Vereinfachung der Lösung: So hat The Motley Fool die Kommunikation mit Zoom optimiert

Was 1993 als Investment-Newsletter der Brüder David und Tom Gardner begann, hat sich zu einem international anerkannten Finanzdienstleistungsunternehmen mit einer treuen Anhängerschaft entwickelt, die als „Fools“ bekannt sind. The Motley Fool mit Hauptsitz in Alexandria, Virginia hat Niederlassungen in Denver, Colorado und Sydney, Australien und bedient zudem Kunden in Großbritannien, Kanada, Hongkong und Deutschland mit regionalen Nachrichten und Marktanalysen.

Angetrieben von dem Ziel, die Welt intelligenter, glücklicher und reicher zu machen, hat The Motley Fool seinen Erfolg darauf aufgebaut, seinen Kunden aufschlussreiche Analysen und clevere Ansätze für Investitionen und den Aktienmarkt zu liefern. Dies erfordert eine robuste Kommunikationsinfrastruktur, die eine kontinuierliche Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Büros und Mitarbeitern auf der ganzen Welt ermöglicht.

Uneinheitlichkeit bei Plattformen, Hardware und Geräten

The Motley Fool beschäftigt fast 400 Mitarbeiter in Büros in den Vereinigten Staaten und im Ausland. Der Erfolg des Unternehmens hängt davon ab, dass diese Mitarbeiter eng zusammenarbeiten, um relevante, korrekte Aktienanalysen für verschiedene Märkte bereitzustellen. The Motley Fool verfügte zwar über eine bestehende Kommunikationslösung, doch deren Verwaltung war zu kompliziert geworden, und die Teams von The Motley Fool verwendeten mehrere unterschiedliche Tool für die Kommunikation.

„Wir haben zuvor Cisco verwendet, was auch funktioniert hat und größtenteils gut angenommen wurde“, so Lawrence Morrisson, Head of IT bei The Motley Fool. „Allerdings war das System ziemlich teuer und schwer zu verwalten. Andere Mitarbeiter nutzten Lösungen wie Skype und GoToMeeting. Es waren also unterschiedliche Hardware und Geräte im Einsatz. Es gab keine Einheitlichkeit, was uns Kopfzerbrechen bereitete.“

Die IT-Teams von The Motley Fool suchten zudem nach einer Alternative für die Telefonlösung, die teure Hardware, komplizierte Software und eine beträchtliche On-Premise-Infrastruktur zur Unterstützung des Systems erforderte. Doch The Motley Fool wollte nicht länger mehrere Infrastrukturen unterstützen, sondern die Technologielösung konsolidieren.

„Wir hatten hier eine umfangreiche Cisco-Infrastruktur“, erzählt Morrisson. „Diese umfasste spezielle Stromkreise in das Gebäude, Kabelstränge für SIP-Leitungen, Tischtelefone und außerdem das Call-Center-Produkt von Cisco für den Betrieb des Systems, das ziemlich schwierig zu verwalten war.“

Diese fehlende Einheitlichkeit und umfangreiche Infrastrukturverwaltung machte den Support für die Kommunikation schwierig, erhöhte die Belastung für die IT-Teams und verkomplizierte die Zusammenarbeit zwischen den Büros.

,Wir wollten unsere Lösung vereinfachen‘

Morrisson zog andere Videokonferenzlösungen in Betracht, als ein Anruf des Zoom-Vertriebsteams sein Interesse weckte.

„Zu diesem Zeitpunkt versuchten wir, das Problem der mangelnden Einheitlichkeit zu lösen, deshalb zogen wir die Webex-Plattform von Cisco in Betracht“, so Morrisson. „Aber Zoom rief uns an und bot eine kostenlose Testphase an, und da meine Kollegen und ich von Zoom gehört hatten und um die Popularität wussten, beschlossen wir, es auszuprobieren.“

Nachdem Morrisson die Zoom-Plattform und ihre Benutzerfreundlichkeit kennengelernt hatte, implementierte er die Videokonferenzlösung von Zoom im gesamten Unternehmen. Dank der Flexibilität von Zoom konnten die Mitarbeiter von The Motley Fool die Lösung mit unterschiedlicher Hardware nutzen, und die benutzerfreundliche Schnittstelle ermöglichte die mühelose Implementierung der Lösung.

