Como a Save the Children transformou a experiência das salas de reunião com o Zoom

As crianças são os membros mais vulneráveis da nossa sociedade, e a Save the Children dedica-se a garantir que as crianças de várias comunidades ao redor do mundo estejam saudáveis, em segurança e tenham acesso à educação. Estabelecida em 1919 como a primeira organização dedicada exclusivamente às necessidades das crianças e a proteger seus direitos, a Save the Children tem mudado a vida de mais de 1 bilhão de crianças, em 120 países, durante seus 100 anos de atividade.

A Save the Children tem desempenhado um papel fundamental criando um futuro brilhante para crianças que participam do programa, com iniciativas dedicadas a promover a segurança, proteção, saúde, alimento e outras oportunidades educacionais para crianças. A Save the Children possui três sedes nos Estados Unidos, com escritórios em Fairfield, em Connecticut, Washington, D.C., e Lexington, no Kentucky. A organização também apoia uma força remota robusta, difundida por todos os Estados Unidos e ao redor do mundo.

Coordenando uma força de trabalho difundida

Com uma força de trabalho difundida, e uma série de programas importantes, a equipe da Save the Children precisa estar em constante comunicação. No entanto, o seu legado de sistema de comunicação em vídeo criou uma atrito da experiência do usuário e desperdiçou tempo valioso.

"Nós temos cerca de 70 salas de reunião, espalhadas pelas nossas três sedes", disse Charlie Germano, Diretor Sênior das Operações de Seguranças de TI da Save the Children. "E os primeiro 10 minutos de cada reunião eram desperdiçados tentando encontrar soluções. Minha equipe coordena a central de ajuda e, frequentemente – praticamente a cada hora – alguém vinha até nós em pânico por não conseguir configurar a ferramenta e começar a reunião. Isso ficou insustentável."

O legado de soluções em vídeo conferências da Save the Children também teve dificuldade em manter os funcionários remotos atualizados sobre as mudanças importantes da organização. A instituição de caridade realiza reuniões mensais com todos os funcionários, nas quais o CEO e os líderes seniores discutem objetivos estratégicos, a situação geral da instituição e outros assuntos importantes. No entanto, a Save the Children teve problemas com a segurança e a conectividade durante essas reuniões.

"Nós apresentamos novos funcionários, discutimos sobre estratégias, novos programas, e sobre informações bastante importantes durante essas reuniões com todos os funcionários", disse Germano. "Metade dos nossos funcionários não trabalham fora dos nossos escritórios, nas sedes, o que significa que metade deles não estava recebendo os comunicados, pois não tínhamos uma boa maneira de fazer vídeo chamadas à distância e em escala."

O funcionários escolheram o Zoom

As equipes de TI da Save the Children estavam no processo de revisar diferentes opções para videoconferências, quando perceberam que alguns dos nosso funcionários estavam usando o Zoom. Germano e a sua equipe decidiram avaliar aquela situação e, depois de uma demonstração do produto, eles decidiram implementar o Zoom em toda a empresa. Os funcionários da Save the Children se apaixonaram pelo Zoom e começaram a utilizá-lo imediatamente, o que fez a adesão à plataforma bastante fácil.

"Geralmente quando você introduz uma nova ferramenta, você precisa arrastar todo mundo com você", disse Germano. "Mas, nesse caso, isso foi um sonho para o líder de TI, onde os próprios funcionários estimularam a adoção de uma nova ferramenta. Nós fomos fisgados desde o primeiro dia."

Germano percebeu imediatamente que a sua equipe de TI recebeu poucos chamados para suporte para as salas de reunião, o que ele atribuiu à simplicidade das salas de reunião do Zoom.

"Não consigo descrever o quão melhor nossa experiência se tornou com as salas de reunião", disse Germano. "Apenas entrar em uma sala e iniciar a reunião com um clique no iPad já é incrível. A vida dos membros da minha equipe de TI é muito mais fácil hoje."

As equipes da Save the Children também descobriram que eles poderiam melhorar a comunicação de toda organização utilizando o Zoom. Com o Zoom Webinars, a Save the Children conseguiu hospedar chamadas para todos os funcionários, das quais os funcionários remotos poderiam comparecer com segurança, o que melhorou a habilidade da empresa de mandar mensagens internas.

A flexibilidade da solução das chamadas de vídeo pelo Zoom também ajudaram a criar um processo de implementação suave, reduzindo os gastos da Save the Children com salas de reunião. "Eu adoro que o Zoom seja independente de qualquer hardware, pois assim não fico preso a determinado provedor de hardware", disse Germano. "Podemos utilizar equipamentos mais baratos e, se não gostarmos do que recebermos, podemos simplesmente trocar."

Comunicação por vídeo com preço justo e confiável.

Ao implementar o Zoom, a Save the Children criou uma força de trabalho mais conectada e unida.

O Zoom também permitiu a Save the Children a equipar suas salas de conferência de maneira acessível, enquanto cria uma experiência de usuário premium nessas mesmas salas. E, com o painel de controle do Zoom, Germano conseguiu monitorar o desempenho do Zoom e demonstrar o valor da plataforma para a liderança sênior.

"Conseguir mostrar para a liderança sênior como estamos utilizando esse produto, e demonstrar que o Zoom pode fazer tudo que pensamos daria credibilidade a uma plataforma inteira", disse Germano. "Minha vida fica mais fácil quando posso mostrar o valor de um produto, pois, no fim das contas, é sobre se conseguiremos ou não o retorno do investimento de volta. E eu acredito que conseguiremos."