Conférences virtuelles : de l’événement à l’expérience
Les conférences et événements traditionnels sont un excellent moyen d’entrer en contact avec vos clients, de partager vos idées et de présenter de nouveaux produits et fonctionnalités. Cependant, de nombreuses entreprises événementielles passent aux événements virtuels pour élargir leur public.
Qu’est-ce qu’une conférence virtuelle ?
Une conférence virtuelle est un événement ou une conférence qui se déroule en ligne, avec des plateformes de conférence virtuelle ou d’autres technologies. Une conférence en ligne ressemble beaucoup à une conférence en personne. Les participants peuvent vérifier l’itinéraire, s’inscrire à l’événement virtuel (et payer leur billet), choisir les sessions auxquelles ils souhaitent assister, et développer leur réseau avec les autres participants et les intervenants avant, pendant et après les sessions.
Il en est de même avec les parrainages d’une conférence virtuelle : les sponsors sélectionnés peuvent configurer des sessions pour informer les clients, répondre aux questions sur leurs produits et distribuer des documents commerciaux.
Comment les plateformes de conférence virtuelle fonctionnent-elles ?
L’organisation d’un événement virtuel est très semblable à celle d’un événement en personne. Elle implique toujours de planifier le contenu, de réserver les panélistes et les intervenants, d’inscrire les participants, etc. La principale différence réside dans le fait que vous utilisez un logiciel de gestion d’événements virtuels pour accomplir la majorité de ces tâches, voire toutes. Cela inclut l’inscription par e-mail, la création d’espaces de réunion pour diffuser l’événement, la mise à disposition d’une assistance technique pour vos panélistes, le fait de rassembler vos intervenants et participants via vidéo, etc.
Vous devrez également disposer d’un hall interactif semblable au hall d’un événement en personne où les participants peuvent discuter, développer leur réseau, visiter les stands des vendeurs et participer à des sessions. La seule différence est que vous utilisez votre plateforme d’événements pour le créer et le gérer.
Quels sont les avantages d’une conférence virtuelle ?
Une conférence virtuelle offre de nombreux avantages, notamment :
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Accessibilité améliorée Une conférence virtuelle vous permet de tirer parti d’autres technologies, telles que la transcription en direct et la traduction, grâce auxquelles tous les participants profitent pleinement de votre événement.
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Une expérience transparente pour les participants Au lieu de se rendre à un événement, de réserver un logement, de s’inscrire et de trouver les bonnes sessions, les participants peuvent simplement se connecter à l’événement à partir de leur ordinateur et assister à la conférence où qu’ils se trouvent.
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Des métriques détaillées Grâce aux plateformes d’événements virtuels, les organisateurs collectent de précieuses informations, notamment le nombre de participants, leurs interactions dans les sessions, etc.
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Une portée accrue Avec une conférence virtuelle, les participants n’ont pas besoin de se rendre dans un lieu physique. Les organisateurs d’événement touchent ainsi un public plus large et élargissent leur portée.
De quoi avez-vous besoin pour une conférence virtuelle ?
Bien que l’organisation d’une conférence virtuelle puisse sembler intimidante, il n’est pas compliqué de mettre en place les éléments nécessaires ! Voici ce dont vous aurez besoin pour organiser une conférence virtuelle :
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Des lieux pour organiser et/ou filmer Pour organiser une conférence virtuelle, vous aurez besoin d’un espace pour filmer et produire vos sessions. Heureusement, vous pouvez équiper presque n’importe quel espace en fonction de vos besoins, qu’il s’agisse d’un bureau à domicile, d’une salle de conférence ou d’un lieu en extérieur ! Si vous prévoyez d’organiser un événement hybride, vous aurez besoin d’un lieu capable d’accueillir le nombre de participants attendus sur site. Certains événements peuvent être organisés depuis chez vous, tandis que d’autres nécessiteront des éléments de production plus sophistiqués, et vous aurez besoin d’un studio.
