Hướng dẫn của Zoom về việc tổ chức sự kiện theo hình thức kết hợp

Sự kiện theo hình thức kết hợp có thể khiến bạn cảm thấy lúng túng một chút vì không có sự kiện nào hoàn toàn giống nhau. Nhưng nếu bạn đang nghĩ đến một phiên phát trực tiếp cho phòng hội nghị hoặc phiên phát sóng video các nội dung ghi từ trước, có lẽ giờ là lúc bạn cần thay đổi cách nhìn này. Sự kiện theo hình thức kết hợp thực sự là trải nghiệm sống động, đáng nhớ và thu hút, kết nối cả người tham dự trực tiếp và người tham dự từ xa. Khi có kế hoạch đúng đắn và nắm rõ bối cảnh sự kiện hiện đại, bạn có thể triển khai sự kiện theo hình thức kết hợp thành công và có giá trị, từ đó tạo ra nhiều lợi tức đầu tư (ROI) hơn.

Hãy tưởng tượng tình huống này. Bạn và một vài người bạn mặc đồng phục đội bóng yêu thích và đi đến một nhà hàng địa phương có loa âm thanh vòm, TV treo trên tường và 50 người hâm mộ khác đang háo hức xem trận tranh chức vô địch. Sau đó, bạn nhận tin nhắn từ những người bạn tại sân đấu và cuộc gọi FaceTime để ăn mừng một bàn thắng. Dù bạn có nhận ra hay không thì bạn cũng vừa trải nghiệm sự kiện theo hình thức kết hợp. Từ việc xem các buổi hòa nhạc trực tiếp và sự kiện thể thao theo thời gian thực tại nhà cho đến việc tham dự cuộc họp công ty trong khi chăm sóc người con bị ốm, trải nghiệm kết hợp là một phần trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Với các tổ chức, sự kiện theo hình thức kết hợp có thể có hiệu quả tương tự, nếu không muốn nói là hiệu quả hơn sự kiện trực tiếp và đem đến cơ hội mở rộng phạm vi tiếp cận của thương hiệu, vượt xa khỏi những bức tường của sảnh hội chợ triển lãm hoặc trung tâm hội nghị. Thành công liên tục của các trải nghiệm trực tuyến giờ đây đã thúc đẩy sự kiện theo hình thức kết hợp trở nên phổ biến. Trong thực tế, 91% nhà tiếp thị sự kiện tin rằng sự kiện theo hình thức kết hợp đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sự kiện trong tương lai.

Tuy nhiên, tổ chức sự kiện theo hình thức kết hợp có thể không đơn giản như việc tham gia sự kiện đó. Để hiểu rõ hơn về sự kiện theo hình thức kết hợp và quyết định xem chúng có phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn không, trước tiên hãy phân tích các khác biệt giữa sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến.

Sự kiện trực tiếp so với sự kiện trực tuyến

Khi nghĩ về sự kiện trực tiếp, bạn có thể hình dung các trải nghiệm truyền thống như:

• triển lãm thương mại
• hội nghị
• các lớp giáo dục thường xuyên
• sự kiện kết nối mạng xã hội
• hoạt động sau giờ làm việc
• cuộc họp công ty
• các bữa tiệc ngày lễ
• hướng dẫn nhập môn cho khách hàng hoặc nhân viên

Những sự kiện này thường được dùng để các doanh nghiệp gặp gỡ trực tiếp, bán sản phẩm và dịch vụ, xây dựng các mối quan hệ và sự trung thành lâu dài với thương hiệu. Mặc dù tình hình đi lại hiện vẫn khác với thời điểm trước COVID-19, gặp mặt trực tiếp vẫn mang nhiều lợi ích. Nhưng các nhà tiếp thị sự kiện cần có chiến lược được lên kế hoạch tốt để tạo ra sự kiện thu hút, xứng đáng để người dự thính đầu tư vào và tham dự.

Sự kiện trực tuyến

Với các nền tảng quản lý sự kiện trực tuyến như Zoom Events, các tổ chức có thể mang đến một loạt các trải nghiệm trực tuyến thành công, bao gồm:

• triển lãm thương mại
• hội nghị
• các lớp giáo dục thường xuyên
• sự kiện kết nối mạng xã hội
• hoạt động sau giờ làm việc
• cuộc họp công ty
• các bữa tiệc ngày lễ
• hướng dẫn nhập môn cho khách hàng hoặc nhân viên

Nếu danh sách này trông quen thuộc, đó là vì công nghệ hiện đại đã cho phép tổ chức nhiều sự kiện trực tuyến tương tự như với hình thức trực tiếp. Khi thế giới chuyển sang các trải nghiệm trực tuyến, điều rõ ràng là khi có kế hoạch và công cụ đúng đắn, các nhà tiếp thị có thể tổ chức từ xa các sự kiện tương tự mà vẫn tạo ra lợi ích tương đồng, nếu không muốn nói là tốt hơn.

