Tạo các cuộc thảo luận tập trung bằng cách sử dụng phòng theo nhóm
Đôi khi bạn cần trò chuyện nhanh với riêng ai đó hoặc tập hợp một nhóm gồm những người nhất định để thảo luận tập trung hơn. Điều này đúng với cả cuộc họp trực tiếp và trực tuyến, đặc biệt là khi lực lượng lao động ngày nay liên tục chuyển đổi qua lại giữa hai hình thức này. Với tính năng phòng theo nhóm của Zoom, bạn có thể đưa cấu trúc cuộc họp linh động này vào không gian số.
Phòng theo nhóm là gì?
Phòng theo nhóm cho phép người chủ trì cuộc họp Zoom tạo các nhóm nhỏ riêng biệt trong một cuộc họp hoặc buổi đào tạo lớn. Tính năng này cho phép mọi người làm việc theo nhóm nhỏ, trong đó người chủ trì có thể tập hợp các nhóm trở lại phiên tập thể khi cần. Người tham gia có thể báo cho người chủ trì khi cần trợ giúp và bạn có thể tham gia vào bất kỳ nhóm nhỏ nào để hỗ trợ và trả lời câu hỏi.
Bạn có thể sử dụng tính năng video, âm thanh, trò chuyện, bảng trắng và chia sẻ màn hình trong phiên phòng theo nhóm.
Làm cách nào để thiết lập phòng theo nhóm trong Zoom?
Cho dù bạn đang tổ chức một buổi đào tạo lớn, cố gắng tái tổ chức lớp học trực tuyến hay hy vọng làm cho trải nghiệm gắn kết nhóm trở nên hấp dẫn hơn, thì phòng theo nhóm cũng là một thành phần quan trọng để xây dựng các kết nối có ý nghĩa. Tính năng này mang lại một số lợi ích, bao gồm:
Khả năng ủy nhiệm dễ dàng
Khi bạn cần hỗ trợ trong một phiên, những người đồng chủ trì sẽ rất hữu ích — họ có thể giúp bạn tổ chức và điều hành cuộc họp và các phòng theo nhóm tương ứng. Người đồng chủ trì có đầy đủ đặc quyền của người chủ trì trong phòng theo nhóm, bao gồm khả năng chỉ định, bắt đầu và kết thúc phòng theo nhóm, cũng như khả năng di chuyển giữa các phòng theo nhóm và phát thông báo tới tất cả các thành viên của phòng theo nhóm.
Các cuộc thảo luận tập trung, có tổ chức
Mặc dù người tham gia ở trong các phòng riêng biệt, nhưng người chủ trì có thể gửi thông báo đến mọi phòng theo nhóm khi họ cần thông báo điều gì đó. Tính năng này hữu ích nếu bạn muốn thông báo cho những người tham gia biết rằng đã đến lúc kết thúc cuộc thảo luận hoặc hoàn thành một nhiệm vụ chẳng hạn.
Chia nhỏ cuộc họp kéo dài, liên tục
Khi kết thúc phiên theo nhóm, bạn luôn có thể quyết định phân nhóm lại những người tham gia. Tính năng này hữu ích cho các lớp học hoặc sự kiện dài vì bạn có thể chia nhóm những người tham gia nhiều lần theo mong muốn.
Trợ giúp mọi người ngay khi họ cần
Việc bạn không ở chung phòng với ai đó không có nghĩa là bạn không thể giúp họ. Những người tham gia theo nhóm có thể nhấp vào biểu tượng “Nhờ trợ giúp” để mời người chủ trì tham gia vào nhóm của bạn và hỗ trợ. Người chủ trì sẽ nhận được thông báo và có thể vào phiên đó.
Đánh giá mức tương tác của người tham gia
Trong thẻ người tham gia, bạn với tư cách là người chủ trì có thể biết ai đang ở trong mỗi phòng theo nhóm và biết họ có đang nói chuyện, chia sẻ màn hình, bật video, v.v. hay không. Tính năng này giúp bạn hiểu rõ hơn về mức tương tác của phòng theo nhóm và xác định các khía cạnh cần được chú ý hơn.
Tạo ra mức bảo mật nhất quán
Tính năng Mã hóa đầu cuối (E2EE) cho Zoom Meetings cũng đã được triển khai cho cả các phòng theo nhóm. Bạn sẽ có trải nghiệm tương tự như cuộc họp E2EE tiêu chuẩn, ngoại trừ việc mỗi phòng theo nhóm có khóa mã hóa cuộc họp duy nhất. Bạn có thể sử dụng tính năng này khi cần thêm một lớp bảo mật bổ sung cho cuộc trò chuyện riêng tư quan trọng hoặc chỉ muốn tập hợp một số người trong cuộc họp E2EE.
Phòng theo nhóm hoạt động như thế nào?
- Tạo phòng theo nhóm
- Kết thúc phòng theo nhóm
- Xóa phòng theo nhóm
- Sử dụng phòng theo nhóm với Zoom Rooms
Tạo phòng theo nhóm
-
Phòng theo nhóm cho phép bạn chia cuộc họp thành tối đa 50 phiên riêng biệt.
-
Là người chủ trì cuộc họp, bạn có thể phân chia người tham gia cuộc họp vào các phiên riêng biệt như vậy theo cách tự động hoặc thủ công, và bất cứ lúc nào bạn cũng có thể tham gia vào bất kỳ phòng riêng biệt nào trong số đó.