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Une plateforme pour organiser des conférences virtuelles Pour créer un événement stimulant et simplifié, vous aurez besoin d’une plateforme d’événements virtuels qui permet d’offrir ce type d’expérience. Une plateforme d’organisation d’événements centralise tous vos besoins en matière de gestion d’événement, comme l’inscription, la billetterie, la gestion des sessions et des participants, et plus encore.
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Une technologie adaptée aux événements virtuels Si les participants ne peuvent pas entendre et voir clairement les panélistes, même l’événement le plus passionnant sera un échec. Assurez-vous de disposer de caméras, micros et éclairages adaptés à votre espace et à votre projet. Par exemple, si vos intervenants doivent se déplacer, assurez-vous d’avoir des caméras capables de suivre leurs mouvements, pour que les participants ne manquent rien.
La plateforme doit offrir les capacités suivantes :
La plupart des événements consistent à faire parler des panélistes face à un large public. Une solution permettant à une personne de s’adresser à un large public permet d’éviter les perturbations.
Un forum de questions et réponses est un élément essentiel de l’expérience des événements virtuels, car il permet à l’équipe d’assistance dédiée de répondre immédiatement aux questions des participants. Cela vous permet aussi de rassembler les questions les plus importantes ou les plus fréquentes et d’y répondre en direct à la fin de votre session.
Le chat en cours de session donne aux participants l’occasion de discuter et d’échanger les uns avec les autres, notamment pour partager leur enthousiasme et leurs réactions à votre session. Le chat en cours de session permet également aux équipes d’assistance de l’événement et aux administrateurs de fournir des liens ou d’autres ressources aux participants.
La possibilité de partager du contenu est essentielle à l’expérience d’événement virtuel, car elle vous permet de partager directement du contenu tel que des images, des vidéos, des PDF, des diaporamas, de la musique, etc. avec vos participants.
Un arrière-plan virtuel est un arrière-plan personnalisable qui peut inclure des images ou des vidéos, et qui offre aux présentateurs une gamme d’options afin de créer une expérience personnalisée pour les participants. Les panélistes peuvent personnaliser leurs arrière-plans virtuels pour y inclure les marques de leur entreprise/société et de leur sponsor, et créer des arrière-plans adaptés au contexte et à l’ambiance de leur présentation.
Un portail administrateur simplifié permet à vos administrateurs, organisateurs et équipes d’assistance de gérer l’ensemble de votre événement virtuel, mais aussi de créer et de modifier des événements, ainsi que d’obtenir des informations essentielles telles que les participants inscrits, leur engagement, etc.
Comment faire pour organiser une conférence virtuelle ?
Une fois tous les éléments nécessaires pour organiser une conférence virtuelle réunis, il est temps de préparer l’événement ! Voici les étapes clés que tout organisateur d’événement doit suivre pour planifier une conférence virtuelle :
Pour plus d’informations sur la façon d’organiser un événement virtuel stimulant, découvrez notre guide des événements virtuels.
Lors de la planification de votre événement, vous devez réfléchir attentivement à qui est votre public cible, au type d’expérience que vous souhaitez lui offrir, à la valeur que votre événement peut lui offrir, aux objectifs que vous souhaitez atteindre, et à la façon dont vous pourrez mesurer votre succès.
Une fois l’objectif de votre événement défini, vous pouvez générer des idées pour les sessions et leur contenu. Vous pouvez alors inviter les intervenants et les panélistes les mieux à même de délivrer ce contenu. Par exemple, une session sur une technologie de pointe sera plus marquante si elle est présentée par votre directeur informatique que par un employé de l’équipe marketing.
