Trao quyền cho trò chuyện nhóm được hợp lý hóa tại nơi làm việc

Ứng dụng trò chuyện dành cho doanh nghiệp tạo một môi trường nơi nhân viên có thể tương tác trực tiếp hoặc theo nhóm và thoải mái trao đổi thông tin bên ngoài các cuộc họp và cuộc gọi đã lên lịch, mang đến cơ hội giao tiếp và cộng tác nâng cao, đặc biệt là với đội ngũ nhân lực làm việc theo hình thức kết hợp.

Zoom Team Chat, giải pháp trò chuyện miễn phí của chúng tôi dành cho nền tảng Zoom, kết hợp các tính năng tiên tiến mà nhóm của bạn cần để hoàn thành nhiều việc hơn với trải nghiệm trực quan mà bạn mong đợi từ Zoom.

Với việc ngày càng có nhiều tổ chức hướng tới mô hình làm việc kết hợp, trong đó một số nhân viên làm việc tại văn phòng và những người khác làm việc bên ngoài, khả năng kết nối tức thời với một hoặc nhiều đồng nghiệp để gửi và nhận thông tin cũng như tài nguyên một cách hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Với rất nhiều cuộc họp mỗi ngày, đồng nghiệp luôn luôn ở các địa điểm khác nhau và có ít cơ hội giao tiếp với lãnh đạo cấp cao hơn, những nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp này cần các giải pháp truyền thông nhanh chóng, hiệu quả và trực quan để giúp họ cùng nhau hoàn thành nhiều việc hơn.

Trò chuyện công việc rất giống với trò chuyện nhóm ở chỗ nhiều người có thể nhập tin nhắn, gửi tập tin, liên kết và các tài nguyên khác cũng như thêm người khác vào cuộc trò chuyện, nhưng điều này thường diễn ra trên giải pháp trò chuyện cho không gian làm việc. Tin nhắn tức thời tại nơi làm việc cho phép nhân viên sắp xếp hợp lý hoạt động cộng tác bằng cách cung cấp cho họ một không gian luôn hiện diện, nơi họ có thể gửi tin nhắn, tập tin, liên kết và các tài nguyên khác cho nhau ngay lập tức trong một giao diện trực quan và linh hoạt.

Và phần hay nhất của cuộc trò chuyện nhóm công ty là nó cho phép cộng tác không đồng bộ — không cần lên lịch cuộc họp hoặc gọi điện thoại, bạn chỉ cần gửi tin nhắn và để người nhận phản hồi trong thời gian họ chọn! Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm toàn cầu, những người cần giao tiếp dễ dàng nhưng không phải lúc nào cũng có thể phản hồi vì họ ở các múi giờ khác nhau.

Tính dễ sử dụng là một trong những tính năng quan trọng nhất của công cụ trò chuyện của công ty. Các giải pháp trò chuyện hàng đầu cho phép bạn dễ dàng nhắn tin cho những người liên hệ của mình bằng cách chỉ cần nhập tên của họ, chọn liên hệ mong muốn, nhập tin nhắn của bạn và nhấn gửi. Tuy nhiên, chúng cũng có các tính năng quan trọng khác để nâng cao năng suất và bảo vệ thông tin liên lạc, chẳng hạn như:

• Tổ chức mượt mà

  Một giải pháp trò chuyện cấp doanh nghiệp lớn cho phép bạn dễ dàng tổ chức các cuộc trò chuyện theo cách thủ công hoặc bằng cách gắn dấu sao cho các cuộc trò chuyện yêu thích hoặc các cuộc trò chuyện bạn truy cập nhiều nhất để truy cập tức thì.

• Tăng cường tính linh hoạt

  Một giải pháp trò chuyện hàng đầu giúp bạn linh hoạt hơn với khả năng truy cập các cuộc trò chuyện và nhắn tin cho người khác bằng nhiều giải pháp, bao gồm cả thiết bị di động, máy tính xách tay và máy tính để bàn.

• Khả năng mở rộng quy mô

  Giải pháp trò chuyện chỉ có giá trị đối với tổ chức của bạn nếu giải pháp đó có thể mở rộng quy mô và phát triển cùng với tổ chức của bạn. Đảm bảo chọn một giải pháp trò chuyện trong công việc mà bạn có thể dễ dàng triển khai và thực hiện với đội ngũ nhân lực ở bất kỳ quy mô nào. Bạn không muốn hạn chế tiềm năng phát triển của mình bằng một giải pháp trò chuyện không đạt tiêu chuẩn!

• Bảo mật mạnh mẽ

  Thông tin nội bộ nhạy cảm thường được chia sẻ qua trò chuyện, vì vậy khả năng thực hiện cài đặt bảo mật cụ thể là rất quan trọng, đặc biệt đối với các ngành được quản lý như chính phủ, tài chính và y tế.

• Các tính năng tiên tiến

  Các tính năng như hộp thư thoại video, khả năng gửi ảnh chụp màn hình và tin nhắn thoại, cũng như quyền truy cập vào các giải pháp như bảng trắng kỹ thuật số trực tiếp trong giải pháp trò chuyện của bạn sẽ nâng cao khả năng cộng tác bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn những công cụ mà họ cần để cộng tác chặt chẽ trước và sau cuộc họp của bạn.

