Die intelligente Technologiestrategie der BPAY Group mit Sitz in Australien gibt dem Unternehmen einen Vorsprung beim Wandel hin zur mobilen Arbeit

Was mobiles Arbeiten angeht, kann die BPAY Group sich glücklich schätzen. Als die COVID-19-Pandemie Australien erreichte, konnte sich das Unternehmen für sichere elektronische Rechnungsbegleichung unglaublich schnell an das mobile Arbeiten anpassen.

Laut Sean Ollerton, Platform Services Lead bei der BPAY Group, hatten die Mitarbeiter der BPAY Group das Glück, bereits flexibel zu arbeiten. Durch die einheitliche Kommunikationsplattform von Zoom konnte das Unternehmen nun vollständig in die hybride Arbeitswelt eintreten.

Die Umstellung im Lockdown war relativ leicht, so Ollerton: „Mein Team war bereits an unser tägliches Meeting zum Besprechen der Aufgaben gewöhnt. Wir verlängerten unser Treffen dann um 15 Minuten, um persönlich aufeinander eingehen zu können – so konnten wir über Persönliches und auch unsere Projekte reden.“ 

„Unser VPN und all unsere Anwendungen einschließlich Zoom standen den Benutzern bereits in vollem Umfang zur Verfügung“, fügt Ollerton hinzu. „Ich denke, dass viele Unternehmen Probleme hatten, als plötzlich alle von zu Hause arbeiteten und sie noch nicht die richtige Infrastruktur hatten, um alle Mitarbeiter zu unterstützen. Zum Glück waren wir dafür schon ausgestattet.“

Schnelle Skalierbarkeit

Die BPAY Group hat sich sehr schnell angepasst, als sie aufgrund der Pandemie ihre Büros schließen musste. Im September 2019 hatte sie sich bereits dazu entschlossen, die Unternehmenskommunikation mit Zoom zu vereinheitlichen. Zu diesem Zeitpunkt fanden im Unternehmen ca. 500 Zoom Meetings pro Monat statt.

„Als wir dann remote arbeiteten, stieg die Anzahl der Zoom-Anrufe auf etwa 2500. Und wir veranstalteten nicht nur mehr Meetings. Wir haben Zoom schnell für unsere Sitzungen mit allen Mitarbeitern angepasst und haben Umfragen und den Chat genutzt, um miteinander zu interagieren und in Kontakt zu bleiben“, fasst Ollerton zusammen. „Es ging vor allem darum, dem Konzept des ‚Überall-Arbeitens‘ einen Aufschwung zu geben. Wir wollten, dass die Benutzer persönlich miteinander kommunizieren und genauso produktiv sein können – egal, ob im Büro oder anderswo.

Wir hatten dafür schon bestehende Tools, aber sie waren nicht sonderlich benutzerfreundlich oder zuverlässig. Als wir das alles steigern wollten, stellten wir fest, dass Zoom wirklich leicht zu verwenden und benutzerfreundlich war. Bei einigen der anderen Tools, die wir fast genutzt hätten, bemerkten wir, dass die Benutzer diesen Meetings nicht beitreten konnten. Bei Zoom war das gar kein Problem – sie konnten direkt loslegen.

Es ging uns vor allem um diese Benutzerfreundlichkeit und um das Verbessern unseres Konzepts des ‚Überall-Arbeitens‘.“

Umstellung auf Zoom Phone

Ollerton sagt, dass die BPAY Group stolz auf ihre „großartige Zusammenarbeit“ ist – ein Konzept, das sie mit Zoom noch weiterführen konnte. 

„Das bedeutet im Grunde, dass wir besser arbeiten, wenn wir zusammenarbeiten. Das andere Ziel der BPAY Group ist es, das ‚Leben einfacher zu machen‘, besonders im Kundengespräch. Und das, was wir mit unseren Produkten für unsere Kunden machen möchten, versuchen wir auch intern umzusetzen. Auf diese Art und Weise präsentieren wir unseren Benutzern Dinge. Wenn es also unseren Benutzern nicht das Leben einfacher macht, warum sollten wir es dann tun? Und dazu passte Zoom sehr gut“, erklärt Ollerton.

2019 hat die BPAY Group Zoom Meetings für die Videokommunikation eingeführt und sich dann ein Jahr später dazu entschieden, die gesamte Telefonanlage durch Zoom Phone zu ersetzen. Auf diese Weise konnten sie eine andere funktionelle Herausforderung für die remote arbeitenden Teams meistern. 

„Wir hatten bereits zu einer digitalen Telefonanlage gewechselt. Es handelte sich allerdings um ein älteres System und erwies sich als Herausforderung, als wir in die Remotearbeit wechselten. Dazu kamen die hohen Kosten und die zeitaufwendige Wartung“, so Ollerton. „Wir haben uns also darüber informiert, wie wir die alte Anlage durch Zoom ersetzen können. Durch das Zoom Phone System konnten wir nicht nur sämtliche Integrationsprobleme für mobil arbeitende Mitarbeiter beheben, die Bedienung war auch für alle Benutzer einfacher.

Die Lösung bot uns eine vollständige Integration von Meetings, Video und Chat – wir haben dann noch die Telefonfunktion hinzugefügt.“

Die einheitliche Kommunikation erleichterte alles

Ollerton ist der Meinung, dass die Möglichkeit, alles in einem System zu vereinheitlichen aus infrastruktureller Sicht zu einer optimierten Funktionalität führt, die alles insgesamt viel einfacher macht. Ganz zu schweigen von den deutlich geringeren Kosten für die Implementierung und Wartung.

„Zoom ist unsere einheitliche Kommunikationsplattform. Wir verwenden die Plattform für private Meetings und Team-Videokonferenzen. Außerdem fungiert sie als Telefonanlage. Zoom hat die Art und Weise, wie wir im Unternehmen kommunizieren, wirklich verändert“, so Ollerton.

„Und da wir kein anderes Tool für die Benutzer einführen müssen, konnten wir tatsächlich unsere alte Lösung deaktivieren. Wir mussten unseren Mitarbeitern nicht sagen: ‚Hier ist eine neue Software, die ihr immer im Blick haben müsst.‘ Das hat alles viel einfacher gemacht.“ 

Durch Zoom hat die BPAY Group die volle Kontrolle über die Kommunikation im Unternehmen, unabhängig davon, wo die Mitarbeiter arbeiten. Dazu kommt die einfache Verwaltung der Backend-Infrastruktur.

„Wir haben das alles zu unseren bestehenden Mitarbeitern intern geholt. Wir können jetzt alles einfacher und direkter umsetzen“, erklärt Ollerton.