Ngoài các lợi ích như tính bền vững và tiết kiệm chi phí cho các hoạt động như đi lại và tiền thuê không gian sự kiện, sự kiện trực tuyến còn cho phép doanh nghiệp mang đến các trải nghiệm trực tuyến lớn hơn nhiều so với hình thức trực tiếp. Trong năm 2021, Zoom đã tổ chức hội nghị người dùng thường niên Zoomtopia từ xa với 33.000 người dự thính trên khắp thế giới cũng như tổ chức buổi khởi động bán hàng gần nhất và trải nghiệm Zoomtopia theo hình thức kết hợp đầu tiên trong năm 2022. Với những lợi ích này, thật dễ hiểu để thấy 63% nhà tiếp thị sự kiện có kế hoạch tổ chức số lượng sự kiện trực tuyến bằng hoặc nhiều hơn trong năm sắp tới.

Trực tiếp + trực tuyến = sự kiện theo hình thức kết hợp

Khả năng tổ chức nội dung trực tuyến và kết nối đồng thời khán giả trực tiếp và người dự thính trực tuyến thể hiện rõ việc chuyển đổi sang lực lượng lao động theo hình thức kết hợp hiện nay. Cũng giống như việc nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu, tính linh hoạt và sự tự do lựa chọn địa điểm và cách thức tham dự sự kiện là điều khiến các sự kiện theo hình thức kết hợp trở nên cực kỳ thu hút. Hình thức này không chỉ thu hẹp khoảng cách giữa các khán giả mà còn trở nên ngày càng phổ biến khi các nhà tiếp thị sự kiện đang lên kế hoạch phân bổ 37% ngân sách năm tới cho trải nghiệm kết hợp; đây là mức nhiều hơn hai năm trước đó.

Tổ chức sự kiện theo hình thức kết hợp không chỉ đơn thuần là phát trực tiếp nội dung của bạn đến khán giả trực tuyến. Thay vào đó, các khía cạnh trực tuyến và trực tiếp cần được lên kế hoạch cùng nhau, mang đến cơ hội tương tác cho khán giả tham gia cả hai hình thức. Sau đây là một số hướng dẫn để giúp bạn bắt đầu.

Lên kế hoạch trước sự kiện

Trước khi thiết kế chiến lược sự kiện, bạn hãy tự hỏi những câu hỏi sau:

• Mục tiêu: Bạn mong đợi đạt được điều gì với sự kiện này? Tại sao khán giả của bạn nên tham gia?
• Ngân sách: Ngân sách của bạn là bao nhiêu? Sự kiện trực tuyến thường không cần chi phí cao như sự kiện trực tiếp; tuy nhiên, vẫn có những hạng mục chi phí mới trong ngân sách chung của bạn.
• Công nghệ: Bạn hiện có hoặc sẽ có công nghệ phù hợp để tổ chức sự kiện trực tuyến không? (ví dụ: nền tảng phát trực tiếp, phần mềm hội nghị video, camera, hệ thống nghe và âm thanh, micrô, màn hình, v.v.)
• Băng thông: Địa điểm của bạn có đủ băng thông để phục vụ những người tham dự trực tiếp sử dụng internet không? Điều này thường bị bỏ quên và bỏ qua cho đến ngày sự kiện, vì vậy hãy đảm bảo có kế hoạch có thể hỗ trợ khối lượng người dùng lớn và giảm thiểu thời gian trễ.
• Nhân viên: Bạn có nhân viên phù hợp để giám sát khía cạnh trực tuyến của sự kiện không? (Điều này khác với thành viên nhóm tại địa điểm.)
• Tương tác: Bạn dự định người dự thính từ xa và trực tiếp sẽ cộng tác và tương tác với nhau hoặc tương tác với diễn giả như thế nào?
• Không gian sự kiện: Không gian sự kiện có thể được sắp đặt để phục vụ người xem từ xa, ví dụ: lắp thêm màn hình phụ hoặc có khu vực xem không?
• Thành công: Thế nào là thành công và bạn đo lường thành công như thế nào? Đó có phải là số người dự thính không? Người xem? Khách hàng tiềm năng? Doanh số bán vé? Các cuộc họp được tổ chức? Cách bạn theo dõi các chỉ số đó sẽ xác định công nghệ, nhân viên và ngân sách bạn cần để thành công.

