L’EUNIS2020 présente Helsinki Virtual aux participants du premier congrès numérique

L’organisation European University Information Systems (EUNIS) a été fondée en 1993 et enregistrée cinq ans plus tard comme organisation à but non lucratif à Paris, en France. Aujourd’hui, l’EUNIS compte parmi ses membres des centaines d’institutions différentes à travers toute l’Europe, dont des universités, des consortiums et des entreprises. Au sein de l’EUNIS, il existe plusieurs groupes de travail et groupes d’intérêt spéciaux (SIG). Chacun travaille sur des domaines clés très spécifiques liés aux technologies de l’information dans l’enseignement supérieur. Leur mission est d’aider les institutions membres à développer leur infrastructure TI en partageant leurs expériences et en travaillant ensemble.

Transposer les valeurs des événements physiques dans un espace virtuel

Chaque année, la communauté EUNIS se réunit à l’occasion de son congrès annuel. Celui-ci se déroule généralement dans un lieu extraordinaire en Europe dans le but de refléter la diversité de la communauté représentée. L’objectif de cet événement est de rassembler les gens, en face à face, pour qu’ils puissent échanger sur les meilleures pratiques et travailler ensemble sur la recherche au sein de leurs SIG.

Le conseil d’administration de l’EUNIS, conformément à l’accord passé avec l’Université d’Helsinki, avait prévu d’accueillir le congrès annuel, l’EUNIS2020, à Helsinki, en Finlande.

Mais tous ces plans ont changé lorsque le COVID-19 a débarqué. L’équipe a été contrainte d’annuler l’événement, et face aux nombreuses réactions des membres de l’EUNIS, elle a décidé au pied levé d’organiser son premier congrès numérique à « Virtual Helsinki ». Le plus grand défi était de faire en sorte que l’événement virtuel offre les mêmes valeurs que l’expérience physique.

Gill Ferrell, le responsable des relations et du SIG « Apprentissage et enseignement » à l’EUNI, Anna Pacholak, la responsable de l’administration et de la communication à l’EUNIS, et Suvi Valsta de l’Université d’Helsinki se sont chargées de l’organisation de l’événement en ligne avec le soutien des membres du Conseil d’administration et des amis de l’EUNIS qui se sont portés volontaires pour le Comité d’organisation et de programme virtuel.

La solution Zoom pour une événement sécurisé et stimulant

L’organisation était assez technique. L’EUNIS avait donc déjà évalué et mis en place plusieurs plateformes de vidéoconférence, comme Zoom, quelques années auparavant. Le groupe a dû trouver la solution qui répondrait à ses besoins et pourrait l’aider à organiser un congrès virtuel réussi. Et l’utilisateur devant être au centre du congrès, l’outil devait être aussi intuitif que possible. C’est pourquoi le groupe a décidé d’organiser l’EUNIS2020 avec la plateforme Zoom.

« Notre équipe ne comptait plus ses heures ; son objectif était de permettre à l’EUNIS2020 de se dérouler dans "Virtual Helsinki" », nous explique Anna Pacholak. « L’équipe de Zoom nous a vraiment beaucoup aidé. Grâce à eux, nous avons pu nous assurer que les différents composants techniques de la conférence virtuelle étaient correctement configurés à l’avance. »

La complexité et la durée de la conférence, ainsi que le court délai de préparation, n’ont finalement pas été des obstacles à la création d’une expérience de conférence fluide et sans accroc. L’équipe de Zoom a collaboré avec l’EUNIS pour concrétiser ce projet ambitieux, en organisant des sessions parallèles, des keynotes, des séances de pleine conscience et de fitness et des pauses café, le tout sous la forme d’une expérience immersive unique. La sécurité était une priorité absolue. C’est pourquoi les fonctionnalités de sécurité de la plateforme Zoom Webinars, comme les codes d’accès, ont été activées pour garantir que les sessions ne soient pas perturbées.

Élargir l’accès à l’EUNIS2020 avec Zoom

En moyenne, l’événement de l’EUNIS accueille 350 à 500 participants à son congrès annuel. Mais pour l’événement virtuel, on a compté plus de 600 participants de 35 pays différents, dont l’Indonésie, l’Australie et les États-Unis. Les personnes qui, au départ, ne pouvaient pas participer à l’événement pour des raisons budgétaires ou à cause des restrictions de voyage, pouvaient désormais rejoindre le congrès via Zoom.

Le taux de participation de 78 % a surpris Gill et son équipe : sur les 640 personnes inscrites, 497 ont participé. « Nous nous attendions à un taux de participation d’environ 25 %, pas plus. J’étais aux anges quand j’ai vu ces résultats », déclare Gill Ferrell.

Pendant trois jours, plus de 30 sessions différentes ont été organisées virtuellement, notamment des plénières, des sessions parallèles et des ateliers des SIG. Afin de stimuler le dynamisme et l’engagement des participants, l’équipe de l’EUNIS2020 a organisé des sondages au cours de plusieurs sessions Zoom Webinars, des séances de fitness, des séances de pleine conscience et des saunas virtuels pendant les pauses.

« Les saunas virtuels ont été particulièrement appréciés, car ils ont permis à Helsinki et à la culture finlandaise de s’inviter chez les participants. L’un d’entre eux a même participé depuis son propre sauna », explique Gill.

« Lors du dîner de gala virtuel du congrès, nous avons félicité les personnes qui avaient remporté les prix de l’EUNIS en portant un toast et en passant un très bon moment », ajoute Anna.

Gill souligne aussi les excellents retours qu’il a reçus de la part des délégués :

« Vu l’énorme succès de l’EUNIS2020, nous aimerions expérimenter des événements hybrides via Zoom pour réunir nos délégués du monde entier. Et peut-être même que tous nos événements seront maintenant hybrides », conclut Gill.