Vatel Bordeaux assure la continuité pédagogique grâce à Zoom

Vatel, classée 1ère école en France dans la catégorie “Hospitality and Leisure Management” (management de l’hôtellerie et du tourisme), se devait de permettre à ses étudiants de continuer d’étudier dans les meilleures conditions malgré le confinement. Et pour être en mesure de le faire, la mobilisation interne a été totale tant au niveau des enseignants que de l’administration. En plus de cet engagement collectif, la créativité et l’ouverture d’esprit ont permis de trouver des solutions efficaces et pérennes.

Éclairage sur Vatel Bordeaux qui réunit 640 étudiants de plus de 50 nationalités différentes. 

« Lorsqu’il est devenu évident que nous allions devoir nous confiner et fermer l’établissement, notre préoccupation première était de trouver une solution pour continuer à enseigner et pour que nos étudiants ne perdent pas une année, surtout dans les matières où ils sont en atelier pratique. Cette préoccupation de continuité de l’enseignement a été notre moteur à tous, pour le corps enseignant comme pour l’administration de l’école », déclare Emmanuelle Beaudet, adjointe de direction & Responsable du développement numérique chez Vatel Bordeaux.

Trouver une solution de visioconférence adaptée

L’administration de Vatel a dû refaire le planning complet de 14 classes la veille du confinement. L’école avait une solution de visioconférence en place mais celle-ci ne permettait pas d’aller au-delà de 5 réunions simultanées, ce qui ne répondait pas aux besoins créés par le confinement. Les professeurs qui travaillaient avec d’autres établissements ont été nombreux à proposer Zoom car ils connaissaient sa simplicité d’utilisation, sa rapide adoption par leurs pairs et par les étudiants, car la plateforme utilise peu de bande passante, ce qui convient aux étudiants n’ayant pas accès à un réseau performant une fois rentrés chez eux, à l’étranger ou en province.

« Nous avons contacté Dekom France, notre intégrateur de solutions de communication collaborative et audiovisuelle depuis que nous avons ouvert le campus en 2014, pour réfléchir ensemble. Le timing était excellent puisque Dekom France était en cours de certification avec la plateforme de communications unifiées Zoom. Dekom France a réussi à faire une installation en moins de 24h. Tout a été fluide, nous étions ravis d’offrir cette solution à nos étudiants et nos professeurs », raconte Emmanuelle Beaudet.

Assurer la continuité pour les enseignants également

Un autre sujet clé pour Vatel était de maintenir les cours pour garantir la même rémunération au corps enseignant.

« Grâce à Zoom, cela a été possible puisque l’entièreté du volume horaire a été maintenue. La partie pratique qu’il était difficile d’imaginer à distance a été compensée par des webinaires avec des professionnels qui prenaient le temps de partager leur savoir-faire : 240 heures de webinaires pour 60 intervenants qui ont réussi ce pari ambitieux avec nous. Les élèves qui n’étaient pas sur le même fuseau horaire pouvaient regarder les cours sur la chaîne de replay », se remémore Ludovic Glorieux, directeur de Vatel Bordeaux.

Maintenir un lien social fort pour le bien-être de tous

Zoom a permis le maintien des cours mais aussi des relations entre les différentes parties prenantes qui interagissaient à distance :

• Les délégués de classe organisaient des réunions pour prendre des nouvelles des étudiants afin d’identifier d’éventuels problèmes et surtout conserver un lien fort entre eux.
• La personne chargée de la gestion des étudiants étrangers organisait un Café Zoom tous les mercredis soirs, durant lequel des jeux et des animations étaient proposés et auquel tout le monde pouvait participer, étudiants, administration ou enseignants.
  
• Les équipes internes de Vatel organisaient également des réunions pour échanger et se soutenir à distance.

Vatel a mis en place un livre d’or pour garder la mémoire de cette période intense et rassembler ressentis et appréciations des étudiants, mais aussi de leurs parents qui étaient au départ inquiets pour le parcours scolaire de leurs enfants.

Diplômer les étudiants même en 2020

Ce dont Vatel et Dekom sont très fiers : Wall-E ! On connait tous cet extraterrestre qui a sauvé l’humanité. Et bien Vatel Bordeaux a son robot baptisé du nom éponyme qui a sauvé les étudiants, leur permettant de réaliser leur soutenance de mémoire et ainsi valider leur diplôme. Le challenge pour Vatel était que les étudiants ne perdent pas une année dans leur parcours à cause du Covid. C’est là que Dekom France a trouvé la solution :

« Il fallait que notre solution soit facilement déplaçable et puisse être connectée dans n’importe quelle salle de cours. Nous avons pensé à installer une Zoom Room mobile avec un écran tactile sur un chariot. Les chariots proposés pour l’audiovisuel n’étant pas assez solides, nous nous sommes tournés vers le secteur médical où les chariots sont robustes. Ainsi naissait Wall-E de Vatel, qui a fait des petits puisque depuis, l’Université de Bordeaux Montaigne a également le sien », déclare Benoît Renson, directeur de Dekom France.

Le retour au présentiel n’a pas éliminé l’utilisation de Zoom : l’administration n’est pas revenue sur site les 5 jours de la semaine et utilise Zoom Team Chat au quotidien pour collaborer efficacement ou Zoom Meetings pour le Codir. Pour ceux ayant été atteint du Covid, suivre les cours était possible en ligne et à distance avec Zoom Rooms et grâce au mode hybride. Il est encore compliqué pour certaines nationalités d’obtenir leur visa pour étudier en France, ils peuvent ainsi rester chez eux et étudier à distance, il s’agit d’une minorité mais cela permet à Vatel d’être inclusif. L’enseignement a repris en présentiel car étudiants et professeurs le souhaitent. Vatel a maintenu un programme de webinaires pour les étudiants mais aussi des cycles de conférences destinés aux enseignants. Les solutions de communication collaborative et audiovisuelle sont désormais intégrées dans le quotidien de Vatel Bordeaux qui réfléchit sereinement à l’avenir.