• Truyền thông hợp nhất

  Các nhóm của bạn cần truy cập dễ dàng và hiệu quả vào các giải pháp truyền thông — với nền tảng truyền thông hợp nhất, họ sẽ có thể truy cập vào tất cả các giải pháp truyền thông hàng ngày trong một máy khách dễ sử dụng.

Hiệu quả của các cuộc trò chuyện nhóm của bạn tại nơi làm việc phụ thuộc rất nhiều vào cách các cuộc trò chuyện được cấu trúc, sử dụng và giám sát. Dưới đây là một số quy tắc và phương pháp thực tiễn mà bạn có thể làm theo để tăng cường khả năng cộng tác và giao tiếp trong các ứng dụng trò chuyện nhóm dành cho công việc của mình:

• Chỉ định một mục tiêu cụ thể cho cuộc trò chuyện của công ty bạn

  Đảm bảo mô tả rõ ràng mục đích của cuộc trò chuyện nhóm và thành viên của cuộc trò chuyện nên bao gồm những ai để tránh nhầm lẫn, cung cấp trọng tâm cho cuộc trò chuyện và sắp xếp hợp lý việc trao đổi thông tin và tài nguyên.

• Đặt ranh giới

  Bạn có thể muốn trả lời tin nhắn của đồng nghiệp vào đêm muộn hoặc trước khi bắt đầu làm việc, nhưng điều đó có thể khiến bạn kiệt sức. Bằng cách đặt trạng thái của cuộc trò chuyện nhóm công việc thành “Không làm phiền” vào buổi tối và trước giờ làm việc, bạn có thể đảm bảo mình không bị tấn công liên tục bởi các tin nhắn.

• Đặt tên cho cuộc trò chuyện của bạn

  Tạo tiêu đề chính xác và mang tính mô tả cho cuộc trò chuyện nhóm công việc của bạn sẽ giúp đồng nghiệp của bạn dễ dàng tìm thấy cuộc trò chuyện trong giao diện người dùng trò chuyện, cung cấp tài nguyên để họ có thể tìm thông tin cụ thể, chẳng hạn như cập nhật chính sách hoặc dự án.

• Tạo không gian để giao tiếp với các nhà quản lý cấp cao

  Tạo một không gian nơi đồng nghiệp của bạn có thể dễ dàng giao tiếp với các lãnh đạo cấp cao và khuyến khích các lãnh đạo hoạt động trong không gian này, giúp nhân viên luôn được thông báo về các kế hoạch của công ty và cảm thấy gắn kết hơn với người quản lý và lãnh đạo của họ.

• Kiểm tra sự hiện diện của một người liên hệ trước khi nhắn tin

  Mỗi người liên hệ sẽ có một chỉ báo trạng thái bên cạnh tên của họ, cho biết họ đang rảnh, đang tham gia một cuộc họp, một sự kiện theo lịch hay đang ngoại tuyến. Bằng cách kiểm tra trạng thái hiện diện của họ trước khi gửi tin nhắn, bạn có thể đảm bảo rằng bạn không làm phiền họ trong một buổi thuyết trình hoặc sự kiện quan trọng.

• Sử dụng trò chuyện của công ty để sắp xếp hợp lý hoạt động cộng tác

  Thay vì liên tục lên lịch các cuộc họp để kết nối với đồng nghiệp, hãy sử dụng trò chuyện để thay thế. Việc tạo một kênh trò chuyện để thông báo cho đồng nghiệp, để bắt đầu hoạt động tìm ý tưởng hoặc thậm chí chỉ để chia sẻ thông tin hoặc tài nguyên có liên quan có thể giúp tránh các cuộc họp không cần thiết và thúc đẩy dự án nhanh hơn.

• Ngắn gọn

  Các cuộc trò chuyện công việc nhằm mục đích giao tiếp hiệu quả và tức thời, vì vậy hãy gửi tin nhắn rõ ràng và súc tích để duy trì hiệu quả. Không ai thích đọc hàng đống tin nhắn hoặc các câu dài lê thê!

• Tìm hiểu đồng nghiệp của bạn

  Việc bắt đầu các kênh hoặc nhóm trò chuyện nơi bạn có thể thảo luận về những sở thích và đam mê chung với các đồng nghiệp khác sẽ tạo không gian để bạn hiểu rõ hơn về đồng nghiệp của mình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ nhân lực làm việc theo hình thức kết hợp có thể không bao giờ có cơ hội gặp mặt trực tiếp.

• Đặt tiêu đề rõ ràng cho tài nguyên và tập tin

  Khi gửi tài nguyên trong cuộc trò chuyện nhóm công việc, chẳng hạn như liên kết, tập tin, hình ảnh hoặc video, hãy đảm bảo đặt tiêu đề rõ ràng và cho biết tài nguyên bao gồm những gì. Điều này giúp những người liên hệ trò chuyện của bạn dễ dàng tìm thấy tài nguyên đó sau này bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm trong giải pháp trò chuyện của bạn.

