IT-Security Hersteller OctoGate setzt auf die gesamte Zoom-Plattform

OctoGate ist ein deutscher Firewall-Hersteller, der sich auf die Entwicklung moderner Sicherheitslösungen spezialisiert hat. Mit langjähriger Erfahrung in Wirtschaft und Bildung schützt das Unternehmen Netzwerke von Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Organisationen und hilft, den Datenverkehr effizient zu verwalten. Seit über 10 Jahren ist das ostwestfälische Unternehmen mit Sitz in Paderborn unter anderem mit der schulfirewall.de im Bildungssektor tätig.

Die Firewall-Lösungen bieten umfassenden Schutz vor Angriffen, schädlicher Software und Datenlecks. Zusätzlich zu WLAN, VPN, mobilen Geräten und Cloud-Services bietet OctoGate eine ganzheitliche, sichere Netzwerkinfrastruktur. Darüber hinaus liefert OctoGate umfassenden Herstellersupport. Als deutscher Hersteller verfolgt OctoGate höchste Datenschutzstandards, ist Mitglied des deutschen IT-Sicherheitsverbands TeleTrust und Träger des „IT Security made in Germany“ Siegels.

Einstieg mit Zoom Phone

Zoom überzeugte OctoGate mit Zoom Phone. Bereits vor der Pandemie war das Unternehmen auf der Suche nach einem Anbieter , der die Anforderungen des damals noch stark telefonorientierten OctoGate-Kundensupports erfüllte.

Das Schalten von IVRs, Warteschleifen, ein cloud-basiertes System waren Features, die OctoGate benötigte, aber auf dem Markt zunächst vergeblich suchte – und bei Zoom fand.
“So weit waren die Mitbewerber im Bereich Telefonie noch lange nicht. Bei Zoom Phone haben wir diese Features schon damals gefunden”, sagt Frank Menne, Geschäftsführer von OctoGate. “Gleichzeitig haben wir schon weiter gedacht und Chat und Videotelefonie im Blick gehabt. Schritt für Schritt haben wir so die Stärken der gesamten Zoom-Plattform entdeckt”.

OctoGate setzt auf (fast) die gesamte Zoom-Plattform

Heute arbeitet OctoGate mit einer breiten Palette von Produkten der Zoom-Plattform. Neben Zoom Phone nutzt das IT-Sicherheitsunternehmen auch Zoom Meetings, Team Chat, Zoom Webinars und Zoom Contact Center. Denn: Frank Menne wünscht sich in seinem Unternehmen eine Kommunikation, “die agil, effizient und nahtlos ist”.

Ein Drittel der 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Paderborn arbeiten remote, in Entwicklung, Vertrieb, Marketing, Support und Verwaltung. Dokumente schnell im Chat austauschen, statt sie per Mail zu verschicken, vom Telefonat schnell zum Videocall wechseln, Ideen am Whiteboard skizzieren und den Bildschirm mit Entwickler-Kollegen teilen – “Kommunikation bei OctoGate muss smart sein. Je mehr Zoom, desto weniger E-Mails. Und das ist gut so.”

Enge Zusammenarbeit braucht reibungslose Kommunikation – zwischen den Mitarbeitern intern, mit Kunden und Partnern außerhalb des Unternehmens. “Für mich ist es wichtig, nicht viele verschiedene Tools im Einsatz zu haben. Die Zoom-Plattform ist unser primäres Werkzeug während des gesamten Arbeitstages. So stellen wir sicher, dass keine Informationen verloren gehen,” sagt der Geschäftsführer.

Kundenanfragen lösen per Zoom Contact Center

Für die Kundenkommunikation setzt das Unternehmen auf das Zoom Contact Center. Die CX-Lösung erkennt, ob der Kunde eine Frage an Support oder Vertrieb hat und kann die Anfrage entsprechend leiten. Dabei spielt für Menne die kontinuierliche Weiterentwicklung des KI-gestützten virtuellen Agenten von Zoom eine große Rolle, dank dem auch komplexe technische Kundenanfragen über das System gelöst werden können.
Neben der Webseite setzt OctoGate setzt auch in seinen Produkten auf Zoom Contact Center. “Wer bei OctoGate Firewalls oder Jugendschutzgeräte kauft, hat im Supportfall als Administrator über das Contact Center den direkten Draht zu Octogate”, sagt Menne.

Unterstützung erhielt das Unternehmen durch die Entwickler von Zoom. Um Zoom Contact Center in die eigenen Produkte zu integrieren, nahm Zoom die notwendige technische Anpassung für das Unternehmen zügig vor. Innerhalb von zwei Monaten konnte OctoGate seinen Support-Chat im Produkt ausrollen. “Das ist in der Produktentwicklung keine Selbstverständlichkeit”, weiß Menne. Menne, selbst Experte für Software-Entwicklung, ist beeindruckt von der Innovationsgeschwindigkeit: “Was Zoom insgesamt in kürzester Zeit an Releases realisiert, ist bei einem Produkt dieser Komplexität schon enorm”.

“Als kleines Unternehmen müssen wir Leistung bringen”

OctoGate profitiert von der Effizienz und Produktivitätssteigerung, die Zoom durch digitale Kommunikation und Zusammenarbeit über eine einzige Plattform ermöglicht – ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für das inhabergeführte Unternehmen. “Für uns als kleines Unternehmen, das Leistung bringen muss, ist Zoom das Werkzeug, das funktioniert”, sagt Menne. Auch die 14-tägigen Kunden-Webinare, ganztägige Schulungen für Fachhändler und natürlich unzählige Kundentermine des Vertriebs laufen über Zoom. Inzwischen konnte das Unternehmen die Zahl seiner Dienstwagen halbieren.

Mit Zoom agiler und effizienter

OctoGate betreut rund 2.000 Kunden. Menne will die Leistungsfähigkeit der Plattform vor allem im Bereich Contact Center noch besser für sein Unternehmen nutzen. Durch die Anbindung des Zoom Contact Centers an die eigenen Systeme will er die Call-Flows ausbauen und die APIs nutzen, um seinen Kunden einen individuellen Service und eine schnellere Problemlösung zu bieten.

“Seit wir Zoom verwenden, kommunizieren wir besser und arbeiten effizienter. Wir sind viel schneller geworden. In der Art, wie wir Dinge entwickeln und wie wir auf Anforderungen von Partnern und Kunden reagieren. Mit Zoom sind wir viel agiler”, sagt Frank Menne.