Zoom ermöglicht World Fuel Services Einsparungen von über 50 % und innovative Formen der Kommunikation und des Arbeitens

Das Unternehmen World Fuel Services (WFS) mit Sitz in Miami, USA, versuchte eine komplexe Technologieplattform, regelmäßige Netzwerkausfälle und manuelle Prozesse auf Papier miteinander in Einklang zu bringen. Dabei hatte es Probleme, seinen globalen Kunden schnell flexible Lösungen zu bieten. 

Das in den Fortune 500 vertretene Unternehmen stand vor der Herausforderung, Energie, Logistik und damit verbundene Dienstleistungen für Kunden auf der ganzen Welt zu optimieren. Dies forderte Innovationen in Start-up-Geschwindigkeit sowie ein vernetztes und produktives Personal. All das brachte die Einführung der flexiblen Kollaborationslösungen wie Zoom Phone, Zoom Rooms, Zoom Meetings und Zoom Webinars mit sich.

Wir haben uns mit Jeff Smith unterhalten, COO von World Fuel Services, der uns erklärt hat, wie das Unternehmen die Zoom-Plattform strategisch für seine einzigartigen Dienstleistungen nutzt.

Verschiedene Lösungen für eine globale Belegschaft

Nach mehreren Unternehmenszusammenschlüssen hatte WFS mit einer Anzahl verschiedener Lösungen zu kämpfen, deren Support die IT vor eine große Herausforderung stellte. Weiter erschwert wurde das ganze dadurch, dass die globale Belegschaft von WFS – 5.000 Mitarbeiter an 200 Standorten – ein einheitliches Benutzererlebnis benötigte, um eine erstklassige büroübergreifende Kommunikation sicherzustellen. 

WFS brauchte dazu eine Telefonlösung, mit der Folgendes möglich war: 

• Bereitstellen zuverlässiger Kommunikation in Bereichen mit niedriger Bandbreite
• Einfaches Integrieren in bestehende Hardware- und Softwarelösungen
• Reduzieren von Kosten
• Minimieren der Verwaltungsherausforderung für die IT 

Bei der Auswahl der Anbieter, die diese Anforderungen erfüllten, berücksichtigte das Team von WFS ein besonderes Kriterium. „Unser Prinzip war, dass wir mit Menschen zusammenarbeiten möchten, die unser Vorbild sind. Und genau das war der Fall bei Zoom“, so Smith. „Durch die Zusammenarbeit mit großartigen Unternehmen können wir uns selbst schneller verbessern.“

Kosteneinsparungen und neue Möglichkeiten mit Zoom Phone

Als WFS sein herkömmliches PBX-System durch Zoom Phone ersetzte, war die Akzeptanz riesengroß.  

„Wir haben heute insgesamt 1971 Benutzer von Zoom Phone und weitere 750, die 2021 dazukommen, über 2400 Nummern und 144.000 Anrufe pro Monat in 30 unterschiedlichen Ländern. So konnten wir 78 alte PBX-Systeme außer Betrieb nehmen“, fasst Smith zusammen.

Als erster globaler Zoom Phone-Kunde in Brasilien und einer der Kunden mit der größten globalen Reichweite konnte WFS mit der cloudbasierten Telefonlösung skalieren und gleichzeitig Kosten einsparen. „Durch die Nutzung von Zoom Phone konnten wir die Anbieterkosten halbieren. Auf diese Weise konnten wir den Bereitstellungsprozess von Monaten auf Tage verkürzen, unsere Betriebskosten für die Verwaltung und den Support reduzieren und mussten unser Support- und Technikteam im Zuge der Skalierung nicht erweitern“, führt Smith aus. 

WFS nutzt Zoom Phone mittlerweile auf innovative Weise: Das Unternehmen hat das Tool zunächst mit Amazon Connect erweitert und verwendet die Anrufweiterleitungsfunktion, um eine vollständige Kontaktzentrumintegration zu ermöglichen. Smith sagt, dass das Unternehmen nun das Zoom Phone Power Pack eingerichtet hat, um diese Kontaktzentrumfunktion noch weiter auszubauen und eine reibungslose globale Einführung zu ermöglichen. Er fügt hinzu: „Das Änderungsmanagement ist hart, aber wir hatten nur sehr wenige Probleme. Die Einführung von [Power Pack] war ganz einfach.“

Besseres Arbeiten durch Zoom Rooms und Meetings

Um die Geschäftsaktivitäten weiter zu beschleunigen und die Benutzererfahrung standortübergreifend anzupassen, hat WFS ebenfalls Zoom Rooms und Zoom Meetings eingeführt. Die Mitarbeiter haben den neuen Kollaborationsweg schnell angenommen. Smith erklärt: „Die Nutzung von Zoom hat sich fast ohne Personalschulungen verbreitet – jetzt finden jeden Monat etwa 47.000 Zoom Meetings bei World Fuel Services statt.“

Durch das Benutzererlebnis hat sich WFS ebenfalls dazu entschieden, Zoom Rooms schnell einzuführen. Zunächst wurden fünf Zoom Rooms-Lizenzen verwendet, die dann aufgrund hoher Kundennachfrage schnell auf über 125 erweitert wurden. Mit Zoom Rooms konnte WFS die Konferenzraumerfahrung modernisieren und gleichzeitig über virtuelle Räume büroübergreifende Arbeitsbereiche und sogar eine „Genius Bar“ für Technologie schaffen. „Wir haben auch als einer der Ersten Zoom Rooms mit mehreren Bereichen eingeführt, mit denen wir einen großen Raum mit Trennwänden in Fünfer-Kombinationen unterteilen konnten. Dazu haben wir das native Zoom-Erlebnis genutzt“, fügt Smith hinzu.

Eine Zukunft voller Flexibilität

WFS lässt sich – wie zahlreiche andere Unternehmen – beim Aufbau einer agilen, hybriden Belegschaft von Flexibilität leiten. „Unser ursprünglicher Plan war, unsere Mitarbeiter zeitweise ins Büro kommen zulassen. Sie sind aber genauso produktiv und unsere Zahlen für Geschwindigkeit und Durchsatz haben sich sogar verbessert, sodass wir die Teams selbst entscheiden lassen, wann sie sich vor Ort treffen.“ Zoom hilft bei dieser Flexibilität und stellt Video- und Sprachkommunikation ins Zentrum der Kollaborationsstrategie von WFS. „Unsere Vision war eine reibungslose Umgebung – egal, ob jemand im Café, bei sich zu Hause oder im Büro arbeitet“, fügt er hinzu.

Dadurch, dass WFS Entscheidungen auf Grundlage des Mitarbeitererlebnisses trifft, bietet das Unternehmen bewegliche Services an und richtet den Betrieb gleichzeitig auf mögliche Herausforderungen in der Zukunft aus. Das Ergebnis? Effektive Mitarbeiter und zufriedene Kunden.