県内外とのコミュニケーションを Zoom で拡大した大分県の活用事例

大分県では、当初 2018 年頃からに働き方改革を進めるなか、テレワークや Web 会議、テレビ会議などの検証や一部導入を進めていました。そのような中で、2020 年初頭に、海外での新型コロナウイルス感染事例が判明後、徐々に東京や各県で感染が拡大し、テレワークだけでなく、対外的なオンライン相談窓口の開設も含めたWeb会議サービスの利用検討にシフトしました。その後、2月末から、各種 Web 会議サービスの検証を開始しました。

課題

3月末からは、Zoomを利用したテストを始め、緊急事態宣言の動きが出たころは、第一にコロナ対策関連の支援制度の説明会や相談対応窓口を設けることが急務でした。4月末にはトライアルアカウントを利用しながら支援制度の説明会を開始するとともに、インバウンド向け観光商談会や県内企業の合同説明会での利用準備も始動するなど、コロナ感染拡大にかかる対応で実際に利用しながら検証を行いました。

「当時は、自席での利用も考慮したため、仮想ブラウザを利用していた県庁内の公用パソコンでも動作することや、対外的な相談窓口としての利用を前提に考えると、事前のユーザー登録が不要で一般的に普及しており、簡単に会議に参加できるという利便性を優先し、Zoomを選択しました。自席で利用出来ることから、現在でも、職場内で誰かがWeb会議をしている状況です。また、セキュリティ面での不安もありましたが、本格導入する５月末頃には、Zoom社からバージョンアップでセキュリティについて対策をし、不正参加などを制御できるという情報提供もありましたし、国内大手企業でも導入が進んでいるため、活用を進めることとしました。」と、大分県　商工観光労働部　情報政策課　地域情報化推進班 主幹 武藤祐治氏は、話しています。

導入の成果

６月に本格導入し、県庁での利用を開始しました。具体的には、アフターコロナを見据え、採用拡大のため県内企業と学生を結ぶ合同説明会や、観光や物産の商談会においても、時間や場所に制限されることのないWeb会議環境を構築することで、緊急事態宣言の中でも情報収集機会の拡大を図ることが出来ました。

また、「コロナ対策に関する相談については、電話で話すよりも、お互いの表情が見えることが重要なポイントでした。それによって県民の皆さんと、表情など声だけでは伝わらない意思疎通が可能になり、より信頼感をもって情報をお届けすることができました。」

なお、海外とのやりとりにおいても、円滑なコミュニケーション手段となり得ますので、引き続き、自粛ムードの中でも、対話の窓口強化を図ることで、アフターコロナを見据えた取組みを加速していくことを目指していきます。現在、県内でもWeb会議が浸透したためか、想定していた利用頻度を超えて活用されています。そして、Web会議を利用した新しい生活様式を確立するため、国内の自治体で初めて、Zoomとの包括連携協定を2020年10月に結び、様々な分野でZoomを活用しています。

包括連携にかかる取り組み

【防災】　

まず防災分野においては、コロナ対策における医療機関と地域の保健所の連携に使用し、Zoomを使って早朝や夜遅くなど時間に関係なく、即座に対策会議を開催することができました。さらに、7月に発生した集中豪雨の際にも、Zoomを幅広く活用しました。「災害ボランティアセンターが各被災エリアで活動する中、現場をリードする社会福祉協議会と連携し、現場で建物などがどれくらい泥をかぶっているのかといった被災情報や、片付けがどこまで進んでいるか、作業員を何人ぐらい確保しなければいけないのかといった情報は刻々と変化しますので、こういった情報収集にZoomが役立ちました。加えて、住民の方へのフォローアップにも活用しました。」

【教育】

次に、教育分野においては、全公立学校70校への一斉導入を行いコロナ禍での教育の維持に備えた他、県内の全ての大学においてもZoomが導入されています。また、大分県では、2019年より、県内の高校と米国スタンフォード大学を結んだ「遠隔講座」を行っていますが、本年はこの授業にもZoomを活用し、選抜された30名の生徒が「世界の諸問題について（SDGs）」、「シリコンバレーと起業家精神」などをテーマに、10回連続のインタラクティブな授業に参加しました。その他、「UIJターン就職相談会」をZoomで行い、コロナ禍での移動を抑えながらも、福岡にある相談窓口拠点と県庁を結んだ相談会を実施しました。

