regio iT: Kommunale Digitalisierung per Zoom

Als größter kommunaler IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen ist die regio iT GmbH der ideale Partner für öffentliche Auftraggeber: für Kommunen und Schulen, Energieversorger und Entsorger sowie Non-Profit-Organisationen. Mit Sitz in Aachen und Niederlassungen in Gütersloh und Siegburg und an weiteren Standorten erbringen rund 700 Mitarbeitende strategische und projektbezogene IT-Beratung, Integration, IT-Infrastruktur und Full-Service in vier Leistungsbereichen: IT-Service und Betrieb, Verwaltung und Finanzen, Energie und Entsorgung, Bildung und Entwicklung.

Datenschutz und IT-Sicherheit ist im öffentlichen Sektor von zentraler Bedeutung. Die regio iT betreibt daher für die virtuelle Kommunikation eigene Meeting-Konnektoren vor Ort. „Damit können wir sicherstellen, dass Audio- und Video-Daten über unsere eigenen Server übermittelt werden“, sagt Thomas Rüttler, Centerleiter IT-Service Applikationen (SaaS) der regio iT.

„Es gibt Kunden, die offen sind für Cloudanwendungen und es gibt andere, die großen Wert auf Datensouveränität legen und ihre Daten in Deutschland halten wollen – am liebsten eben beim kommunalen Dienstleister ihres Vertrauens. Mit Zoom sind wir in der Lage, ihnen eine Lösung anbieten, weil wir die Daten über unsere eigenen Server verarbeiten können. Wir nutzen Zoom und die Cloud sozusagen als „Adressbuch“ für die Anmeldung zu den Meetings, die vertrauliche Kommunikation während der Meetings erfolgt über unsere eigenen Server.“

Ratssitzung als hybrides Format

Heute hat die regio iT rund 115 Kunden, die mit den Zoom-Lösungen Meetings, Team Chat, Telefonie, Webinar und Zoom Rooms bereits einen Großteil der Zoom-Plattform nutzen, um effizient zusammenzuarbeiten. In einem Jahr wurden rund 12 Millionen Meetingminuten über Zoom verzeichnet, umgerechnet etwa 1.186 Wochen. „Über standortübergreifende Meetings oder Schulungen hinaus werden längst auch nicht-öffentliche Sitzungen und sogar Ratssitzungen und Mitarbeitendenversammlungen mit bis zu 1.000 Zuhörern als hybride Formate abgehalten“, berichtet Rüttler aus der Praxis.

Zoom kam mit der Stadt Solingen zu regio iT

Seit 2018 setzt der IT-Dienstleister aus Aachen auf Zoom. Die Stadt Solingen, eine der führenden Städte im Bereich Smart City, war damals auf der Suche nach einem Anbieter für eine stabile und performante Videokonferenz-Lösung für die Mitarbeitenden der Außenstellen, damit diese remote und damit umweltfreundlich an Sitzungen teilnehmen konnten.

„Wir haben den Markt evaluiert und waren von Zoom aufgrund der hohen Usability sowie der Möglichkeit, eigene Meeting-Server betreiben zu können, schnell überzeugt. Dank der engen Zusammenarbeit zwischen regio iT und Zoom konnten alle für die sichere Nutzung wesentlichen Gesichtspunkte geklärt und alle Mitarbeitenden der 20 Außenstandorte sowie von den Arbeitsplätzen zu Hause über Zoom Rooms miteinander verbunden werden“, so Nils Gerken, heutiger CDO der Stadt Solingen.

Auch die Marktanalyse der regio iT kam zu einem ähnlichen Ergebnis, nämlich, dass Videokonferenzen ein entscheidendes Werkzeug sein würden, um die Digitalisierung im kommunalen Bereich voranzubringen.

Zoom auch in eigenen Gremien

Auch die regio iT setzt selbst auf Zoom. Um Sitzungen des Aufsichtsrats, Gesellschafterversammlungen und anderer Gremien effizient abhalten zu können, ist Zoom die Kommunikationslösung der Wahl. “Wir schätzen die Audio- und Videoqualität und die sehr guten Steuerungsmöglichkeiten“, sagt Rüttler. Neben Videokonferenzen und dem Workplace-Management über Zoom Rooms arbeiten die IT-Experten mit Zoom One und nutzen viele der integrierten Funktionen wie den Team Chat und zunehmend auch Zoom Webinar, etwa für die Mitarbeitendenversammlung.

Intuitive Bedienoberfläche erspart Schulungen

„Zoom ist äußerst benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen. Daher waren keine Schulungen bei unseren Kunden erforderlich“, so Rüttler. „Sinnvoll sind Schulungen nur für Administratoren, um ihnen die Bandbreite des Zoom-Backends aufzuzeigen.“

Immer mehr digitale Angebot für die Bürgerschaft

Die positiven Erfahrungen mit Zoom haben viele kommunale Einrichtungen ermutigt, neue Formate für ihre Bürger*innen anzubieten: Bürgersprechstunden oder Online-Informationsveranstaltungen, beispielsweise zum Thema Jugendschutz, zur Nutzung digitaler

Medien oder zum Gesundheitsschutz. Die regio iT registriert ein neues Mindset: “Kommunen merken, dass sie mit digitalen Angeboten einen viel größeren Wirkungskreis haben. Jetzt erreichen sie Bürger*innen, die zu Präsenzveranstaltungen nicht kommen können”. Überall findet der Wandel statt: Bürgermeister*innen oder Kämmerinnen und Kämmerer veranstalten Workshops oder beginnen Projekte mit virtuellen Kick-off-Meetings.

Bürgerservices mit Zoom Contact Center

Und die Digitalisierung geht weiter. Aktuell denken einige Kommunen darüber nach, die klassische Telefonie durch die Einführung einer einheitlichen Kommunikationslösung mit den Funktionalitäten einer Hotline zu ersetzen“, sagt Thomas Rüttler. “Alle mit Kommunikation verbundenen Prozesse über eine einzige Plattform abzubilden – das wäre eine zeitgemäße und elegante Lösung. Das Zoom Contact Center wäre dafür prädestiniert.”