Die Zoom-Videokonferenzlösung konnte die Kommunikation zwischen den Büros und Mitarbeitern dank des intuitiven Designs und der nützlichen Funktionen verbessern. Mitarbeiter nutzen die Bildschirmfreigabe für die Zusammenarbeit an Projekten und können ganz einfach die effektive, effiziente Kommunikation zwischen internationalen Niederlassungen koordinieren.

„Unsere Leute sind begeistert, dass wir unsere Bildschirme ohne Kabel teilen können“, sagt Morrisson über die Zoom-Funktion zur kabellosen Bildschirmfreigabe. „Und die Erfahrung ist in jedem Raum einheitlich. Unsere Mitarbeiter kommen herein, sehen das Bedienelement auf dem Tisch und wissen, was zu tun ist. Es war für uns ein großer Erfolg.“

Nachdem The Motley Fool die Zoom-Videokonferenzlösung implementiert und die Zuverlässigkeit und Einfachheit der Plattform erlebt hatte, entschied sich das IT-Team, Zoom Phone als digitale Telefonlösung zu implementieren.

Da Zoom Phone eine cloudbasierte Anwendung ist, mussten die IT-Teams nicht länger separate Infrastrukturen für die Telefonkommunikation unterstützen. „Einer der Hauptgründe, weshalb wir uns für Zoom entschieden haben, war, dass wir unsere Abläufe und die Verwaltung vor Ort vereinfachen wollten“, so Morrisson. „Die Erfahrungen mit Zoom waren bislang durchweg positiv gewesen, sodass wir von Anfang an großes Vertrauen in Zoom Phone hatten.“

Reduzierung von Hardwarekosten und Supporttickets

Seit die Teams von The Motley Fool die einheitliche Kommunikationsplattform von Zoom implementiert haben, hat Morrisson einen Rückgang bei der Anzahl der Tickets verzeichnet, die die IT-Teams bearbeiten müssen. Dank der benutzerfreundlichen Schnittstelle und der Flexibilität, ganz unterschiedliche Geräte einzusetzen, verbringen seine IT-Teams ihre Zeit nicht mehr mit der Behebung von Hardwareproblemen oder der Einrichtung von Software. The Motley Fool konnte seine Hardwarekosten reduzieren und seine Nutzung der Zoom-Plattform im Vergleich zur vorherigen Kommunikationslösung um das Fünffache erhöhen.

„Unsere Konferenzräume einzurichten und sie auf dem neuesten Stand zu halten ist jetzt viel weniger Arbeit“, so Morrisson. „Die Einrichtung unserer Geräte läuft inzwischen fast vollständig automatisiert ab, und es gibt nur selten Probleme. Und wenn, dann sind es meist Probleme mit der Hardware vor Ort, die Zoom sehr gut identifizieren kann.“

Mit der Zoom-Plattform konnte The Motley Fool zudem Richtlinien für seine Remote-Mitarbeiter festlegen, die auf einer Kommunikation mit Vorrang für Video basieren.

„Wir stellen nur zwei wichtige technische Anforderungen an unsere Remote-Mitarbeiter“, erklärt Morrisson. „Sie brauchen eine Internetverbindung, die Zoom unterstützt, und sie müssen ihre Kamera standardmäßig bei jedem Videomeeting einschalten, um den persönlichen Kontakt herzustellen.“

The Motley Fool schafft über Zoom außerdem engere Verbindungen zwischen Remote-Mitarbeitern und der Belegschaft im Büro.