Sau khi trả lời các câu hỏi trên, sẽ là lúc bạn lập kế hoạch để mang khán giả đến với nhau. Bạn không chỉ cần cân nhắc các nhu cầu riêng của cả người dự thính trực tiếp và người xem từ xa, mà bạn còn cần chủ động về cách họ kết nối với nhau.

Thông báo trước cho người dự thính

Sự kiện theo hình thức kết hợp có rất nhiều khán giả, nhưng người tham gia trực tiếp và trực tuyến đều sẽ có lợi khi biết điều được mong đợi hoặc cần thiết để có trải nghiệm tích cực.

• Đăng ký: Tổ chức việc đăng ký sự kiện bằng cách chỉ định phiên nào dành cho tất cả những người dự thính hoặc phiên nào chỉ dành cho một đối tượng tham gia. Ví dụ: có thể có hoạt động giao lưu sau giờ làm việc tại địa điểm hoặc phiên theo nhóm chỉ tổ chức trực tuyến mà người dự thính trực tuyến có thể truy cập.

  Mẹo của chuyên giaNgười chủ trì sự kiện có thể sử dụng Zoom Events để tạo các luồng vé riêng dựa trên nhiều tiêu chí (có trả phí, miễn phí, trực tuyến, trực tiếp, v.v.) được chỉ định trong quá trình tổ chức sự kiện. Điều này cho phép người chủ trì phân phối nội dung cho đối tượng khán giả cụ thể, ví dụ như chỉ người có vé trực tuyến.

• Công nghệ cần thiết: Người dự thính trực tuyến sẽ đánh giá rất cao khi biết họ cần có công nghệ nào để truy cập sự kiện. Ngay cả khi đó chỉ là một lời nhắc đơn giản về việc cập nhật hệ điều hành hoặc video hướng dẫn cách bắt đầu Zoom Meetings, người tham gia cũng muốn biết điều họ cần làm trước khi tham gia.
• Diễn giả khách mời: Nếu sự kiện theo hình thức kết hợp có (các) diễn giả trực tiếp, việc đưa ra hướng dẫn (dù chỉ một ít) về cách tương tác với khán giả từ xa cũng được đánh giá rất cao. Để thực sự thu hút, diễn giả cần tương tác với cả khán giả trực tiếp và khán giả trực tuyến. Từ việc giao tiếp bằng mắt với camera đến việc theo dõi màn hình hiển thị trò chuyện trực tiếp, diễn giả trực tiếp có thể cần hỗ trợ thêm để nhớ đến khán giả trực tuyến. Tuy nhiên, diễn giả khách mời không bắt buộc phải giới hạn ở hình thức trực tiếp. Một trong các lợi ích của sự kiện trực tuyến là giảm chi phí đi lại, nên bạn có thể có nhiều ngân sách hơn khi thuê diễn giả trực tuyến. Đảm bảo diễn giả trực tuyến cũng biết nên nhìn vào đâu, nên tương tác với cả hai đối tượng khán giả như thế nào và hiểu tầm quan trọng của việc có phông nền trống, âm thanh và ánh sáng đầy đủ cùng nhiều chi tiết khác.

  Mẹo của chuyên giaXem hướng dẫn toàn diện dành cho người chủ trì sự kiện và người thuyết trình trực tuyến của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các mẹo thuyết trình trực tuyến.

Duy trì tương tác với khán giả

Dù người tham gia của bạn tham dự qua máy tính hay tham gia trực tiếp, họ cũng cần được tương tác để thấy sự kiện xứng đáng tham gia. Giá trị thực sự đến từ cơ hội tạo kết nối, thu thông tin hoặc kỹ năng mới sau khi tham dự và điều này cần đến việc chủ động lập kế hoạch.

• Hỗ trợ hội thoại có ý nghĩa
  Đừng giới hạn hội thoại ở chỉ một đối tượng khán giả. Người tham gia cần có nhiều cơ hội nói chuyện với nhau cũng như với người chủ trì và người thuyết trình. Khuyến khích người dự thính trực tiếp tham gia vào các cuộc trò chuyện trực tiếp trên mạng thông qua máy tính xách tay hoặc điện thoại di động. Để có nhiều tương tác hơn nữa, hãy phát sóng trò chuyện trực tiếp trên màn hình hiển thị trong phòng để người dự thính xem, phản ứng và phản hồi lẫn nhau. Điều này cho phép khán giả trực tuyến cảm thấy kết nối và tương tác với điều đang diễn ra trực tiếp.

