Le guide ultime pour les hôtes d’événements et les présentateurs virtuels

1. Lumières, caméra, action (présentateurs) Ce n’est pas parce que vous vous adressez à un public distant qu’il doit avoir du mal à vous voir ou à vous entendre. Un mauvais éclairage et un son défectueux peuvent amener les participants à abandonner rapidement un événement virtuel. Positionnez la lumière de manière à ce qu’elle soit face à vous pour éliminer les ombres et faire en sorte que vos spectateurs puissent bien vous voir.
   
   Scoop interne

   Notre responsable des consultants Zoom Events adore travailler avec l’éclairage Lume Edge, Brightline, El Gato ou Litra.

   Pour une expérience audio claire, nous vous recommandons d’utiliser un microphone de qualité au lieu de vous reposer sur l’audio intégré de votre ordinateur. Bien que Zoom Meetings et Zoom Webinars puissent minimiser le bruit de fond lorsque vous parlez, il est préférable d’insonoriser votre environnement autant que possible avant de commencer votre présentation.

   Et enfin, regardez la caméra. Il n’est pas facile d’établir un contact visuel derrière un ordinateur, mais le fait de regarder la caméra, et non les visages sur votre écran, augmentera instantanément l’impact de votre présentation.

   
   L’astuce de pro

   Collez un post-it sur votre moniteur à l’endroit exact où vous devez regarder lorsque vous parlez afin que vos yeux restent toujours au bon endroit.

2. Écriture d’un script (présentateurs)Il est toujours bon d’écrire un script, quelle que soit votre connaissance du sujet. Cela donne à votre hôte une idée de la durée de votre présentation et se révèle particulièrement utile si celui-ci gère des aides visuelles, s’il doit se préparer pour l’intervenant suivant ou s’il a besoin de faire un ajustement soudain. Le fait de disposer, au minimum, d’un plan détaillé peut réduire l’anxiété de chacun et permettre une session plus fluide.
3. C’est en forgeant qu’on devient forgeron (présentateurs et hôtes)Comme le dit l’adage, c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Nous vous recommandons de vous entraîner au moins 24 heures à l’avance. Idéalement, vous devriez répéter votre événement sur les mêmes appareils que ceux que vous prévoyez d’utiliser lors de celui-ci. Et n’attendez pas le jour de l’événement pour découvrir les nouvelles technologies ou fonctionnalités logicielles. Zoom Events est composé de nombreux outils qui améliorent l’expérience des utilisateurs et des participants, mais qui nécessitent une configuration préalable. Essayez de reproduire votre événement le plus fidèlement possible pendant vos répétitions afin de vous faire une idée des besoins de dernière minute qui pourraient survenir.
4. Mise au point d’un programme détaillé (hôtes)Parfois appelé feuille de repérage, le programme détaillé représente la séquence d’actions au cours d’un événement et constitue un document de référence que les parties prenantes peuvent suivre. Plus qu’un ordre du jour, le programme détaillé est un outil essentiel pour vous aider à rester organisé et à réduire l’anxiété qui peut accompagner l’organisation d’un événement. Les détails de votre programme varieront en fonction de la complexité de votre événement, mais, au minimum, il est utile d’inclure ces éléments :
   1. Liste de contacts (présentateurs, intervenants, équipes audiovisuelles, entrepreneurs, service de restauration)
   2. Déroulement des événements (ordre des intervenants, emplacements (salles de conférence virtuelles, bureaux à distance ou espaces de réunion sur site))
   3. Éléments techniques (repères techniques pour la musique, diaporamas, vidéos)
   4. Repères temporels (intervenants, sessions, pauses, introduction/conclusion)

    

   Nous vous recommandons de créer un modèle qui pourra facilement être modifié pour de futurs événements.

