EUNIS2020 lleva el «Helsinki virtual» a los asistentes con el primer congreso digital

La Organización de Sistemas de Información Universitaria Europea (EUNIS) se fundó en 1993 y se registró cinco años después como una organización sin fines de lucro en París, Francia. En la actualidad, cientos de instituciones diferentes de toda Europa son miembros de EUNIS, incluidas universidades, consorcios y empresas. Dentro de EUNIS existen varios grupos de trabajo y de interés especial (SIG), cada uno de los cuales trabaja en áreas clave muy específicas relacionadas con la tecnología de la información en la educación superior. Su misión es ayudar a las instituciones miembro a desarrollar su panorama de TI compartiendo experiencias y trabajando juntos.

Llevar el valor de los eventos presenciales al espacio virtual

Cada año, la comunidad de EUNIS se reúne en su Congreso Anual. Este congreso suele celebrarse en un lugar extraordinario de Europa para reflejar la diversidad de la comunidad a la que prestan servicios. El objetivo de este evento es reunir a la gente, cara a cara, para que puedan compartir las prácticas recomendadas entre ellos y colaborar en la investigación dentro de sus SIG.

El Consejo de EUNIS, conforme al convenio con la Universidad de Helsinki, tenía previsto celebrar el Congreso Anual EUNIS2020 de este año en Helsinki, Finlandia.

Todos sus planes iniciales cambiaron cuando la COVID-19 se propagó por el mundo. El equipo se vio obligado a cancelar EUNIS2020 y, al recibir muchas reacciones sobre la cancelación por parte de los miembros de EUNIS, decidieron con poca antelación celebrar su primer congreso digital en «Helsinki virtual» en su lugar. El mayor reto era ofrecer los mismos valores de la experiencia física en un evento virtual.

Gill Ferrell, responsable de Relaciones y líder del SIG de Aprendizaje y Enseñanza de EUNIS, Anna Pacholak, responsable de Administración y Comunicaciones de EUNIS, y Suvi Valsta, de la Universidad de Helsinki, tomaron la iniciativa de organizar el evento en línea con el apoyo de los miembros del Consejo y los amigos de EUNIS que se ofrecieron como voluntarios para el Comité Virtual de Organización y Programa.

Aprovechamiento de Zoom para brindar una experiencia de evento segura y atractiva

Debido a la naturaleza técnica de la organización, EUNIS ya había evaluado e implementado varias plataformas de videoconferencia, como Zoom, unos años antes. El grupo tenía que identificar qué solución se adaptaría a sus necesidades y podría ayudarlos a celebrar mejor un congreso virtual exitoso. Puesto que el usuario debía ser el centro del congreso, la herramienta tenía que ser lo más intuitiva posible. Por eso se decidió celebrar EUNIS2020 con Zoom.

«Nuestro equipo trabajó en turnos adicionales para hacer realidad EUNIS2020 en "Helsinki virtual"», comentó Pacholak. «El equipo de Zoom nos apoyó enormemente para garantizar que los componentes técnicos de la conferencia virtual estuvieran correctamente configurados de antemano».

La complejidad y la duración de la conferencia, así como el escaso tiempo de preparación, no fueron un obstáculo para crear una experiencia de conferencia sin problemas. El equipo de Zoom trabajó con EUNIS para garantizar que su ambiciosa visión se hiciera realidad, mediante la ejecución de sesiones paralelas, conferencias magistrales, sesiones de atención plena y acondicionamiento físico y pausas para el café, todo como una sola experiencia inmersiva. La seguridad era una prioridad absoluta, y se habilitaron las características de seguridad de la plataforma de Zoom Webinars, como los códigos de acceso, para garantizar que las sesiones no tuvieran interrupciones.

Ampliación del acceso a EUNIS2020 con Zoom

Mientras que el evento de EUNIS tiene un promedio de 350 a 500 asistentes en su Congreso Anual, se registraron más de 600 participantes de 35 países para el evento virtual, incluidos Indonesia, Australia y Estados Unidos. Las personas que en un principio no podían asistir al evento por los costos o las restricciones de viaje ahora podían unirse al congreso a través de Zoom.

La tasa de asistencia del 78 % sorprendió a Gill y al equipo: asistieron 497 de las 640 inscripciones. «Esperábamos una tasa de asistencia de alrededor del 25 %, así que me alegré mucho cuando vi los resultados», comentó Ferrell.

Durante tres días se celebraron virtualmente más de 30 sesiones distintas, entre plenarios, sesiones paralelas y talleres de los SIG. Para mantener a los asistentes llenos de energía e interesados, el equipo de EUNIS2020 organizó votaciones durante varias sesiones de Zoom Webinars, entrenamientos de acondicionamiento físico, sesiones de conciencia plena y saunas virtuales durante los descansos.

«Las saunas virtuales fueron especialmente bien recibidas por los asistentes, ya que les llevaron Helsinki y la cultura finlandesa a sus casas. Un asistente incluso se unió desde su sauna real», comentó Ferrell.

«En la cena de gala virtual del congreso, celebramos a las personas que habían ganado los premios EUNIS levantando una copa juntos y pasándolo en grande», añadió Pacholak.

Ferrell destacó los excelentes comentarios que recibieron de los delegados:

«Dado el gran éxito de EUNIS2020, nos gustaría experimentar con eventos híbridos utilizando Zoom para reunir a nuestros delegados de todas partes del mundo. Y quizá todos nuestros eventos sean híbridos en el futuro», resumió Ferrell.