NZTE のデジタル オペレーション部門、Zoom によって政府コミュニケーションの基準を確立

ニュー ジーランド大使館商務部（NZTE）のデジタル オペレーション部門は、政府の一部門と聞いて皆さんが想像する組織とは一線を画しています。

ニュー ジーランド大使館商務部のデジタル オペレーション担当ディレクターである Aaron Evans 氏は、次のように言います。「私たちが求人を出すと、いつも応募が殺到します。 私たちはこの国で最も誇れる仕事である、 ニュー ジーランドのための業務に当たっているのです。」

NZTE の任務は、国際的な投資家や輸出業者を、自国内の高い成長が見込める商機と結びつけ、国の経済を成長させて評価を高めることです。そこでは、テクノロジーが重要な役割を果たします。

デジタル的に破綻していた

「ずっとそうだったわけではありません」と Aaron 氏は 5 年前を振り返ります。彼が組織に入った当時、組織は「デジタル的に破綻」していたと言います。 世界 30 か所にある 53 のオフィス全体で、プロセスをデジタル化する取り組みが進められていましたが、期待どおりの成果は得られていませんでした。 「『デジタル』という言葉の印象は最悪でした」と彼は当時を思い起こします。

職員はミーティングのたびに、15 分かけてレガシーなビデオ カンファレンス ソリューションを立ち上げて使えるようにする必要があり、ユーザー体験でストレスが溜まるだけでなく、ニュー ジーランドを成功に導くためのミッションを阻害していました。

「私たちはニュー ジーランドの経済に対して、数十億ドル規模の成果をもたらす必要がありました」と Evans 氏は言い、こう続けます。 「このような目標を考えると、非効率を容認する余地はありませんでした。」

同組織は地理的に分散していて、世界 30 か所に 53 のオフィスがあるため、対面でのミーティングに代わり、ビデオ コミュニケーションが重要なコミュニケーション手段として多用されています。

Evans 氏は次のように言います。「電話では、画面でお互いの顔を見ながら話すときと同じ感覚は得られません。 小さなことと思われるかもしれませんが、ビデオによって、中国にいるビジネス開発マネージャーが、ニュー ジーランドにいる人と効率的に会話できるようになりました。」

Me Mahi Tahi Tātou

「Me Mahi Tahi Tātou」とは、マオリ語でともに働くことを意味します。これこそ、CEO の Peter Chrisp 氏が、CIO の下で組織をデジタル的に統一するために Aaron 氏を迎え入れた際に、実現する必要があると決めたことでした。

「CEO は私をチームに歓迎した後、すぐに『お願いだから、ビデオ カンファレンスのユーザー体験を何とかして欲しい』と耳打ちしました。私の役割は初日から明確になりました。」

NZTE は、「うまく動作する」と「間違いなく使いやすい」という 2 つの重要な要件を念頭に置いて、提案依頼を手に市場を探しました。 「Zoom に出会ったとき、こんなに使いやすいなんてありえないと思いました」と Evans 氏は言います。

Zoom がたゆみなくユーザビリティに注力していたことから、Evans 氏は Zoom Rooms を勝者として選定し、即座にウェリントン、オークランド、シンガポールの主要 3 拠点のカンファレンス ルームに展開することにしました。

それまでのレガシーなビデオ カンファレンス プラットフォームと比較して、Zoom の信頼性がはるかに高いことが証明されたため、Evans 氏は各オフィスに Zoom Rooms を追加で展開するよう指示されました。 Evans 氏は当初、43 部屋分の Zoom Rooms の予算を組んでいましたが、同僚が熱心に Zoom を希望したため、はるかに多くの数を展開しました。 「現時点までに 129 部屋の Zoom Rooms を導入しました」と Evans 氏は言います。

ゼロからヒーローへ

Zoom を導入するという NZTE の決断から始まったビデオ コミュニケーション モデルによって、組織はほとんどあらゆる面で変革を遂げ、デジタル オペレーション部門は 1 年足らずでゼロからヒーローとなりました。 また NZTE では、Zoom を Microsoft Outlook や Microsoft Teams のアプリケーションと連携させて、職員がコア ビジネス ツールを離れずにミーティングを開始できるようにしました。

NZTE は、Pounamu アワードの刷新も任されました。これは前年度を祝い、その年の方向性を決めるために組織で開催される年次カンファレンスです。 過去数年間、アワードでは低品質なオーディオと解像度の低いビデオが悩みの種でしたが、去年のイベントは一味違いました。

Evans 氏のチームは、ニュー ジーランドをテーマにした背景を使うために完全グリーンバックのスタジオで制作したり、アニメーション付きの PowerPoints を使用したり、前のセッションからのビデオを切り出して再構成し、イベント中に流したりといったことを計画して、実行しました。これらはすべて Zoom から一元的に制御されました。

Evans 氏は言います。「完全にイマーシブな体験でした。 初めから終わりまで Zoom 上で行われた、この年最大の文化イベントでした。」

お気に入りの機能

政府の組織である NZTE の職員は、エンドツーエンド暗号化、パスワードで保護されたミーティングやレコーディング、会話を安全な状態にする待機室といった Zoom のセキュリティ機能を大いに活用しています。 しかし何よりも気に入っているのは、楽しく使える点です。

「こと背景を選ぶとなると、皆信じられないほど創造性を発揮します」と Evans 氏は言います。

ミーティング内の投票やブレイクアウト ルームは、NZTE のバーチャル ミーティングに欠かせません。カンファレンス ルームでのミーティングの雰囲気をデジタル空間にもたらしてくれます。

「ブレイクアウト グループは、特にブレインストーミングや素早い意思決定に効果的です」と Evans 氏は言います。 Zoom の最新機能は即座に導入されます。最近のものとしては、ライブ文字起こしと通訳オプションがあり、すでに人気となりつつあります。

生産性を越えて

また NZTE は、ミーティングに貢献できる人の多様性を高められるという利点にも気付き始めています。

さらに、Zoom は NZTE の出張も大幅に削減することにより、願ってもないコスト削減の手段となるだけでなく、2050 年のゼロカーボン フットプリント達成に向けた取り組みの確かな一歩となります。

「私たちは Zoom により、場所やデバイスを問わず安全につながることができると証明しました。 言い換えれば、どんな未来の働き方にも適応できる、強固なクラウド ファースト戦略を構築したのです」と Evans 氏は言います。