Le cabinet d’avocats primé, McDermott Will & Emery, transforme la collaboration au travail avec la plateforme Zoom

Depuis ses modestes débuts à Chicago en 1934, McDermott Will & Emery s’est développé pour devenir l’un des plus grands cabinets d’avocats aux États-Unis et dans le monde. Comptant plus de 1 200 avocats répartis au sein de 21 bureaux aux États-Unis, en Europe et en Asie, McDermott Will & Emery fournit une large gamme de services juridiques, en collaborant entre les pratiques et les zones géographiques pour offrir des perspectives nuancées afin d’améliorer la stratégie et de faire émerger des solutions très efficaces.

Bien que le cabinet ait connu une croissance constante au cours de ses presque 90 ans d’histoire, il a maintenu son engagement envers la qualité de service, et remporté plusieurs prix. Il a notamment été nommé n° 1 des Meilleurs cabinets d’avocats pour la technologie et l’innovation pour 2022 par Vault et a été reconnu comme l’un des 10 meilleurs cabinets d’avocats pour représenter le secteur de la santé aux États-Unis.

Pour améliorer la prestation de ses services primés à travers le monde, l’équipe de McDermott Will & Emery souhaitait mettre en œuvre une solution de communication de qualité professionnelle capable de respecter ses normes rigoureuses en matière de qualité de service.

Créer une expérience de communication fiable et simplifiée

Les équipes de McDermott Will & Emery tirent parti des communications vidéos pour se réunir et développer des liens plus étroits avec les clients, collaborer avec les équipes internes, diriger des dépositions, etc. Cependant, son ancien prestataire n’était pas à la hauteur. Des problèmes de fiabilité et une interface utilisateur compliquée ont conduit les équipes de McDermott Will & Emery à chercher une meilleure solution.

« L’audio et la vidéo étaient de qualité inégale », déclare Michael Shea, directeur des systèmes d’information chez McDermott Will & Emery. « Parfois, la vidéo était excellente, puis elle s’interrompait, ou l’audio ne fonctionnait plus. Je ne pense pas avoir été à une réunion au cours de laquelle nous n’avons pas eu des problèmes d’audio ou de vidéo ».

Dans l’espoir d’établir des communications vocales fiables avec les partenaires internationaux, McDermott Will & Emery avait également besoin d’une solution téléphonique moderne et cohérente.

« Concernant le téléphone, nous rencontrions de nombreuses difficultés en termes de performance des appareils mobiles et de fonctionnement de l’audio des clients », affirme Shea.

« L’acheminement des appels était également inconstant », déclare Stephen Green, directeur principal des Opérations informatiques chez McDermott Will & Emery. « La qualité des appels était vraiment mauvaise, en particulier pour notre personnel en Europe et en Asie ». Green note également l’importance de l’interopérabilité pour favoriser un environnement de travail agile, ajoutant : « Et la dimension mobile jouait un rôle considérable. Nous avions besoin de quelque chose qui puisse fonctionner de manière fiable sur les appareils portables au bureau, sur la route, et bien s’intégrer à notre technologie de salle de conférence ».

Offrir une facilité d’utilisation et une flexibilité de qualité professionnelle

Après avoir discuté avec des analystes des meilleures options et testé rigoureusement chaque solution, les équipes de McDermott Will & Emery ont opté pour Zoom en raison de ses performances et de sa facilité d’utilisation. 

« Nous avons présélectionné d’autres solutions, mais il y avait des problèmes, notamment l’utilisation d’une technologie propriétaire ou d’une interface compliquée. Nous avons également testé la solution de salle de conférence de chaque prestataire, et Zoom a été le grand gagnant ».

« Il y avait une différence spectaculaire entre ce que nous utilisions auparavant et Zoom », déclare Green. « De l’interface utilisateur au déroulement de la réunion en passant par la netteté de la vidéo, il y a juste une énorme différence ».

Green et Shea ont également décidé d’examiner Zoom Phone en remplacement de la solution téléphonique de l’entreprise, et ont immédiatement vu l’impact que Zoom Phone pouvait avoir sur leurs opérations. 

