント管理、運用に支障がないこと、VDI経由の利用でもストレスがないこともポイントになりました」(福元氏)

また、福元氏は「Web 会議にもワンクリックで移行できるチャット機能が標準であること」も導入を大きく後押ししたと話します。以前、 ＤＴＳではチャット利用を社内規則で禁止しており、テキストコミュニケーションの手段はメールに限られていました。しかし、コロナ禍における社内コミュニケーションの全面的なオンライン化には、 Web 会議ツールとチャットを柔軟に連携できる環境が必要だと判断したのです。

Zoom Meetings の導入に向け、 ＤＴＳは 2021 年 3 月から導入プロジェクトを開始します。情報システム部のメンバー 5 名でプロジェクトチームを組成し、システム導入のほか、社内規則の変更、アカウント権限の振り分け、既存アカウントの処理、社員向け教育など、多岐に渡る作業を進めていきました。導入プロジェクトのリーダーを務めた情報システム部 プロジェクトリーダーの下條皇治氏は、幅広い範囲に及ぶプロジェクトのなかで Zoom の Customer Success Manager （ CSM ）のサポートが、大いに役立ったと振り返ります。

2021 年 5 月、 ＤＴＳは当初計画した通りのスケジュールで Zoom Meetings と Zoom Team Chat の運用を開始しました。事前の想定通り、社内からの問い合わせはしばらく続いたものの、プロジェクトチームと CSM の速やかな連携により、大きな支障を来すことはありませんでした。その後、 ＤＴＳは、 Zoom Meetings の活用を通じ、社内コミュニケーションのオンライン化を急速に推し進めていきます。

Zoom の全社展開を実現。利用率は急速に伸び、導入 2 年後の目標値を約 1 年で大幅に上回る

導入から約 1 年が経過した現在、 Zoom Meetings と Zoom Team Chat は、 ＤＴＳ の社内コミュニケーションを支えるインフラに成長しています。導入後の定着スピードは急速で、福元氏も「事前に想定していた以上に素早く社内に浸透しました。社員の利用率も日に日に伸びています」と驚きの声を漏らします。事実、導入時に目標としていた 2 年後の利用率はすでに達成され、現在では目標値を 20 〜 30 % 上回っているといいます。

これにより、 ＤＴＳ では、社内コミュニケーションの全面的なオンライン化が推進されています。役職の上下に関係なく、誰でも簡単に Web 会議やチャットができる環境が実現し、テレワーク下でも Face to Face と遜色ないコミュニケーションが可能になりました。また、 Zoom Team Chat のチャンネル機能を活用することで、部署ごとやプロジェクトごとのコミュニケーションも容易になり、特定のメンバー間での情報共有やコラボレーションも促進されています。

下條氏は「以前は、こうした特定メンバー間でのコミュニケーションはメーリングリストで行っていましたが、メーリングリストの申請や作成にかかる手間を忌避して、利用を避ける社員も少なくありませんでした。しかし、現在では、ほとんど手間なく、部署ごとやプロジェクトごとの情報共有を行えます」と、 Zoom Team Chat 導入による効果を語ります。

一方、情報システム部 担当部長の本田雅広氏は「もはや導入効果を定量的に測定する必要がないほど、Zoom 全社導入の効果を実感しています」として、 Zoom Meetings と Zoom Team Chat が社内のエンゲージメント向上に効果を発揮しているのではないかと指摘しました。

「これほど安価で、手厚いサポートが受けられるサービスは知らない」

今後、 ＤＴＳ は、 Zoom Meetings と Zoom Team Chat の活用範囲をさらに広げ、社内コミュニケーションを可能な限り Zoom 上に移行していく方針です。現在は緊急時の社内一斉連絡を Zoom Team Chat で行う計画を進めているほか、長期的にはすべてのテキストコミュニケーションを Zoom Team Chat に移行し、メールの廃止も検討しているといいます。

最後に、 Zoom ソリューションへの総合評価について聞くと、福元氏はコストパフォーマンスの良さを強調。特に、 CSM のサポートについて「まったく不満はありません」と極めて高い評価を与えました。

「正直なところ、同程度の費用を支払っていても、これだけ親身にサポートをしてくれるクラウド・サービスはありません。特に、 CSM の方のスピーディーで丁寧な対応には常日頃から感謝しきりです。これだけのサービスを安価で導入できたのは大きな成果でした。おそらく、今後、コロナ禍が落ち着いても、以前のような働き方に戻ることはないと思います。これからもテレワークが中心の働き方は変わらないでしょうし、Zoom のソリューションは、弊社にとって無くてはならないものであり続けるはずです。そうした長期的な利用を見据えるうえでも、充実したサポートは非常に心強いと感じています」（福元氏）。