Brotherhood Mutual erzielt während COVID-19 Geschäftskontinuität und Work-Life-Balance

Brotherhood Mutual wurde 1917 gegründet und ist ein führender Versicherer für Ämter im ganzen Land, darunter fast 65.000 Kirchen, christliche Schulen, Hochschulen, Camps und Missionen. Die Versicherungsgesellschaft bietet zahlreiche Policen an, darunter Sach-, Haftpflicht-, Arbeiterunfall-, Cyber-Haftpflicht-, Dienstreise- und Firmenfahrzeugversicherungen, sowie Dienstleistungen, darunter die Lohn- und Gesundheitsleistungsverwaltung für Mitarbeiter.

Auf der Suche nach einer besseren Webinar- und Telefonlösung

Bei Brotherhood Mutual steht erstklassiger Service für Versicherungsnehmer im Mittelpunkt, und die Mitarbeiter absolvieren regelmäßig Schulungen und Sitzungen zur beruflichen Entwicklung per Webinar, um den Service kontinuierlich zu verbessern. Die Webinar-Lösung des Unternehmens stellte jedoch ein Hindernis dar.

„Wir hatten viele Endbenutzer, die für Zertifizierungen, Schulungen und dergleichen an Webinaren teilnehmen mussten, und wir verwendeten dafür die Webinar-Lösung von GoToMeeting“, so Mike Benner, Technical Support Team Lead bei Brotherhood Mutual. „Leider hatten wir häufig Probleme mit der Software.

Als Versicherungsgesellschaft ist Brotherhood Mutual für die Kommunikation auf funktionierende Systeme angewiesen.

Wir verwendeten eine On-Premise-Lösung mit Cisco Call Manager, aber wir wollten zu einem Cloud-basierten PBX-Telefonsystem wechseln“, so Christopher Harvey, Chief Information Security Officer und Assistant Vice President of Network Architecture bei Brotherhood Mutual. „Eine Wiederherstellung mit minimaler Ausfallzeit und möglichst geringem Datenverlust hatte für uns oberste Priorität. Unser externer Telefonanschluss war analog. Im Falle einer Katastrophe wären wir in der Lage gewesen, unsere digitale Umgebung innerhalb einer oder zwei Stunden wiederherzustellen, die Anrufweiterleitung und Mobilgeräte wären jedoch deutlich länger betroffen gewesen.“

„Wir versuchten, mit anderen Cloud-basierten Telefonanbietern zu arbeiten, aber das war sehr frustrierend“, fügt Harvey hinzu. „Die Zusammenarbeit mit den Vertriebs- und Supportteams war schwierig, und der ganze Prozess lief nicht rund. Wir wussten, dass Cisco uns bei der gesamten Digitalisierung unterstützen würde, damit alle Systeme wiederherstellbar würden, aber wir wollten uns nicht auf eine Lösung festlegen, die uns am Ende nicht gefiele.“

Die Umstellung auf Zoom Phone kam genau zur richtigen Zeit

Brotherhood Mutual stieß auf Zoom, als im Unternehmen Zoom Meetings implementiert wurde. Aufgrund der Zuverlässigkeit von Zoom wurde bald darauf Zoom Webinar im Unternehmen eingeführt.

„Wir waren auf der Suche nach einem neuen Webinar-Produkt, das GoToMeeting ersetzen konnte. Wir hatten viel Gutes über Zoom Webinar gehört und hatten im vorhergehenden Jahr viele gute Erfahrungen mit Zoom für Meetings gemacht“, so Benner.

Als es für Brotherhood Mutual an der Zeit war, eine neue Cloud-basierte Telefonlösung zu implementieren, beschlossen die Teams, Zoom eine Chance zu geben.

„Wir haben im Januar damit begonnen, Zoom Phone zu testen. Das war für uns ein Glücksfall, denn aufgrund der COVID-19-Pandemie mussten wir nur wenig später von zu Hause arbeiten. Unsere Führungskräfte fragten: ,Was machen wir mit unserem Telefonsystem?‘ Innerhalb einer Woche hatten alle Mitarbeiter im Unternehmen eine Zoom-Phone-Rufnummer“, erzählt Harvey.

„Der Wechsel auf das neue Telefonsystem war ganz einfach“, fügt Judd Johnson hinzu, Zoom Project Lead bei Brotherhood Mutual. „Als wir von zu Hause arbeiten und Anrufe tätigen mussten, war Zoom unsere Rettung.“

Brotherhood Mutual nutzte Zoom Phone, um die externe und interne Kommunikation zu optimieren und ein Telefonsystem bereitzustellen, mit dem Mitarbeiter effizienter arbeiten und eine bessere Work-Life-Balance erzielen konnten.

„Ich bekomme viele Anrufe, und wenn ich beschäftigt war, ließ ich Anrufe einfach direkt an die Mailbox gehen und hörte sie mir später einzeln an“, so Harvey. „Mit Zoom Phone lasse ich diese Anrufe an meine Mailbox gehen, und das System sendet mir das Transkript der Sprachnachricht an meine E-Mail-Adresse. So kann ich sie lesen und priorisieren oder einfach löschen.“

,Nur unsere Fantasie setzt uns Grenzen bei der Nutzung‘

Dank der Zoom-Produktfamilie konnte Brotherhood Mutual eine einheitliche Kommunikationsinfrastruktur aufbauen und gleichzeitig seinen Mitarbeitern die wesentlichen Tools zur Verfügung stellen, die sie während der COVID-19-Pandemie benötigten, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Die Mitarbeiter von Brotherhood Mutual sind zwar inzwischen in ihre Büros zurückgekehrt, doch Zoom wird bei der flexiblen Kommunikation mit externen Partnern und für die mobilen Arbeitskräfte weiterhin eine wichtige Rolle spielen.

„Die Verwendung von Zoom macht einfach Spaß“, meint Johnson. „Ich kann die Tools in jeder Umgebung nutzen – ob im Büro, zu Hause oder im Auto. Zoom ist extrem flexibel. Nur unsere Fantasie kann uns bei der Nutzung Grenzen setzen.“