   

5. Préparation en avance de l’engagement du public (hôtes et présentateurs)Si vous prévoyez une session de questions-réponses ou si vous souhaitez discuter avec votre public, réfléchissez à la façon dont vous allez dialoguer. Pour les événements très fréquentés, il peut s’avérer utile de demander à un tiers de gérer les questions qui arrivent par le biais du chat ou de la fonction Q. et R. Nous vous recommandons également de demander à quelques collègues d’assister à votre événement et de préparer des questions afin de lancer la conversation. Si vous participez à un événement hybride, n’oubliez pas le public virtuel. Les participants à distance se sentiront plus impliqués si vous n’oubliez pas de répondre à leurs questions et si vous vous adressez directement à eux. Afin d’éviter que les gens ne parlent en même temps, encouragez les participants à utiliser la fonction Réactions de Zoom Webinars, qui permet aux utilisateurs virtuels de réagir au contenu à l’aide d’émojis favorables.

L’astuce de pro

Pour les événements hybrides, envisagez de placer près de l’intervenant un moniteur sur lequel apparaissent les participants à distance, afin que le public en direct puisse les voir et interagir avec eux.

1. 1. Configuration minimale requise : Les utilisateurs de Zoom desktop client et de Zoom mobile client devront utiliser Windows 5.7.6 ou version ultérieure ou MacOS 5.7.6 ou version ultérieure pour une expérience optimale. Avant votre événement, mettez à jour toutes vos applications logicielles et vos systèmes d’exploitation vers les versions les plus récentes afin de rationaliser l’utilisation de toute ressource complémentaire (vidéo, diapositives, etc.). Si vous organisez un événement de grande envergure, vérifiez votre vitesse/connexion Internet ainsi que la disponibilité de la bande passante pour vous assurer que les participants ne subiront pas de décalages avec votre audio/vidéo.
   2. Sauvegarde Internet/hardware : Dans la mesure du possible, connectez votre ordinateur et vos appareils directement à votre routeur Internet pour obtenir la connexion Internet la plus rapide et la plus stable possible. Le Wi-Fi n’est pas toujours fiable. Préparez donc un plan de secours au cas où vous perdiez la connexion Internet et/ou la puissance du signal (les points d’accès mobiles sont une excellente alternative rapide).
   3. Options de flux : Selon la taille et la complexité de votre événement, il est préférable utiliser des outils supplémentaires pour améliorer l’expérience. Les webcams sont le moyen le plus courant de partager un flux vidéo, mais les reflex numériques externes dotés de cartes de capture HDMI permettent également de vivre une expérience de diffusion en direct de qualité professionnelle.
      1. Les logiciels de mixage virtuel et de diffusion en direct peuvent s’intégrer à Zoom pour améliorer la valeur de votre production. Si cela vous semble intimidant, les applications de mixage virtuel sont conçues pour s’adapter à tous les niveaux de compétence, du novice au professionnel de l’audiovisuel, et peuvent être utilisées pour gérer l’ensemble du flux ou compléter vos flux de travail. Elles sont compatibles avec les événements à caméra unique et multi-caméras et améliorent le contenu diffusé en direct grâce à des flux de travail audiovisuels puissants, des images dynamiques et des animations personnalisées.
      
      Scoop interne

      Si vous utilisez un logiciel de mixage virtuel et de diffusion en direct, notre consultant Zoom Events recommande l’utilisation de VM Mix et d’OBS Studio pour améliorer la qualité de votre flux en direct. Et, si vous avez besoin d’une application de caméra virtuelle, étudiez l’intégration SnapCam-Zoom.

      1. Applications de caméra virtuelle : Si vous souhaitez apporter un peu de fun à votre flux de diffusion en direct, les applications de caméra virtuelle proposent des filtres de réalité augmentée, des objectifs et des aides visuelles améliorées. Une fois que vous avez téléchargé une application de caméra, connectez-la à votre caméra et à votre microphone de bureau (ou externe). Ouvrez Zoom client desktop et sélectionnez l’icône d’engrenage, puis l’option Vidéo. Vous pouvez alors basculer entre votre nouvelle application de caméra et l’entrée de caméra actuelle.

