En deux semaines seulement, les Rencontres cliniques du printemps (Spring Clinical Meetings) sont passées en ligne grâce à Zoom

Passer de grands évènements en personne à des évènements en ligne n’est pas chose facile, mais la National Kidney Foundation (NKF) nous a montré que cela était possible, en transformant en quelques semaines seulement son évènement phare en une conférence virtuelle sécurisée, couronnée de succès à l’aide de Zoom.

Les Rencontres cliniques du printemps de la National Kidney Foundation, organisation à but non lucratif, sont une conférence annuelle visant à fournir une formation, agréée et non-agréée, à plus de 3 000 professionnels dans le secteur de la santé rénale. L’évènement propose des parcours d’apprentissage aux néphrologues, aux infirmiers et techniciens des services de dialyse, aux auxiliaires médicaux, aux infirmiers praticiens, aux pharmaciens, aux travailleurs sociaux, aux coordinateurs de transplantation et aux diététiciens spécialisés en nutrition rénale.

La conférence des Rencontres cliniques du printemps permet en définitive :

• aux personnels soignants de continuer à obtenir des crédits de formation continue ;
• aux chercheurs à présenter et discuter de leurs derniers travaux de recherche ;
• de saluer les individus qui ont apporté des contributions significatives au domaine de la maladie rénale ;
• aux fabricants de dispositifs médicaux, aux entreprises pharmaceutiques et à des organisations à but non lucratif de présenter leurs derniers produits et services.

La pandémie de COVID-19 se propageant dans le monde, l’organisatrice, Jessica Joseph, savait que l’évènement ne se tiendrait pas comme prévu à la Nouvelle-Orléans.

« Nous avions le sentiment de devoir faire quelque chose pour ne pas perdre toute une année de planification d’un contenu très important », déclare Joseph, première vice-présidente des activités scientifiques, qui organise les Rencontres cliniques du printemps de la NKF depuis 16 ans. « Les cliniciens doivent constamment obtenir des crédits de formation dans leur domaine d’expertise, s’ils ne veulent pas perdre leur certification. Nous contribuons à faciliter leur accréditation permanente. Plus important encore, les Rencontres cliniques du printemps aident les cliniciens à proposer les traitements les plus récents et à soigner des patients à tous les stades d’une malade rénale ».

« C’est un évènement primordial pour notre communauté clinique et un moyen important de collecter des fonds pour la Fondation », affirme Longino. « Il devait absolument avoir lieu ».

Alors que la conférence du 26-29 mars était menacée d’annulation, Jessica Joseph et la National Kidney Foundation ont montré que les organisations innovantes pouvaient rapidement s’adapter aux défis que posent la pandémie COVID-19.

Le passage à une conférence virtuelle

Quelques semaines seulement avant l’évènement prévu et dans le contexte d’une crise de santé publique progressant rapidement, Joseph et son équipe ont dû décider si l’évènement serait maintenu. Les patients dialysés courent un plus grand risque en matière de COVID-19, et leurs soignants ne pouvaient se rendre à la Nouvelle-Orléans – l’une des villes les plus touchées par le virus aux États-Unis – sans risque de créer des mini-épicentres à travers le pays.

Le 9 mars, Joseph a décidé d’organiser l’évènement en ligne et l’a annoncé aux participants le 10 mars. L’équipe de la NKF a contacté Zoom le lendemain pour déterminer comment procéder.

« Nous utilisions Zoom Meetings en interne depuis un moment, nous les avons donc contactés. L’équipe de Zoom nous a vraiment aidés à comprendre ce qu’il était possible de faire », affirme Joseph.

NKF a acheté plus d’une douzaine de licences Zoom Webinars pour l’évènement et prévoyait d’utiliser Zoom pour organiser toute la conférence exactement comme elle l’aurait fait pour la conférence en personne (mêmes parcours, mêmes sessions et même fuseau horaire).

« Nous avons utilisé les webinaires pendant tout l’évènement, mais si on nous avait informés à temps qu’une session voulait organiser des séances en petits groupes, nous aurions facilement pu le programmer sous forme de Zoom Meeting et utiliser la fonctionnalité des Salles de répartitions », explique Joseph.

Communiquer aussi rapidement que possible la nouvelle logistique associée aux Rencontres cliniques du printemps n’a pas été chose facile, note joseph, mais la planification et la préparation préalables ont contribué à atténuer le problème.

« Beaucoup doutaient que l’évènement puisse être organisé (en ligne), en particulier les intervenants qui étaient habitués à faire leurs présentations devant une salle pleine de monde », dit-elle. « Une fois tous les Identifiants Zoom Webinar configurés, nous avons programmé les intervenants et envoyé les invitations du calendrier avec des liens d’intervenant uniques pour chaque présentateur. Nous avons également planifié et effectué des répétitions pour les symposiums sponsorisés par des entreprises et les sessions d’ouverture pour nous assurer que tout le monde avant testé la fonctionnalité des Q. et R., le partage d’écran et que leurs microphones fonctionnaient ».

La Fondation a également utilisé la fonctionnalité Organiser un sondage de webinaire pour au moins 60 % des sessions afin d’évaluer les niveaux de connaissance, l’intérêt pour certains domaines et encourager le débat. Ce type d’interaction est non seulement un bon moyen de garantir la participation et l’apprentissage des individus, mais il s’agit aussi souvent d’une exigence.

« Pour la formation médicale des pharmaciens, par exemple, nous devons disposer de stratégies d’apprentissage actif intégrées », déclare Joseph. « Et l’organisation de sondage est l’outil idéal pour y parvenir ».

