Les solutions de Zoom pour faciliter les soins aux patients et le développement des employés au Moffitt Cancer Center

« La mission de Moffitt est de contribuer à la prévention et à la guérison du cancer », nous explique John McFarland, directeur principal de la gestion technologique et commerciale du Moffitt Cancer Center. Et si l’organisation basée à Tampa, en Floride, est réputée pour ses équipes médicales et de recherche, ses équipes technologiques et informatiques jouent également un rôle important dans la mission du Moffitt.

Compte tenu de l’évolution de la technologie et des soins, il est essentiel que les médecins, les infirmières, les spécialistes, les laboratoires et tous ceux qui participent aux soins d’un patient puissent communiquer et collaborer efficacement. C’est pourquoi, selon John, Moffitt a décidé d’évaluer sa stratégie de communication et de rechercher de manière proactive une approche axée sur le mobile et la vidéo pour toute l’organisation.

« De nombreuses personnes utilisaient toute une série de solutions différentes pour essayer de faire exactement la même chose », explique-t-il. « Notre objectif était donc de trouver une plateforme unique et unifiée pour relier nos appareils d’utilisateurs finaux, la technologie mobile et nos salles de conférence dans le but de créer une expérience unique et unifiée pour notre communauté. »

Consolidation des solutions de communication

Il était absolument nécessaire de remplacer toutes ces solutions disparates par une plateforme unique pour renouer les liens entre les différents sites. Moffitt a éliminé un grand nombre de ces solutions et s’est conformé à la loi HIPAA grâce à Zoom.

« Pour nous, la conformité avec la loi HIPAA est un élément extrêmement important de toute plateforme de communication », explique John.

Moffitt a installé Zoom pour 6 000 personnes dans toute la structure en seulement deux semaines et utilise presque toutes les fonctionnalités de la plateforme : Zoom Meetings & Team Chat, Zoom Webinars, et Zoom Rooms. John nous explique aussi que ses équipes sont en train de mettre en place Zoom Rooms dans toute l’organisation.

« Nous remplaçons tout le matériel existant dans nos salles de conférence par du matériel compatible avec Zoom », explique-t-il, « et nous n’avons plus qu’une seule plateforme à prendre en charge ».

« Le déploiement de Zoom s’est avéré très simple », affirme Frankie Del Rosario, responsable des communications unifiées chez Moffitt, et cela vaut également pour Zoom Rooms. « S’il s’agit d’une de nos salles de conférence de petite ou moyenne taille, nous pouvons le faire nous-mêmes. Ça prend littéralement 30 minutes. »

Outre l’expérience utilisateur fluide offerte par Zoom, le directeur des communications unifiées de Moffitt, Doug Blankenship, se réjouit de la façon dont Zoom permet de mettre en relation les équipes de pathologie et de chirurgie de manière plus efficace.

« Ils pourront collaborer les uns avec les autres en temps réel pendant que le patient est sur la table d’opération », explique-t-il. « Cette solution permet de diminuer le temps pendant lequel le patient est sous anesthésie et offre un meilleur moyen de communication avec nos pathologistes et nos équipes d’opération. »

Le rôle de Zoom dans le développement des employés

Zoom a également un effet positif sur d’autres services de Moffitt. Stacey Johnson est spécialiste du développement organisationnel chez Moffitt, et une grande partie de son travail est axée sur l’éducation, la formation et le développement de carrière des employés.

« Nous fournissons à l’ensemble de l’organisation divers services, notamment en matière de développement professionnel, de développement de carrière, d’orientation des nouveaux employés et d’enquêtes sur l’engagement », indique-t-elle. « Nous avons différents campus répartis sur plusieurs sites. L’équipe utilise donc beaucoup Zoom pour collaborer avec d’autres personnes et créer des ateliers virtuels pour développer et perfectionner les membres de l’équipe. »

Stacey nous a donné quelques exemples d’utilisation de Zoom par l’équipe de développement organisationnel de Moffitt :

• Ateliers de formation : « Notre équipe de prévention des infections participe maintenant à l’orientation des nouveaux employés par le biais de Zoom, au lieu d’organiser cette activité en présentiel. Ils n’ont pas à se déplacer, ils peuvent contrôler les diapositives de la présentation et ils ont la possibilité de participer depuis un autre campus. Les présentateurs virtuels ont également une vue sur le public, et ils peuvent voir qui pose des questions. »
• Formations « Jeopardy! » : « Les superviseurs se réunissent lors d’une session de webinaire Zoom, se familiarisent avec les ressources et participent à un examen interactif inspiré du jeu télévisé “Jeopardy!”. Ils peuvent virtuellement lever la main et utiliser le chat pour poser des questions et y répondre. »
• Dépannage interne : « Nous avons utilisé une nouvelle plateforme pour notre enquête sur l’engagement des employés, et nous avons pu dépanner les problèmes des utilisateurs grâce à Zoom. Les chefs de service pouvaient partager leurs écrans via Zoom et nous pouvions les aider à se connecter et à naviguer sur la nouvelle plateforme, les aider à partager les données, etc. »

Stacey ajoute : « Avec Zoom, il y a tellement de façons différentes d’impliquer les membres de notre équipe sans avoir besoin d’une salle de classe. Même les personnes qui ne sont pas très au fait de la technologie n’ont pas peur d’utiliser Zoom, car c’est une outil très facile à prendre en main » 

 Voici quelques-unes des fonctionnalités spécifiques de Zoom que Stacey apprécie :

• La possibilité de s’envoyer des messages instantanés et de prendre des notes directement dans le chat Zoom
• La fonctionnalité de recherche qui permet de retrouver plus rapidement des anciennes conversations
• Le tableau blanc, pour collaborer lorsque tout le monde ne peut pas être dans la même pièce, et la possibilité d’envoyer les notes du tableau blanc par e-mail après la réunion

Des utilisateurs très satisfaits et une assistance renforcée à l’hôpital

Selon Doug Blankenship, une enquête interne menée par Moffitt sur la plateforme Zoom a révélé un taux de satisfaction extrêmement élevé.

Stacey Johnson a évoqué le rôle essentiel que jouera Zoom dans le développement futur de l’organisation, notamment en ce qui concerne ses objectifs de transformation numérique dans le cadre du plan stratégique « Impact 2028 » de Moffitt. 

« L’inclusion est l’une de nos valeurs fondamentales », explique-t-elle, « et nous essayons d’inclure autant de personnes que possible dans certains de nos programmes. Historiquement, notre organisation était plutôt axée sur les salles de classe, mais Zoom nous permet de progresser sur le plan numérique comme jamais auparavant. Grâce à Zoom, les murs ne sont plus une barrière et nous pouvons assister plus efficacement l’hôpital et tout son personnel. »