1. Éclairage : Pour rappel, un éclairage adéquat est crucial pour la réussite d’un événement. Si vous prévoyez de l’organiser dans une salle de conférence, faites attention à la lumière au plafond qui peut entraîner des zones d’ombre, surtout si votre intervenant se déplace dans la pièce. Lorsque vous réservez votre salle, examinez la luminosité de la pièce en journée et en soirée, et déterminez si vous pouvez ou non régler l’intensité de l’éclairage. Si vous utilisez un ordinateur personnel, essayez de positionner l’appareil près d’une source de lumière naturelle et utilisez un éclairage externe, tel que des lumières annulaires douces et des panneaux lumineux, face au présentateur. Si la présentation a lieu à partir d’un bureau à domicile et/ou d’un appareil personnel, nous recommandons également aux présentateurs de se placer face à une fenêtre dans la mesure du possible, plutôt que d’avoir une fenêtre en arrière-plan.
2. Cadrage des prises de vue : Pour une expérience vidéo optimale, cadrez votre prise de vue avec une vue rapprochée de l’intervenant, de ses épaules au sommet de sa tête. Réglez la caméra au niveau de ses yeux ou légèrement plus haut, afin que l’intervenant n’ait pas à se pencher sur un ordinateur portable ni à regarder vers le haut. Il vous faudra donc peut-être repositionner votre webcam sur un autre écran, vous mettre debout ou utiliser une caméra externe et un trépied. Lors de votre préparation, souvenez-vous de la règle des tiers et essayez de remplir les deux tiers du cadre avec votre sujet et de laisser une certaine marge de manœuvre au-dessus. Bien qu’ils ne soient pas au centre de l’attention, les arrière-plans jouent également un rôle important lors du cadrage de votre prise de vue et ne doivent pas être trop encombrés. Les participants veulent voir davantage l’intervenant que son environnement.
3. Arrière-plans virtuels : Les arrière-plans virtuels de Zoom sont une fonction amusante pour exprimer votre personnalité, célébrer une fête ou intégrer l’image de votre société. Choisissez une image dans notre bibliothèque ou créez la vôtre. Tout comme les autres applications de caméra virtuelle, Zoom Meetings et Zoom Webinars fournissent également des filtres, des stickers et des avatars à superposer à votre présentation. Pour modifier votre arrière-plan, téléchargez une image (GIF, JPG/JPEG, PNG avec un rapport 16:9 et 1280×720 pixels ou plus) ou une vidéo (MP4 ou MOV 480×360 pixels, 1920×1020 maximum) de votre choix et accédez-y à partir du menu des paramètres de Zoom desktop client sous Préférences > Arrière-plan et filtres > Arrière-plans virtuels. Vous aurez alors la possibilité de télécharger votre image ou de choisir parmi nos images préchargées.
4. Personnalisation de webinaire : Ce n’est pas parce que votre événement est virtuel que votre marque doit passer inaperçue. La personnalisation de session dans Zoom Webinars vous permet de personnaliser vos pages d’inscription avec votre palette de couleurs préférées, un titre, une bannière, un logo, des images, des étiquettes de nom et les biographies des présentateurs. Associée à un arrière-plan virtuel personnalisé, votre marque sera pleinement exposée tout au long de l’événement.
5. Zoom Rooms : Si vous organisez un événement hybride, Zoom Rooms s’intègre facilement à Zoom Events pour créer un espace de présentation véritablement hybride. En tant qu’expérience de salle de conférence moderne, Zoom Rooms réunit les participants en personne et distants en leur permettant de partager du contenu et d’interagir, où qu’ils se trouvent. Les intervenants peuvent effectuer leur présentation depuis une grande salle de conférence, derrière un pupitre ou de chez eux, et déployer du hardware et des appareils certifiés Zoom pour offrir une expérience événementielle professionnelle.

1. Personnaliser le papier peint derrière les vignettes de vidéo et le contenu partagé
2. Attribuer aux intervenants des arrière-plans virtuels uniques
3. Appliquer des étiquettes de nom numériques aux couleurs de votre marque

Quelques éléments à garder à l’esprit à propos de la personnalisation de session :

1. Rappelez à vos participants et intervenants de mettre à jour leur version de Zoom afin de recevoir un arrière-plan virtuel ou une étiquette de nom (intervenants) ou d’afficher un papier peint prédéfini.
2. Veillez à ce que votre arrière-plan virtuel et vos étiquettes de nom soient coordonnés avec le papier peint afin que vos participants soient visuellement attrayants, tant dans la galerie que dans l'affichage intervenant.
3. Vous pouvez organiser les vignettes de vidéo dans un ordre de vue Galerie personnalisé.