【農業】

農業分野においては、県外の参入企業とドローンで撮影したリアルタイム映像をZoomで共有する遠隔視察を行っています。具体的には、「長野の製菓メーカーがお菓子の原材料としてレモンを作りたいということで、佐伯市の農地を借り上げて、レモン農園用に土地を造成しています。当然、進捗状況の把握が必要ですが、敷地も広いものですから、歩いて回るのには時間もかかりますし、コロナ禍での移動といった点も懸念されます。そこで、Zoomとドローンを使用して、これを解決しました。気になる箇所は、ドローンで接近して、Zoomで現場を見ることができます。今後は、農業分野だけではなく、例えばスポーツ合宿など、まとまったエリアを使うイベントにこの仕組みを使うこともできそうです。」

【観光・スポーツ分野】

観光分野においては、コロナ終息後を見据えて、Zoomのブレイクアウトルームを活用し、インバウンド誘客を対象としたオンライン商談会を7月以降すでに5〜6回開催しています。「担当者も慣れており、15組程のブレイクアウトルームを順番に人を入れ替えて商談を行っていくようなオペレーションをしています。海外との商談においても通訳の音声だけでなく、表情や身振り手振りも加えて説明したり、Zoomの画面共有機能を使って観光素材（写真やパンフレット）を表示して見せたりすることによって、視覚的に伝えられるので、効果的なコミュニケーションができます。」

これらの県内外との積極的なコミュニケーションに加えて、県内の働き方改革にもZoomが貢献しています。「特に、市町村との会議において、Zoomでのオンライン会議はとても助かると言われています。例えば、姫島村という島があって、県庁からは片道2時間程かかりますので、移動時間を他の業務に利用できます。また、オンライン会議のため、資料準備や会場設営が省略されるため、今まで1時間かかっていたものが実質30分で終わってしまうというようなこともあり、働き方改革にかなりつながっています。」また、導入前に懸念されていたセキュリティ面については、「県庁主催のWeb会議を行うため、セキュリティ面にも配慮する必要がありますが、Zoom側から定期的なセキュリティアップデート情報の共有を得ている他、こちらの要望についてもZoom側に都度お伝えして納得のいく回答を得ており、安心して利用しています。」

今後の展望

今後は、Zoomとの包括連携協定に基づく事業の着実な実施を目指しています。例えば「福祉の分野では、『オンラインサロンによる運動機能の低下防止対策』にZoomを活用することを検討しています。高齢者が、地域の公民館で体操を行っていますが、コロナの影響で集まることが難しくなったり、インストラクターの来訪が難しくなったりという状況があります。これを、オンラインで行うことにより、自宅にいながらでも体操ができるようにしていきたいです。もちろん、リテラシーの課題もありますので、研修会は行った上での実施を想定しています。また、こういった例の発展系として、健康相談や遠隔医療、災害時の安否確認なども、Zoomを使って行いたいです。かかりつけ医とのオンラインでの相談窓口を設けることで、山間部など病院がない地域では、巡回診療の頻度を拡大することができると考えます。」さらに、県庁だけではなく、県内市町村での利活用の推進も目指しています。

大分県では、県庁で、Zoom Roomsを実現するDTENやNeat Barなどのデバイスを試用していますが、資料共有が容易で、どこでも会議室を開くことができ、音声を拾う機能も優れているので好評です。さらに一歩進んで、例えばアイウェアなどウェアラブル端末でZoomが使用できるようになると面白いと思います。また、会議や打ち合わせなど、議事録作成のための自動文字おこしといった機能の進化も期待しています。」

さらに先進的なZoomの活用も期待しています。「Zoomは、基本的にはコミュニケーションツールですので、例えば日本語が母国語ではない方や、言葉や音でコミュニケーションを取ることができない方などに対し、マルチでのコミュニケーションツールとして、多言語対応や手話、同時通訳といった機能がさらに進化していくと国の垣根を越えた新しいプロジェクトがどこにいても容易に実現でき、個人の可能性を広げられるのではないでしょうか。」