EUNIS 2020 holt Teilnehmer mit dem ersten digitalen Kongress nach „Virtual Helsinki“

Die Organisation EUNIS, kurz für European University Information Systems, wurde 1993 gegründet und fünf Jahre später in Paris als gemeinnützige Organisation anerkannt. Heute sind Hunderte verschiedene Institutionen aus ganz Europa Mitglieder von EUNIS, darunter Universitäten, Zusammenschlüsse und Unternehmen. EUNIS besteht aus unterschiedlichen Arbeitsgruppen und sogenannten Special Interest Groups (Interessenvertretungen, SIGs). Diese sind jeweils für ganz spezifische Bereiche zuständig, die mit Informationstechnologie in der Hochschulbildung zu tun haben. Das Ziel von EUNIS ist es, die Mitgliedsinstitutionen durch den Austausch von Erfahrungen und Zusammenarbeit beim Entwickeln ihrer IT-Landschaften zu unterstützen.

Die Vorteile von Präsenzveranstaltungen virtuell nutzen

Jedes Jahr kommt die EUNIS-Community bei ihrem Jahreskongress zusammen. Dieser Kongress findet normalerweise an einem spannenden Standort in Europa statt, der die Vielfältigkeit der Community widerspiegeln soll. Bei diesem Event sollen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, persönlich Best Practices auszutauschen und innerhalb ihrer Interessenvertretungen kollaborativ zu arbeiten und zu forschen.

Der EUNIS-Vorstand hat im Einklang mit der Universität Helsinki geplant, den diesjährigen Kongress, EUNIS 2020, in Helsinki, Finnland, auszurichten.

Durch die weltweite COVID-19-Pandemie sah sich die Organisation jedoch gezwungen, ihre Planung zu ändern. Das Team musste EUNIS 2020 absagen. Die vielen Reaktionen von EUNIS-Mitgliedern brachten das Team jedoch dazu, den Kongress kurzerhand erstmals digital in „Virtual Helsinki” zu veranstalten. Die größte Herausforderung bestand darin, den Mitgliedern virtuell den gleichen Mehrwert zu bieten, den ein Kongress vor Ort hat.

Gill Ferrell, Relationship Manager und Learning and Teaching SIG Leader bei EUNIS, Anna Pacholak, Administration & Communications Manager bei EUNIS und Suvi Valsta von der Universität Helsinki haben die Organisation des Online-Events in die Hand genommen. Geholfen haben ihnen dabei die Vorstandsmitglieder und EUNIS-Unterstützer, die sich freiwillig für die Bereiche Virtual Organizing & Programme Committee gemeldet haben.

Sichere und interaktive Events mit Zoom veranstalten

Als Organisation, die mit Technik vertraut ist, hatte EUNIS bereits in der Vergangenheit mehrere Plattformen für Videokonferenzen beurteilt und eingeführt, darunter auch Zoom. Die Gruppe musste herausfinden, welche Lösung zu ihren Anforderungen passen und zu einem erfolgreichen virtuellen Kongress führen würde. Da beim Kongress der Benutzer im Mittelpunkt stehen sollte, musste das Tool so intuitiv wie möglich sein. Deshalb entschied sich das Team dazu, EUNIS 2020 mit Zoom durchzuführen.

„Unser Team hat Überstunden gemacht, damit EUNIS 2020 in ‚Virtual Helsinki‘ stattfinden konnte”, erklärt Pacholak. „Das Zoom-Team hat uns dabei enorm unterstützt. Es half uns dabei, vor dem virtuellen Kongress alle technischen Komponenten korrekt einzurichten.“

Die Komplexität und Dauer der Konferenz und die kurze Vorbereitungszeit waren kein Hindernis beim reibungslosen Durchführen des Online-Kongresses. In Zusammenarbeit mit EUNIS konnte das Zoom-Team sicherstellen, dass die hohen Ansprüche an den Kongress entsprechend umgesetzt wurden. Es gab parallele Sitzungen, Keynotes, Mindfulness- und Fitness-Sessions und Kaffeepausen – und all das als ein einziges, immersives Erlebnis. Sicherheit hatte oberste Priorität und die Sicherheitsfunktionen der Webinarplattform von Zoom, zum Beispiel der Einsatz von Kenncodes, wurden aktiviert, damit die Sitzungen störungsfrei ablaufen konnten.

Wie Zoom EUNIS 2020 zugänglicher machte

In der Regel hat der EUNIS-Jahreskongress 350–500 Teilnehmer. Für das virtuelle Event meldeten sich jedoch mehr als 600 Teilnehmer aus 35 Ländern an – darunter Indonesien, Australien und die USA. Personen, die ursprünglich aus Kostengründen oder aufgrund von Reisebeschränkungen nicht am Kongress hätten teilnehmen können, hatten jetzt die Möglichkeit, das über Zoom zu tun.

Die Teilnahmequote von 78 % war für Gill und das Team eine Überraschung: bei 640 Anmeldungen gab es 497 Teilnehmer. „Wir haben mit einer Teilnahmequote von etwa 25 % gerechnet, deshalb haben mich die Ergebnisse wirklich umgehauen”, so Ferrell.

Innerhalb von drei Tagen wurden mehr als 30 separate Sitzungen virtuell abgehalten, darunter Plenarsitzungen, parallele Sitzungen und Workshops der Interessenvertretungen. Damit alle Teilnehmer motiviert und aktiv blieben, hat das EUNIS 2020-Team bei mehreren Zoom-Webinarsitzungen Umfragen durchgeführt, Fitness-Workouts abgehalten, Achtsamkeitsübungen angeleitet und in den Pausen virtuelle Sauna-Sitzungen abgehalten.

„Die virtuellen Sauna-Sitzungen kamen bei den Teilnehmern besonders gut an, denn sie haben Helsinki und die finnische Kultur direkt zu ihnen nach Hause gebracht. Ein Teilnehmer hat sogar aus seiner echten Sauna mitgemacht”, erklärt Ferrell.

„Beim virtuellen Galadinner des Kongresses haben wir die Gewinner der EUNIS-Preise gefeiert, indem wir gemeinsam angestoßen haben und einfach Spaß hatten”, fügt Pacholak hinzu.

Ferrell hebt das überwältigende Feedback hervor, das sie von den Delegierten bekommen haben:

„Weil EUNIS 2020 so ein toller Erfolg war, möchten wir weiterhin virtuelle Events mit Zoom veranstalten und so Teilnehmer aus der ganzen Welt zusammenbringen. Wer weiß – vielleicht werden in Zukunft all unsere Events hybrid stattfinden“, fasst Ferrell zusammen.