  Mẹo của chuyên giaĐể cả khán giả trực tiếp và khán giả từ xa tương tác với nhau theo phương thức trò chuyện trực tiếp, hãy liên hệ với nhóm Dịch vụ sự kiện của chúng tôi để biết các cơ hội mới trong việc mang hai đối tượng khán giả này lại với nhau.

• Rà soát lại công nghệ của bạn
  Công nghệ có thể mang đến thành công hay thất bại cho trải nghiệm kết hợp của bạn. Ít nhất bạn sẽ cần có nền tảng quản lý sự kiện trực tuyến, phần mềm phát sóng có thể xử lý tốt nguồn cấp video (chúng tôi không khuyến nghị dùng các nền tảng miễn phí vì chúng có thể hiển thị quảng cáo không mong muốn trong sự kiện), internet/Wi-Fi và băng thông đầy đủ để hỗ trợ việc phát trực tiếp và (các) camera, micrô chất lượng cao dành riêng cho việc phát sóng.
• Đừng quên kết nối mạng lưới
  Kết nối mạng lưới là một trong các lợi ích lớn nhất của việc tham dự sự kiện, vì vậy đừng quên hỗ trợ việc kết nối mạng lưới cho khán giả trực tuyến. Các tính năng Kết nối mạng lưới của Zoom Events bao gồm nhiều tùy chọn để xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp với thẻ tên kỹ thuật số và danh mục hồ sơ mạng xã hội. Chúng tôi gợi ý thêm thời gian dự định cho việc kết nối mạng lưới vào chương trình của bạn, dù là gặp mặt giao lưu sau giờ làm việc, nhóm phát biểu hay thảo luận theo nhóm, hoặc hoạt động làm quen nhẹ nhàng để cả hai đối tượng khán giả có thể trò chuyện, cộng tác và cảm thấy thoải mái với nhau.
• Đơn giản hóa phần Hỏi đáp
  Việc giới hạn đặt câu hỏi vào cuối bài thuyết trình có thể giảm sự tham gia và tương tác nếu người dự thính quên câu hỏi của họ hoặc muốn rời đi và quyết định không hỏi. Thay vì chờ đợi, hãy khuyến khích người dự thính lấy máy tính xách tay ra và đặt câu hỏi theo thời gian thực thông qua trò chuyện trực tuyến (ngay cả khi họ tham gia trực tiếp). Ngược lại, chọn một vài thành viên (sẵn sàng) trong số khán giả trực tuyến để đặt câu hỏi trực tiếp là một cách khác để mang các khán giả lại gần nhau.

  Mẹo của chuyên giaTính năng Hỏi đáp của Zoom Webinars và các công cụ bỏ phiếu giúp việc thu thập phản hồi tức thì của khán giả trở nên dễ dàng. Khi tính năng Hỏi đáp được bật, người dự thính có thể trả lời các câu hỏi của nhau hoặc thích và đưa ra phản ứng với các câu hỏi của người tham gia khác. Với người chủ trì cần tiếp tục theo dõi sau một sự kiện, Zoom cho phép bạn tải xuống báo cáo gồm các câu hỏi đã đặt ra để xem lại dễ dàng.

• Mở rộng phạm vi tiếp cận của thương hiệu trong sảnh hội chợ triển lãm
  Expo của Zoom Events mang đến sự náo nhiệt của một triển lãm trực tiếp tới khán giả trực tuyến bằng cách kết nối các nhà tài trợ, người dự thính và đại diện gian hàng. Người dự thính có thể “thăm quan” sàn triển lãm, trò chuyện với các đại diện tại gian hàng và xem logo nhà tài trợ, demo sản phẩm và các nội dung liên quan như khi tham dự trực tiếp. Trong khi phạm vi tiếp cận của thương hiệu từng được xác định theo kích thước hoặc vị trí gian hàng, sự kiện trực tuyến cho phép bạn mở rộng thương hiệu ra ngoài phông nền 10×10 để đến với lượng khán giả lớn hơn theo cấp số nhân.

