Số điện thoại ảo: lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

Số điện thoại ảo là số điện thoại hoạt động không gắn với một vị trí hoặc thiết bị vật lý nào. Có thể thiết lập các cuộc gọi đến số điện thoại ảo để định tuyến chúng đến các thiết bị di động, điện thoại văn phòng, phần mềm điện thoại (softphone) trên máy tính, và thậm chí cả các số điện thoại khác.

Công nghệ được sử dụng để thực hiện các cuộc gọi đến số ảo là Truyền giọng nói qua giao thức Internet hay VoIP. VoIP là công nghệ dịch vụ điện thoại ảo định tuyến các cuộc gọi điện thoại qua internet, đồng thời cho phép người dùng dịch vụ này tương tác với người dùng điện thoại thông thường. Cuộc gọi VoIP có thể được thực hiện trên máy tính, điện thoại thông minh có kết nối internet, và một số loại điện thoại để bàn vật lý.

Cách tốt nhất để sở hữu số điện thoại ảo là đăng ký một dịch vụ điện thoại VoIP đáng tin cậy như Zoom Phone. Zoom Phone cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí để hiện đại hóa hệ thống truyền thông, đồng thời kết hợp các khía cạnh của giao tiếp trong doanh nghiệp thành một nền tảng mạnh mẽ. Khách hàng của Zoom Phone có thể sử dụng tất cả các tính năng giao tiếp qua cuộc gọi thoại, video và tin nhắn trong cùng một ứng dụng trực quan từ hầu hết mọi thiết bị.

Số điện thoại ảo và số điện thoại truyền thống có nhiều điểm tương đồng. Thực tế, số điện thoại ảo và số điện thoại truyền thống giống nhau về hình thức và có thể tương tác qua lại với nhau, nghĩa là người dùng số điện thoại ảo có thể gọi cho người dùng điện thoại truyền thống, và ngược lại. Nhưng, giữa hai loại hình này có một vài điểm khác biệt chính.

Việc sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo sẽ giúp bạn tránh những hạn chế về địa lý và thiết bị, mang lại tính linh hoạt và di động để giao tiếp theo nhu cầu của bạn.

Nhiều công ty đang chuyển sang dùng hệ thống điện thoại VoIP bởi công nghệ này mang đến hàng chục tính năng hữu ích mà các gói điện thoại truyền thống không có, chẳng hạn:

• Định tuyến cuộc gọi toàn cầu thông minh
• Hội nghị video và thoại
• Chuyển cuộc gọi mượt mà giữa các thiết bị.

Thêm vào đó, với một bộ tính năng bao quát hơn, mức giá thấp hơn, cước gọi quốc tế cạnh tranh và chi phí hàng tháng dễ dự trù hơn, thì lý do vì sao hàng triệu doanh nghiệp đã ứng dụng dịch vụ điện thoại ảo để hiện đại hóa hoạt động liên lạc điện đàm là cực kỳ dễ hiểu.

Để sử dụng số điện thoại ảo, đầu tiên bạn sẽ cần đăng ký một hệ thống VoIP đám mây, ví dụ như Zoom Phone. Nhờ đó, bạn sẽ không phải thiết lập cơ sở hạ tầng vật lý tại doanh nghiệp của mình do dịch vụ này hoạt động hoàn toàn dựa trên đám mây. Zoom Phone khiến cho quá trình chuyển đổi sang VoIP đơn giản và trực quan trong khi vẫn cung cấp các tính năng, độ tin cậy và bảo mật cấp doanh nghiệp.

• Kiểm tra dịch vụ internet của bạn

  Các cuộc gọi VoIP được định tuyến thông qua internet thay vì mạng điện thoại, vì vậy bạn phải có một kết nối internet tốc độ cao ổn định để sử dụng hết tiềm năng của VoIP. Tuy VoIP chiếm dụng băng thông tương đối ít, nhưng mỗi người dùng được thêm vào dịch vụ sẽ cần thêm tài nguyên băng thông. Bạn có thể chạy chương trình kiểm tra tốc độ internet trực tuyến và so sánh kết quả với các yêu cầu về băng thông khuyến nghị của Zoom Phone.

• Đăng ký và lựa chọn số mới hoặc giữ số riêng của bạn

  Nếu bạn đã có sẵn số điện thoại mà bạn muốn chuyển qua, bạn có thể tự bắt đầu quá trình chuyển mạng giữ số (để làm việc này, bạn phải liên hệ với nhà cung cấp hiện tại của mình). Với những số mới, Zoom Phone cho phép bạn chọn từ danh sách những số điện thoại có sẵn. Những số phát sinh thêm có thể được mua với mức giá chỉ 5 USD một tháng.

• Đảm bảo rằng điện thoại của bạn tương thích với VoIP hoặc không dùng chúng nữa

  Bạn có thể sử dụng số điện thoại ảo trên điện thoại để bàn văn phòng tương thích, hỗ trợ công nghệ VoIP. Bạn có thể tham khảo danh sách các điện thoại tương thích trên trang hỗ trợ của chúng tôi. Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn không thực sự cần bất kỳ phần cứng điện thoại thực tế nào để sử dụng số điện thoại ảo. Bạn có thể sử dụng VoIP trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, điện thoại thông minh, máy tính bảng, v.v.

• Thêm người dùng và chỉ định số

  Zoom Phone khiến việc quản lý truyền thông của doanh nghiệp dễ dàng hơn, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là 5 hay 5.000 nhân viên. Quản trị viên có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng, chỉ định số điện thoại doanh nghiệp mới và sử dụng bộ tính năng quản trị mạnh mẽ. Những nhà quản lý cũng có thể theo dõi chất lượng và âm lượng cuộc gọi theo thời gian thực, và thậm chí giám sát và can thiệp vào cuộc gọi khi cần thiết.

• Tận dụng các tính năng VoIP

  Sau khi cài đặt xong, bạn có thể bắt đầu tận hưởng tất cả các tính năng nâng cao của Zoom Phone. Có thể thiết lập tính năng định tuyến cuộc gọi thông minh để đảm bảo rằng các cuộc gọi quan trọng luôn đến đúng người, thường trực 24/24. Ngoài ra, khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ như Google G-Suite, Microsoft Office 365, Salesforce và nhiều ứng dụng khác còn cho phép nâng cao năng suất trong toàn doanh nghiệp. Zoom Phone được xây dựng trên nền tảng Zoom, cho phép tối đa tính linh hoạt. Người dùng có thể nâng cấp cuộc gọi 1:1 thành cuộc họp video chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể khám phá toàn bộ tính năng của Zoom Phone tại đây.