Comment TEDxMelbourne partage des « idées qui valent la peine d’être diffusées » (Ideas Worth Spreading) grâce à des événements en ligne intéressants

« Des idées qui valent la peine d’être diffusées ». Cette pensée simple, née de la première conférence TED en 1984, a déclenché un mouvement mondial engagé dans l'échange passionné d’idées par le biais de discussions approfondies et d’une implication communautaire. Aujourd’hui, des milliers d’organisations locales organisent leurs propres événements TEDx dans des villes du monde entier.

Les événements en direct ont toujours joué un rôle déterminant chez TEDx, mais avec l’épidémie mondiale de COVID-19, les organisateurs ont dû passer rapidement des événements traditionnels en personne aux événements virtuels tout en préservant la nature interactive de TEDx. TEDxMelbourne, un événement TEDx auto-organisé et dirigé par des bénévoles, s’est tourné vers Zoom pour maintenir l'engagement de son public, même sur une plateforme virtuelle.

Jon Yeo, l’organisateur de TEDxMelbourne, explique pourquoi Zoom est une solution précieuse pour l’organisation d’événements en ligne et présente quelques-unes de ses meilleures pratiques pour créer des expériences virtuelles interactives, intéressantes et fluides.

Les avantages de Zoom pour les événements virtuels

Lorsque la pandémie de COVID-19 s'est déclarée, Yeo s’est attaché à trouver une solution de communications vidéos qui pourrait fournir une expérience d'évènements accessibles, intéressants et évolutifs.

« En termes de plateformes, nous avons évalué de nombreuses solutions en fonction du risque, de l’accessibilité, de leur familiarité auprès du public, de la facilité d’utilisation et de choses comme les fonctionnalités qu'elles offraient et celles qui étaient importantes pour nous », déclare Yeo.

L’équipe de TEDxMelbourne a décidé de mettre en œuvre Zoom en raison de sa capacité à offrir une expérience d’événements virtuels complète grâce à :

• Un ensemble de fonctionnalités robustes : « La fonctionnalité de [rooms] répartition que Zoom propose est l’un des facteurs de différenciation qui nous ont amenés à choisir Zoom. Elle nous permet vraiment de créer des opportunités d’engagement et de participation du public ».
• Une évolutivité prête pour la croissance : « L'organisation des forfaits de Zoom vous permet de déployer chacune des différentes offres, et nous avons pu augmenter notre utilisation de la plateforme relativement facilement ».
• Des mesures d’utilisateurs précieuses : « Nous pouvons collecter de nombreuses données sur le comportement de nos participants, telles que le nombre de personnes qui se sont présentées, quand elles sont parties et quand elles sont les plus impliquées, ce qui nous aide à créer une meilleure expérience .»
• Une innovation permanente : « Zoom est capable de développer et d’intégrer des fonctionnalités dans de très brefs délais. Et en tant qu’organisation innovante, nous avons décidé d’opter pour la plateforme la plus innovante ».

Conseils pour créer une expérience événementielle fluide

Ces derniers mois, Yeo a tiré un certain nombre de leçons importantes sur l’organisation d’un événement virtuel efficace. Voici quelques-unes de ses meilleures pratiques pour l’organisation d’événements en ligne :

• N’essayez pas de recréer un événement physique dans un espace virtuel : « La règle numéro un est que vous ne pouvez pas reproduire l’expérience du présentiel dans un espace virtuel. Les producteurs technologiques veulent créer une scène virtuelle et un public virtuel, mais cette technologie consomme des cycles d'UC pour le public et n’ajoute rien à l’expérience. Personne n’a besoin de voir une scène virtuelle ».
• Ne raccourcissez pas votre événement : « TED recommande que les événements ne durent pas plus de 45 minutes, mais nous avons des événements qui durent 90 minutes et beaucoup de participants restent plus longtemps que cela. L’erreur est de penser que plus c'est court, mieux c'est. Ce n’est pas vrai. Ces événements visent à concevoir une expérience intéressante pour le public, et non à garder un œil sur une horloge ».
• Changez fréquemment les éléments visuels : « Nous nous assurons si possible qu'il ne se passe pas rien pendant plus de 10 minutes. Donc, s’il s’agit d’un visage qui parle, nous le gardons pendant un maximum de 10 minutes. Ensuite, nous passons à un visuel ou à une activité pour maintenir l'engagement du public ».
• Fournissez des visuels attrayants pour compléter les idées : « Nous avons un enregistreur graphique, que nous mettons en lumière de temps en temps juste pour faire une coupure avec le visage qui parle. Les gens peuvent voir l’idée progresser dans un format visuel en temps réel. Non seulement cela crée un bel objet post-événement, mais c'est aussi un beau cadeau pour les conférenciers ».

Pour en savoir plus sur TEDxMelbourne et ses événements en ligne, veuillez consulter la page d’accueil de TEDxMelbourne.

Pour en savoir plus sur la création d’événements en ligne intéressants à l'aide de Zoom, consultez la page Meilleures pratiques pour l’organisation d’un événement en ligne.