-
Nếu cần di chuyển người tham gia, bạn chỉ cần chọn tên người tham gia và chỉ định họ vào một phòng khác.
-
Bạn cũng có thể cho phép người tham gia kiểm soát trải nghiệm bằng cách để họ chọn phòng ưa thích ngay từ đầu.
Kết thúc phòng theo nhóm
-
Khi đã sẵn sàng kết thúc phiên theo nhóm, bạn có thể nhấp vào “Đóng phòng”, thao tác này sẽ gửi thông báo cho người tham gia để họ tham gia lại phiên chính.
-
Người chủ trì có thể điều chỉnh sao cho phòng theo nhóm sẽ tự động kết thúc sau thời gian đã cấu hình và thậm chí đặt đồng hồ đếm ngược cho người tham gia để tự động đưa họ trở lại phiên chính khi hết thời gian.
-
Người tham gia có thể chọn quay lại phiên chính bất cứ lúc nào.
Xóa phòng theo nhóm
-
Bạn có tùy chọn xóa một phòng theo nhóm đã chọn. Tuy nhiên, thao tác này không loại bỏ những người tham gia trong phòng đó khỏi cuộc họp.
-
Sau khi một phòng bị xóa, người tham gia sẽ được đưa trở lại hàng đợi để vào một phòng theo nhóm khác.
-
Nếu phòng theo nhóm vô tình bị xóa và bạn muốn tạo lại kịch bản, bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu bằng việc tạo lại phòng theo nhóm theo cách tự động đưa người tham gia vào phòng hoặc đưa cùng nhóm người tham gia đó vào phòng theo nhóm mới theo cách thủ công.
Sử dụng phòng theo nhóm với Zoom Rooms
-
Nếu muốn cho phép thực hiện các cuộc trò chuyện nhỏ này trong môi trường làm việc kết hợp, bạn có thể tham gia phòng theo nhóm từ Thiết bị Zoom Rooms.
-
Mặc dù Zoom Rooms không thể khởi tạo phiên phòng theo nhóm, nhưng Zoom Rooms có thể được thêm với vai trò người tham gia phòng theo nhóm khi người chủ trì bắt đầu phiên theo nhóm.
-
Người tham gia Zoom Rooms cũng có thể tham gia và rời khỏi phiên và xem những người nào khác đang tham gia phòng theo nhóm của họ.
Bắt đầu trải nghiệm phòng theo nhóm Zoom
Ngay cả các cuộc họp trực tuyến cũng cần một cách thức để kết nối một số cá nhân hoặc tạo các nhóm chuyên trách. Với phòng theo nhóm Zoom, bạn có thể tương tác với người tham gia khi cần trong khi vẫn tận hưởng sự linh hoạt đi kèm với môi trường kỹ thuật số.
Tải Zoom Meetings xuống ngay hôm nay để trải nghiệm thực tế phòng theo nhóm!
Câu hỏi thường gặp
Để bật tính năng phòng theo nhóm cho mục đích sử dụng của riêng bạn, hãy bắt đầu bằng cách đăng nhập vào cổng web của Zoom và chuyển đến “Cài đặt”. Nhấp vào thẻ “Cuộc họp” trong “Trong cuộc họp (nâng cao)” để bật tùy chọn phòng theo nhóm. Hộp thoại xác minh có thể xuất hiện, vì vậy chỉ cần nhấp vào “Bật” để xác minh thay đổi nếu có. Nếu vì lý do nào đó, tùy chọn phòng theo nhóm chuyển sang màu xám thì có khả năng tùy chọn này đã bị quản trị viên tài khoản khóa — vì vậy hãy đảm bảo liên hệ với họ để thiết lập.
Để giúp bạn linh hoạt hơn trong trải nghiệm phòng theo nhóm, chúng tôi khuyên bạn nên chọn các tùy chọn sau trong quá trình thiết lập:
- Cho phép người chủ trì cuộc họp chỉ định trước người tham gia vào phòng theo nhóm.
- Cho phép người chủ trì phát thông báo tới người tham gia, như vậy bạn có thể phát tin nhắn dạng văn bản tới tất cả người tham gia trong phòng theo nhóm.
- Cho phép người chủ trì phát giọng nói tới phòng theo nhóm, như vậy bạn có thể phát âm thanh micrô tới tất cả người tham gia trong phòng theo nhóm.
- Cho phép người chủ trì tạo, đổi tên và xóa các phòng theo nhóm khi phòng mở.
- Cho phép người chủ trì xem trạng thái hoạt động của những người tham gia trong các phòng theo nhóm (ví dụ: chia sẻ màn hình, phản ứng). Tùy chọn này cho phép người chủ trì và đồng chủ trì nhanh chóng xem trạng thái âm thanh, video và hoạt động chia sẻ màn hình của người tham gia, cũng như bất kỳ phản ứng hoặc phản hồi phi lời nói nào.
Sau đó nhấp vào Lưu và như vậy là bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.
Để tạo phòng theo nhóm, chỉ cần bắt đầu cuộc họp tức thì hoặc cuộc họp đã được lên lịch và nhấp vào “Phòng theo nhóm”. Chọn số lượng phòng bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định người tham gia vào các phòng đó, hoặc chọn người tham gia nào bạn muốn trong mỗi phòng hoặc tự động chỉ định người tham gia. Bạn cũng có thể cho phép người tham gia chọn phòng mà họ muốn. Nhấp vào Tạo, sau đó để các phiên chạy theo cách bạn thấy phù hợp.