« Les performances de Zoom sur un appareil mobile dépassent de loin toute autre solution concurrente que nous avons testée », déclare Green. « L’utilisation incroyable de la bande passante, même lorsqu’elle est limitée, aucune autre solution ne fonctionne comme Zoom ».

Améliorer la collaboration avec la plateforme de communications unifiées de Zoom

Les équipes de McDermott Will & Emery ont pu mettre en œuvre la plateforme Zoom dans un délai très court avec un minimum de frictions, opérant ainsi une transition sans heurt vers une nouvelle solution. 

« Nous avons immédiatement commencé à mettre en œuvre Zoom, et nous avons pu le faire en moins de 90 jours », déclare Green. « Et le fait de conserver les mêmes appareils a vraiment facilité la formation. Parce que nous avions précédemment mis en œuvre [Zoom] Zoom Rooms, l’apprentissage des interfaces de Zoom Meetings et Zoom Phone était assez facile – même avec une formation minimale – car nous n’avions pas besoin d’apprendre à utiliser trois interfaces différentes ».

Grâce à une telle expérience de formation fluide, l’équipe a rapidement été en mesure de maximiser le potentiel de Zoom Phone, permettant des communications dynamiques entre les équipes ainsi qu’une meilleure collaboration et une flexibilité accrue malgré d’énormes défis mondiaux. 

« Les capacités mobiles de Zoom Phone et de Zoom Mobile App nous ont vraiment propulsés vers l’avant », affirme Green. « Si nous n’avions pas déployé Zoom Meetings et Zoom Phone avant la pandémie, nous aurions certainement rencontré des difficultés. Nous n’aurions pas été en mesure de suivre le rythme de nos clients, d’autant plus que notre activité a pris de l’ampleur depuis le début de la pandémie ».

En plus d’améliorer leur expérience vidéo et audio, la plateforme Zoom a aidé les équipes de McDermott Will & Emery à simplifier les communications au travail. 

« D’abord et avant tout, Zoom nous a vraiment aidés à simplifier les choses », explique Green. « Avant, nous avions trois ou quatre solutions dotées de capacités qui se chevauchaient, Zoom nous a aidés à les éliminer progressivement ».

« Nous avions plusieurs solutions de chat et les utilisateurs se répartissaient entre elles », déclare Shea. « Mais nous avons commencé à demander à tout le monde d’utiliser Zoom Team Chat, ce qui nous a aidés à simplifier notre portefeuille de logiciels ».

Et avec Zoom Webinar, McDermott Will & Emery a développé un moyen fluide d’interagir avec les clients actuels et potentiels sans risque pour la santé et la sécurité. 

« Nous nous sommes toujours servi de webinaires pour interagir avec nos clients, et lorsque la pandémie s’est déclarée, nous avons abandonné les conférences et événements en personne pour fournir grâce aux webinaires un contenu pertinent aux clients et aux clients potentiels pendant une période difficile », déclare Shea. « Nous avons commencé à organiser ces webinaires sur Zoom Webinar ; nous avons alors enregistré une croissance de la clientèle plus élevée que jamais, et cela est en grande partie dû au contenu exceptionnel que nous avons présenté via nos webinaires ».

Zoom sur l’avenir

Alors que les équipes de McDermott Will et Emery tirent parti de Zoom, Shea et Green ont hâte de voir comment la technologie continuera d’avoir un impact sur leurs opérations. 

« Nos employés commencent à retourner au bureau et, ce faisant, ils redécouvrent Zoom Rooms et la technologie qui l’accompagne, ce qui a été formidable à voir », déclare Shea. « Et c’est vraiment passionnant de voir la nouvelle technologie améliorer l’expérience des participants à distance lors de réunions organisées dans des salles de conférence ».

« Grâce à Zoom, nous avons fourni à nos avocats une plateforme par le biais de laquelle ils peuvent travailler avec leurs clients comme ils le souhaitent, que ce soit au téléphone, dans une réunion de groupe, des salles de répartition ou un webinaire. Pour nous, c’est une solution tout-en-un », déclare Green. Et avec tous les développements qui se produisent avec Vidéo Zoom, Zoom Webinar, Zoom Rooms, et l’ensemble de la plateforme, elle n’arrête pas de s’améliorer.