Trải nghiệm VIP

Sự kiện đáng nhớ là sự kiện mà mọi người sẽ còn nói đến rất lâu sau khi chúng kết thúc. Hãy giúp sự kiện sống mãi và khiến người ta luôn nói về sự kiện bằng cách đem đến cho người dự thính trải nghiệm độc đáo mà họ không thể có từ việc xem phát lại hoặc đọc bài tóm tắt. Đừng ngại hé lộ một sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ mới hay khoe về thắng lợi tuyệt vời của công ty. Bạn dự định tặng người tham gia tại địa điểm món đồ lưu niệm của công ty? Vậy thì cũng đừng quên gửi quà cho người tham gia trực tuyến. Hãy tìm cơ hội để khiến tất cả người dự thính cảm thấy đặc biệt cho dù họ ở đâu.

Nội dung là điều chính yếu

Bạn rất dễ cảm thấy mệt mỏi sau hội nghị video thứ tư trong ngày, nhưng bí mật ở đây chính là nội dung, chứ không phải công nghệ, làm bạn mệt mỏi. Việc xem liên tục các trận đấu thể thao và chương trình TV dài tập ngày càng trở nên phổ biến hơn, vì vậy khán giả có khả năng xem lâu, miễn là nội dung thu hút. Các sự kiện theo hình thức kết hợp cho phép các tổ chức tiết kiệm chi phí đi lại để thuê được các diễn giả nổi tiếng, những người có thể thu hút lượng lớn khán giả xem tại nhà hoặc phòng khách sạn tiện nghi của họ. Hãy khéo léo tổ chức sự kiện với các diễn giả và phiên nhiều năng lượng cùng với nội dung tương tác, có thời gian nghỉ giữa giờ và kết nối mạng lưới.

Mang đến hoạt động giải trí đỉnh cao

Khi lên kế hoạch cho các hoạt động giao lưu yêu thích, đừng quên việc giải trí cho khán giả trực tuyến. Thích nhạc sống? Hãy thuê một ban nhạc chơi từ xa cho tất cả mọi người. Bạn tổ chức một giờ uống cocktail cho người dự thính trực tiếp? Hãy lên kế hoạch cho một buổi học pha chế hoặc sự kiện nếm rượu vang trực tuyến cho người xem ở nhà. Bạn cần có hai MC? Tại sao không sử dụng một MC trực tuyến? Đừng ngại thêm một chút sáng tạo vào các trải nghiệm yêu thích để mang khán giả của bạn lại gần nhau.

Hiểu công nghệ của bạn

Kể cả diễn giả tốt nhất cũng gặp khó khăn nếu công nghệ của bạn bị lỗi. Video ngắt quãng, ánh sáng kém và âm thanh chất lượng thấp là một số nguyên nhân dẫn đến mất tương tác với khán giả trực tuyến và khiến người ta mệt mỏi nhanh nhất. Kiểm tra trước thiết bị của bạn, hoặc tốt hơn nữa, hãy thuê tư vấn viên sự kiện để lên kế hoạch và quản lý nhu cầu nghe nhìn trước và trong sự kiện.

Dù gọi từ nhà, ngồi trong phòng họp hoặc xem phát trực tiếp với 10.000 người dự thính khác, trải nghiệm sự kiện theo hình thức kết hợp hiện đại cũng cần đến công nghệ lan tỏa có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Những người tham dự sự kiện ngày nay không còn ngồi cả ngày ở không gian sự kiện nữa. Thay vào đó, họ xem bài phát biểu khai mạc quan trọng từ phòng khách sạn; xem demo trực tiếp trong sảnh hội chợ triển lãm; ăn trưa với đồng nghiệp; và xem phát biểu bế mạc từ máy tính bảng tại sân bay. Tương lai của sự kiện chính là hình thức kết hợp và không buộc khán giả phải lựa chọn tham gia theo cách nào. Thay vào đó, các sự kiện theo hình thức kết hợp đem đến trải nghiệm sống động mà người dự thính có thể tận hưởng ở bất cứ đâu.

Với thị trường hội thảo trực tuyến và sự kiện trực tuyến toàn cầu kỳ vọng đạt đến 4,44 tỷ $ đến năm 2025*, (tăng từ 1,57 tỷ $ trong năm 2020), giờ là lúc triển khai các chiến lược sự kiện sáng tạo và thu hút để mang khán giả lại gần nhau và tạo ra sự khác biệt cho thương hiệu của bạn.

Tìm hiểu cách Zoom Events có thể giúp bạn nâng tầm chiến lược sự kiện theo hình thức kết hợp từ bất cứ đâu.
Liên hệ với Zoom Events ngay hôm nay.

*Số liệu này từ nghiên cứu của Frost & Sullivan sử dụng trong báo cáo của Zoom; có thể truy cập nghiên cứu này khi tải xuống báo cáo.