NZTE Digital Operations legt mit Zoom den Standard für die Kommunikation in Behörden

Die Abteilung Digital Operations von New Zealand Trade and Enterprise (NZTE) unterscheidet sich deutlich von anderen Behörden.

„Wenn wir eine Stelle ausschreiben, können wir uns meistens nicht vor Bewerbungen retten“, so Aaron Evans, Director Digital Operations bei New Zealand Trade and Enterprise. „Wir haben den besten Job im Land. Unsere Tätigkeit hat einen Zweck: Neuseeland.“

NZTE kümmert sich um das Wirtschaftswachstum und den Ruf Neuseelands. Dazu setzt es Technologien ein, um internationale Investoren und Exporteure mit lokalen Unternehmen mit hohem Wachstumspotenzial zusammenzubringen.

Digitale Armut

„Das war nicht immer so“, erinnert sich Evans, der vor fünf Jahren zu der in seinen Worten „digital armen“ Organisation dazustieß. Die Prozesse in den 53 Niederlassungen an 30 Orten weltweit sollten zwar digitalisiert werden, aber die richtige Lösung konnte bis zuletzt nicht gefunden werden. „ ‚Digital‘ war gewissermaßen ein Schimpfwort“, so Evans.

Die alte Videokonferenzlösung brauchte jedes Mal 15 Minuten, bis sie hochgefahren und einsatzbereit war. Das störte das Benutzererlebnis erheblich und stand der Mission eines wirtschaftlich erfolgreichen Neuseeland entgegen.

„Wir stützen die neuseeländische Wirtschaft durch Projekte in Milliardenhöhe“, gibt Aaron Evans zu verstehen. „In dieser Größenordnung gibt es schlicht keinen Spielraum für Ineffizienzen.“

Da die Organisation 53 Niederlassungen an 30 Standorten weltweit unterhält, treten Videokonferenzen häufig an die Stelle persönlicher Gespräche und übernehmen somit einen wesentlichen Teil der Kommunikation.

„Ein Telefongespräch vermittelt nicht dieselben Informationen wie ein Videotelefonat“, erklärt Evans. „Mag der Unterschied auch gering erscheinen, dank Video kann ein BDM (Business Development Manager) aus China mit jemandem hier in Neuseeland ein effizientes Gespräch führen.“

Me Mahi Tahi Tātou

„Me Mahi Tahi Tātou“ ist der Maori-Ausdruck für gemeinsames Arbeiten. Dieses stand bei der Entscheidung von CEO Peter Chrisp für Aaron Evans im Mittelpunkt: Der neue CIO sollte die Organisation digital zusammenbringen.

„Unser CEO hat mir gleich bei meiner Vorstellung vor dem Team zugeraunt: ‚Bitte bringen Sie unter allen Umständen die Videokonferenzen wieder ans Laufen!‘ Ich wusste also von Anfang an, was von mir erwartet wurde.“

Bei der öffentlichen Ausschreibung hatte NZTE zwei Schlüsselkriterien: eine einwandfreie Funktion und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. „Als wir uns Zoom widmeten, dachten wir: ‚Das kann doch nicht so einfach sein‘ “, so Evans.

Aufgrund des hohen Stellenwerts, den Benutzerfreundlichkeit bei Zoom einnimmt, ging Zoom Rooms als klarer Sieger der Ausschreibung hervor. Evans machte sich gleich daran, das Produkt für die drei größten Konferenzräume in Wellington, Auckland und Singapur bereitzustellen.

Zoom hat sich als weit zuverlässiger als die Plattform für Videokonferenzen erwiesen, die von der Organisation bisher eingesetzt wurde. So erhielt Evans grünes Licht für zusätzliche Bereitstellungen von Zoom Rooms an jedem Standort. Evans' Budget sah am Anfang zwar nur 43 mit Zoom Rooms ausgestattete Räume vor, aber die Begeisterung der Kollegen führte letztlich zu einer weit umfangreicheren Bereitstellung. „Bis jetzt wurden ganze 129 Räume ausgestattet!“, berichtet Evans.

Vom Schattendasein ins Rampenlicht

Mit der Entscheidung für Zoom hat NZTE durch Videokommunikation buchstäblich jeden Aspekt in der gesamten Organisation verändert und die Abteilung Digital Operations in weniger als einem Jahr aus ihrem Schattendasein ins Rampenlicht geführt. Die Integration von Zoom in Microsoft Outlook und Microsoft Teams ermöglicht es den Mitarbeitern, Meetings direkt aus ihren alltäglichen Arbeitsanwendungen heraus zu starten.

NZTE konnte zudem einer alten Tradition neues Leben einhauchen: Auf den alljährlichen Pounamu-Awards wird das zurückliegende Geschäftsjahr feierlich verabschiedet und werden die Weichen für das nächste Jahr gestellt. In den vergangenen Jahren wurde die interne Veranstaltung immer wieder durch schlechte Audio- und Videoqualität beeinträchtigt – nicht so im letzten Jahr.

Evans Team zeichnete für eine Studioproduktion verantwortlich, bei der auf einem Greenscreen Hintergründe mit Neuseeland-Bezug, animierte PowerPoint-Dateien und kurze Ausschnitte aus vergangenen Veranstaltungen gezeigt wurden – alles zentral über Zoom verwaltet.

„Es war vollständig immersiv“, schwärmt Evans. „Das größte kulturelle Ende-zu-Ende-Event auf Zoom des Jahres.“

Bevorzugte Funktionen

Als behördliche Einrichtung schätzen die Mitarbeiter von NZTE die Sicherheitsfunktionen von Zoom, darunter End-to-End-Verschlüsselung, passwortgeschützte Meetings und Aufzeichnungen sowie Warteräume für den Schutz der Vertraulichkeit von Gesprächen. Der Spaß bei der Anwendung ist ein weiterer großer Pluspunkt.

„Bei der Auswahl von Hintergründen sind einige Leute erstaunlich kreativ“, so Evans.

Umfragen im Meeting und Breakout-Räume sorgten bei NZTE dafür, dass sich virtuelle Treffen fast wie Meetings im Konferenzraum anfühlten.

„Die Breakout-Gruppen sind gut für produktive Brainstormings und schnelle Entscheidungen geeignet“, bemerkt Evans. Neue Funktionen von Zoom werden unmittelbar implementiert – zuletzt die Optionen für Live-Transkription und Verdolmetschung, die von vielen Personen geschätzt werden.

Mehr als nur Produktivität

NZTE erkennt die Vorteile, die eine größere Vielfalt in Meetings ermöglicht.

Zu guter Letzt senkt Zoom den Reiseaufwand von NZTE enorm. Das schont nicht nur den Geldbeutel, sondern bringt die Organisation dem erklärten Ziel der CO2-Neutralität bis 2050 einen großen Schritt näher.

„Dank Zoom können wir uns sicher und zuverlässig miteinander verbinden – unabhängig von Standort oder Gerät. Wir haben eine felsenfeste Cloud-First-Strategie entwickelt, die uns für alle Eventualitäten in der Zukunft wappnet“, so Evans.