Les avantages de la plateforme virtuelle

Selon Joseph, les Rencontres cliniques du printemps virtuelles ont présenté des avantages certains pour les participants et même pour les non-participants :

• Augmentation de la capacité d’exposition : Une entreprise pharmaceutique ne peut présenter ses produits qu’à 50 personnes dans un salon d’exposition en personne dans le cadre de la Vitrine des exposants. Alors que 175 à 250 personnes participaient à des sessions comparables dans ce que l’on a rebaptisé le Théâtre virtuel des produits.
• Amélioration de l’enregistrement : La Fondation a pu enregistrer et publier les sessions en ligne beaucoup plus rapidement et de façon plus économique grâce à Zoom. Auparavant, les équipes enregistraient quelques sessions de conférence seulement.
• Davantage de possibilités d’obtention de crédits : Tous ces enregistrements signifiaient que davantage de personnes pouvaient accéder aux sessions et obtenir leurs crédits de formation en ligne. La NKF a maintenu les inscriptions ouvertes jusqu’à fin avril pour prolonger les possibilités d’obtenir des crédits de formation.
• Élargissement de l’accès : Une fois la décision d’organiser l’évènement en ligne prise, NKF a autorisé quiconque souhaitait regarder les sessions à le faire sans s’être inscrit à la conférence. (Les participants devaient tout de même s’inscrire à la conférence pour obtenir les crédits de formation).

« Nous avons reçu des retours formidables des participants, et même les intervenants qui étaient initialement sceptiques ont été impressionnés par le niveau d’interaction et le déroulement sans heurt », affirme-t-elle. « Quelqu’un a même dit : ‘On dirait que cette conférence était faite pour être virtuelle’ ».

Et lorsqu’on lui demande quelles sont les préoccupations en matière de sécurité d’un évènement virtuel, Joseph explique que les perturbations ne posent pas de problème grâce à la nature de la plateforme de Zoom.

« Zoom Webinar est intrinsèquement protégé contre les perturbations car seuls nos intervenants pré-sélectionnés disposent de capacités audio/vidéo », précise-t-elle. « De plus, Zoom fournit plusieurs paramètres administrateur qui nous permettent de surveiller et limiter la fonctionnalité de Chat en cas de problème. J’aime la possibilité de pouvoir gérer le contrôle des paramètres de manière flexible en fonction des besoins de mon programme ».

‘Réagir, s’adapter et délivrer’

Longino indique que l’évènement de quatre jours a enregistré une hausse de 11 % de la participation par rapport à l’année précédente, avec 3 583 participants auxquels ont été présentés virtuellement 130 sessions, et 338 présentateurs, dont Eric D. Hargan, le Secrétaire adjoint du ministère américain de la Santé et des Services aux personnes en tant qu’intervenant en plénière.

Hargan a pu fournir des rapports détaillés sur les progrès de la récente Advancing American Kidney Health initiative (Initiative d’amélioration de la santé rénale aux États-Unis) ainsi que des mises à jour opportunes sur la réponse au COVID-19, ce qui ne se serait peut-être pas produit sans l’action rapide de Jospeh et de l’équipe de la NKF.

Longino affirme qu’il est possible de réussir le passage à une conférence virtuelle, mais y parvenir dans un si bref délai témoigne de la capacité d’adaptation rapide du personnel de la NKF, des équipes à rester concentrées sur l’objectif ainsi que de l’implication des bons partenaires.

« Dans notre secteur des organisations cliniques sans but lucratif, nous n’avons jamais vu une telle chose se produire, et certainement pas à cette échelle », déclare-t-il. « Nous avons pu réagir, nous adapter et délivrer une réunion virtuelle de cette ampleur grâce à Zoom ».

Il ajoute : « Notre évènement s’est déroulé sans aucun problème, et nous n’avons reçu que des retours positifs. Tout le processus d’ajout de comptes et l’assistance que nous avons reçue de Zoom étaient tout simplement remarquables. La technologie Zoom et l’équipe de Zoom nous ont aidés à réussir le transfert de nos Rencontres cliniques du printemps vers une plateforme virtuelle ».

Étant donné le nombre plus élevé de participants sur la plateforme virtuelle, Joseph déclare envisager un évènement hybride virtuel/en personne pour les Rencontres cliniques du printemps 2021 à Orlando.

« Pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer ou prendre des jours de congé, c’est un excellent moyen d’obtenir les crédits de formation dont ils ont besoin », explique-t-elle. « Le secteur de la formation médicale et le monde de la recherche médicale pourraient de manière générale tirer parti d’une flexibilité accrue. À l’heure actuelle, il y a des médecins, des infirmiers et des cliniciens en première ligne qui luttent contre le coronavirus, et certains ont dû annuler leur participation à cette conférence car leur ville était particulièrement touchée par le virus. Les plateformes qui permettent à la communauté médicale d’être accessible en ligne représentent l’avenir ».

Organisez votre évènement virtuel avec Zoom

La National Kidney Foundation (NKF) illustre parfaitement comment le passage d’un évènement en personne à un évènement virtuel peut être mené avec succès et souplesse à l’aide de Zoom. Vous pouvez lire la publication LinkedIn de Jessica Joseph écrite pour son compte « from the trenches » sur ce que le transfert des Rencontres cliniques du printemps du monde physique au monde virtuel a demandé.Vous pouvez également consulter notre article d’aide sur Zoom Meetings versus Zoom Webinar pour vous aider à déterminer la meilleure solution pour votre conférence virtuelle.

Pour consulter un guide pas-à-pas pour organiser avec succès une conférence en ligne ainsi que des conseils quant à la façon de gérer une conférence virtuelle, voir notre « Votre guide ultime pour planifier et organiser des événements virtuels » (Guide ultime pour planifier et organiser des évènements en ligne) préparé par des experts en matière d’évènements et de technologies de Zoom.