Lorsque vous créez vos sessions, vous devez prendre en compte l’engagement des participants. En proposant des sessions de moins d’une heure, en prévoyant des pauses entre les sessions et en ajoutant des sessions de networking, vous aiderez votre public à rester attentif. Pendant les sessions, vous pouvez utiliser les sondages, les Q. et R. et le chat pour maintenir une conversation interactive. Vous pouvez également créer un agenda en fonction des fuseaux horaires avec des sessions spécifiques à chaque région pour vos participants internationaux, afin que tout le monde puisse profiter de votre événement.
L’organisation de tout événement implique un important travail d’équipe. Vous devez donc collaborer étroitement avec vos équipes. En désignant des producteurs chargés de la production, en créant un programme de production et un flux de travail des événements, et en créant un hub de communication centralisé pour l’événement, tel qu’un canal de chat, vous vous assurez que votre équipe sera prête pour l’événement. Vous devez également programmer un essai pour votre événement, afin de vous assurer que tout se passe sans encombre.
Un site Web à jour offre des ressources importantes, telles qu’une présentation de l’événement, l’agenda, des informations sur les sessions, les intervenants, les questions fréquentes et votre page d’inscription. N’oubliez pas d’ajouter des images et vidéos attractives à votre page Web afin de susciter l’intérêt des participants pour votre événement !
Vous devrez faire la promotion de votre événement, afin de relayer l’information et d’augmenter le nombre d’inscriptions. L’envoi d’e-mails promotionnels à vos abonnés, la publication d’articles de blog au sujet de l’événement, la publication de rappels sur les réseaux sociaux et la coordination des efforts marketing avec vos partenaires, intervenants et sponsors vous permettront d’élargir votre public virtuel.
En matière d’organisation, vous devez offrir une assistance et des conseils exhaustifs à vos participants et intervenants. Le fait d’offrir un dépannage et une assistance technique adaptés vous permet de vous assurer que tout le monde pourra profiter de l’événement, tandis que le fait de fournir des informations de base, telles qu’où poser des questions, comment participer à des sessions et regarder les enregistrements, aide les participants à s’y retrouver.
Une plateforme d’événements complète pour les conférences virtuelles
Zoom Events, notre plateforme d’organisation d’événements, offre toutes les fonctions et fonctionnalités nécessaires pour organiser, gérer et organiser votre événement virtuel.
Éléments clés de la plateforme Zoom Events :
Personnalisez facilement le processus d’inscription et gérez votre billetterie. Cela inclut la possibilité de créer des billets pour les participants et les panélistes, de définir les autorisations, de personnaliser le prix des billets et de personnaliser la fenêtre de vente pour les billets.
Avec la possibilité d’échanger les uns avec les autres dans le chat du hall, le chat en cours de session, les salles de répartition, les sondages, les stands de vendeur de l’hôte, etc., les participants disposent de nombreuses opportunités de faire connaissance et de développer leur réseau avec les experts du secteur.
Le portail Zoom Events vous offre de nombreuses fonctionnalités et capacités d’analyse des données, afin de vous permettre d’améliorer votre expérience des événements et de suivre vos progrès, notamment la capacité de comparer le nombre d’inscrits et le nombre de participants, les métriques d’engagement, et le nombre de personnes qui ont regardé les enregistrements de votre session une fois l’événement terminé.
Le portail Zoom Events vous permet également de créer des hubs d’événements personnalisés, afin que votre marque, mais aussi vos sponsors et vos partenaires, occupent le devant de la scène lors de vos événements.
Zoom fournit également une assistance professionnelle pour les événements en ligne, qui offre à votre équipe toutes les ressources et les conseils dont elle a besoin pour organiser un événement transparent et stimulant. Afficher les forfaits d’assistance.
Commencez la planification sur Zoom Events
Pour commencer à organiser votre prochain événement virtuel, achetez votre licence Zoom Events, puis rendez-vous sur events.zoom.us pour vous connecter à votre compte. Une fois que vous êtes connecté(e), vous pouvez commencer à configurer votre hub dans l’onglet Gérer, puis commencer à créer votre premier événement, sommet ou conférence à l’aide de l’onglet Créer.