Zoom Team Chat, giải pháp trò chuyện trong không gian làm việc của Zoom, cung cấp một loạt các tính năng cấp doanh nghiệp lớn để giúp bạn nâng cao năng suất và sắp xếp hợp lý hoạt động giao tiếp. Các hành động bao gồm:

• Chỉ báo sự hiện diện

  Ngay lập tức xem những người liên hệ của bạn đang tham gia một cuộc họp, sự kiện theo lịch, không có mặt tại văn phòng hay đơn giản là không rảnh với các chỉ báo sự hiện diện, xuất hiện bên cạnh tên của người liên hệ.

• Tổ chức hợp lý

  Với khả năng xóa, yêu thích hoặc sắp xếp các cuộc trò chuyện và kênh của bạn vào các thư mục có thể tùy chỉnh, bạn luôn dễ dàng tìm thấy cuộc trò chuyện mà bạn đang tìm kiếm.

• Ứng dụng và thành phần tích hợp

  Zoom cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các giải pháp cho không gian làm việc yêu thích của mình trong nền tảng truyền thông hợp nhất của Zoom, cho phép bạn tận dụng các thành phần tích hợp với Salesforce, Jira, GitHub, Mio, v.v. trực tiếp trong Zoom Team Chat.

• Thông báo tùy chỉnh

  Tùy chỉnh các cảnh báo của bạn để bạn chỉ nhận được thông báo từ các cuộc hội thoại quan trọng. Bạn cũng có thể tắt thông báo trong các sự kiện và cuộc họp theo lịch, cũng như trong các giờ được chỉ định là Không làm phiền.

• Chức năng tìm kiếm nâng cao

  Dễ dàng tìm thấy các tin nhắn, liên hệ, tập tin hoặc đề cập cụ thể về bạn hoặc các liên hệ của bạn bằng chức năng tìm kiếm nâng cao trong Zoom Team Chat.

• Tính linh hoạt vô song

  Với ứng dụng Zoom dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, bạn có thể truy cập giải pháp trò chuyện của bạn tại văn phòng, trên đường đi hoặc khi đang làm việc tại nhà.

• Chia sẻ tập tin và các tài nguyên khác

  Bạn có thể chia sẻ và xem mượt mà các tập tin, video, tài liệu, liên kết, v.v. trong cuộc trò chuyện, giúp mọi người dễ dàng có cùng một góc nhìn.

• Chức năng sản phẩm chéo

  Sắp xếp hợp lý hoạt động cộng tác hàng ngày của bạn với khả năng dễ dàng chia sẻ Bảng trắng Zoom trong Zoom Team Chat và nâng cấp mượt mà phiên Zoom Team Chat thành một cuộc gọi Zoom Phone hoặc Zoom Meeting chỉ bằng một nút bấm.

• Tùy chọn bảo mật nâng cao

  Quản trị viên hệ thống có thể dễ dàng xem và thay đổi cài đặt bảo mật, chẳng hạn như thời gian lưu tin nhắn trò chuyện trên đám mây, nhân viên nội bộ có thể chia sẻ tập tin và liên lạc với các bên liên quan bên ngoài hay không, v.v.

Điểm mạnh nhất của Zoom Team Chat là nó tích hợp mượt mà với phần còn lại của nền tảng truyền thông hợp nhất cấp doanh nghiệp lớn của Zoom — giải pháp hội nghị video, Zoom Meetings và giải pháp điện thoại đám mây của chúng tôi, Zoom Phone. Điều này cho phép bạn khởi chạy các cuộc gọi Zoom Meetings và Zoom Phone với các liên hệ của bạn ngay từ ứng dụng trò chuyện, mang đến cho bạn khả năng tăng cường cộng tác ngay lập tức khi có nhu cầu với các tính năng như hộp thư thoại video, chia sẻ màn hình, v.v.

Zoom Whiteboard cũng tồn tại trong máy khách Zoom, cho phép bạn biến ý tưởng của mình thành hiện thực trên bản phác thảo kỹ thuật số có thể mở rộng và mang tính cộng tác trước, trong và sau cuộc họp của bạn. Và điều hay nhất là gì? Bạn có thể chia sẻ bảng trắng trực tiếp trong Zoom Team Chat!

Nếu bạn muốn chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và thông tin của mình với mọi người, Zoom Webinars và Zoom Events là những giải pháp hoàn hảo để tạo các sự kiện của một người tới nhiều khán giả như cuộc họp toàn thể, hội nghị, podcast, v.v. Tạo các sự kiện và phiên hấp dẫn cho người dự thính và tạo cơ hội tương tác sâu hơn bằng cách cho phép họ tương tác trong Hội chợ triển lãm kỹ thuật số của chúng tôi!

Hãy nhớ lên lịch demo trực tiếp miễn phí với nhóm bán hàng của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách Zoom Team Chat và nền tảng truyền thông hợp nhất của chúng tôi có thể giúp nhóm của bạn sắp xếp hợp lý hoạt động liên lạc và cùng nhau hoàn thành nhiều việc hơn.