Công nghệ đám mây đã chiến thắng trong cuộc tranh luận về công nghệ truyền thông thoại qua đám mây và hình thức tại chỗ. Hầu hết các doanh nghiệp đang chuyển sang công nghệ đám mây và ngày càng chọn mô hình Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaas) trong quá trình chuyển đổi này.

Trên thực tế, trong những năm gần đây, việc triển khai truyền thông thoại tại cơ sở đang giảm dần trong khi việc triển khai các giải pháp đám mây đang ngày càng gia tăng.

Một yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động chuyển sang công nghệ đám mây là nhiều hệ thống PBX trước đây đang ở giai đoạn cuối vòng đời và nhà sản xuất bắt đầu kết thúc chính sách hỗ trợ. Tìm kiếm tài nguyên để quản lý hệ thống PBX trước đây có thể là một thách thức vì hầu hết quản trị viên đã sử dụng bộ kỹ năng hiện đại hơn dành cho quản trị viên công nghệ đám mây.

Khi các tổ chức chuyển sang môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, việc hiện đại hóa phương tiện truyền thông của họ trở thành vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Trong tương lai không xa, nhiều nhân viên sẽ tiếp tục làm việc tại nhà hay một vị trí xa xôi nào khác.

Lợi ích trong việc đưa công nghệ thoại lên đám mây là việc này thường đi kèm với dịch vụ UCaaS hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp nội bộ và giao tiếp bên ngoài trên nhiều phương tiện khác nhau, từ đó thay thế giải pháp truyền thông chỉ bằng công nghệ thoại.

Nhiều tổ chức cũng ưu tiên giải pháp đám mây. Giải pháp này cho phép kiểm soát chi tiêu dễ dự trù hơn, giúp họ mở rộng và thu hẹp dịch vụ theo nhu cầu kinh doanh thường xuyên thay đổi của mình.

Nhu cầu giao tiếp của hầu hết các doanh nghiệp hiện đã vượt quá khả năng của hệ thống PBX trước đây. Nhân viên ngày càng tăng cường làm việc tại nhà hay một vị trí xa xôi nào khác. Sẽ luôn cần có “chiến binh trên từng cây số” với thiết bị di động luôn trong tay để liên lạc cá nhân cũng như làm việc. Vì vậy, truyền thông dựa trên công nghệ đám mây tiếp tục tăng trưởng nhanh chóng khi các công ty nhận ra giải pháp đám mây mang lại sự linh hoạt, đơn giản và có chi phí cố định thấp hơn.

Không chỉ đơn giản là thay thế hệ thống điện thoại cũ bằng hệ thống điện thoại mới, hãy tận dụng quá trình chuyển đổi này để nâng cao năng lực truyền thông hợp nhất, bao gồm tin nhắn cũng như tham gia cuộc họp, giúp nhân viên của bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Giải pháp điện thoại của bạn sẽ dễ dàng cho phép người dùng chuyển đổi giữa trò chuyện, gọi điện và tham gia cuộc họp. Giải pháp này cũng sẽ mang lại trải nghiệm trực quan trên nhiều thiết bị khác nhau, từ điện thoại di động đến máy tính để bàn hay điện thoại bàn.

Việc tận dụng cơ hội này để mở rộng năng lực của hệ thống điện thoại sang giải pháp UCaaS với đầy đủ tính năng sẽ mang lại một số lợi ích:

• Tính liên tục trong hoạt động kinh doanh – Các ứng dụng đám mây và tùy chọn kết nối xóa bỏ khả năng gián đoạn dịch vụ liên quan đến hệ thống phần cứng tại cơ sở và kết nối đường truyền từ cơ sở đến hệ thống Mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng (PSTN). Logic dịch vụ cùng các tính năng và kết nối dịch vụ PBX đám mây được xây dựng trên đám mây tại trung tâm dữ liệu, đáng tin cậy và có khả năng dự phòng về mặt địa lý, nhờ đó cuộc gọi luôn được định tuyến và trả lời với các tùy chọn linh hoạt. Các doanh nghiệp có thể quảng bá một số nhận dạng duy nhất trên các phương tiện khác nhau, chẳng hạn như gọi điện, SMS, trò chuyện và các khả năng bổ sung như cộng tác, cuộc họp video, bảng trắng và phòng linh hoạt. Nhân viên có thể làm việc từ mọi vị trí, vào bất cứ thời điểm nào, trên mọi thiết bị mà vẫn làm việc hiệu quả.
• Tính di động – Các giải pháp truyền thông đám mây như Zoom mang đến trải nghiệm ấn tượng trên thiết bị di động cũng như máy tính để bàn, nhờ đó giúp người dùng luôn có thể sử dụng điện thoại doanh nghiệp cho dù họ đang làm việc ở đâu. Một ứng dụng duy nhất mang lại trải nghiệm người dùng trực quan thống nhất cho nhân viên bất kể họ ở đâu và sử dụng thiết bị nào.
• Tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba – Các giải pháp đám mây không ngừng đổi mới và nền tảng của UCaaS cho phép tích hợp với ứng dụng phục vụ ngành kinh doanh một cách mượt mà. Nhân viên sẽ đánh giá cao khả năng khởi tạo hoạt động truyền thông trực tiếp từ các ứng dụng trong công việc của mình. Zoom thường xuyên bổ sung các thành phần tích hợp cho ứng dụng chuyên biệt dành riêng cho ngành.
• Khả năng dễ quản lý – Quản trị và quản lý giải pháp truyền thông đám mây thông qua web portal giúp dễ dàng truy cập tính năng quản trị vào mọi lúc mọi nơi, miễn là quản trị viên có kết nối internet. Ngoài ra, Zoom thiết kế cổng thông tin dành cho quản trị viên rất trực quan và đơn giản, vì vậy quản trị viên không nhất thiết phải là chuyên gia CNTT về quản lý hệ thống.
• Trải nghiệm người dùng trên một nền tảng duy nhất – Trước đây, hệ thống PBX cũ chỉ xử lý nhu cầu điện thoại, vì vậy người dùng phải có phần mềm dành riêng cho hội nghị web hay tin nhắn. Với các giải pháp hợp nhất ngày nay, người dùng chỉ cần một nền tảng duy nhất với một client để có bộ phương tiện giao tiếp đầy đủ. Người dùng cảm thấy dễ dàng hơn nhiều trong việc làm quen và sử dụng nền tảng khi chỉ có một client để cài đặt và tìm hiểu.
• Khả năng mở rộng quy mô – Truyền thông đám mây mở rộng và thu hẹp quy mô theo dòng chảy hoạt động kinh doanh của bạn. Khi bạn thêm nhân viên hoặc vị trí, bạn chỉ cần thêm người dùng vào giấy phép. Điều này giúp tạo tài khoản mới. Tương tự, khi bạn xóa bỏ một vị trí hoặc thu hẹp quy mô, bạn có thể vô hiệu hóa người dùng trong cổng thông tin quản trị viên. Thật dễ dàng trong việc chuyển đổi quy mô phù hợp cho giải pháp truyền thông của bạn trên cơ sở chỉ sử dụng nguồn lực mà bạn cần.
• Tính khả dụng toàn cầu – Không giống như các giải pháp tại chỗ được xây dựng trên phần cứng tại chỗ, trung tâm dữ liệu đám mây có thể được thiết kế nhằm đảm bảo độ tin cậy chung cho cả hệ thống toàn cầu mạnh mẽ. Khả năng khôi phục này hỗ trợ người dùng bất kể vị trí của họ, định tuyến riêng lưu lượng để truyền thông theo thời gian thực có hiệu suất tốt nhất.
• Linh hoạt và đổi mới – Các giải pháp đám mây không ngừng đổi mới và bổ sung tính năng và chức năng mới. Các bản cập nhật này là một phần trong chu kỳ phát hành phần mềm thông thường. Các doanh nghiệp nhanh chóng hưởng lợi từ việc áp dụng các tính năng, bản sửa lỗi và cải tiến bảo mật mới với tốc độ của công nghệ đám mây mà không phải chịu những gánh nặng khi cập nhật các giải pháp tại chỗ.
• Tổng chi phí sở hữu – Trong vài năm qua, chuyển đổi số đã khiến các công ty thay đổi hoạt động kinh doanh, đồng thời tận dụng những công cụ giúp họ cải thiện hoạt động cộng tác, trở nên linh hoạt, sáng tạo và duy trì năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực của mình. Với truyền thông đám mây, các doanh nghiệp có thể tận dụng sự bảo mật, độ tin cậy và thành tựu từ quy mô kinh tế mà nhà cung cấp dịch vụ đám mây mang lại, bất kể quy mô của doanh nghiệp như thế nào – từ doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và doanh nghiệp lớn. Họ có thể tích hợp nhu cầu gọi điện với các sáng kiến chuyển đổi số rộng lớn hơn để tăng cường cộng tác và nâng cao năng suất cho người dùng, giảm tổng chi phí sở hữu (TCO) và cải thiện kết quả kinh doanh.

Động lực của UCaas

Dựa trên khảo sát do Omdia Research thực hiện về động lực thúc đẩy sử dụng truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ, những lý do chính tập trung vào việc cải thiện năng suất của nhân viên và các sáng kiến chuyển đổi số ra đời từ trải nghiệm trong đại dịch khi các doanh nghiệp phải cho phép tất cả nhân viên làm việc tại nhà vô thời hạn. Các giám đốc điều hành rất cần sự chuyển đổi này để cho phép nhân viên làm việc linh hoạt, đảm bảo tính di động, nhờ đó công ty có thể duy trì năng lực cạnh tranh và thích ứng khi cắt giảm tổng chi phí hoạt động.

Zoom Phone là một cấu phần quan trọng trong nền tảng Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ của Zoom, giúp mang lại trải nghiệm mượt mà trên các phương tiện giao tiếp. Dưới đây là những lợi ích chính của Zoom trong vai trò là giải pháp truyền thông hợp nhất:

• Nền tảng mạnh mẽ duy nhất: Nền tảng Zoom cung cấp dịch vụ điện thoại, cuộc họp, trò chuyện, hội thảo trực tuyến, phòng, API và hệ sinh thái phong phú dành cho lập trình viên. Một trải nghiệm người dùng trực quan cho tất cả các cuộc gọi qua điện thoại di động, máy tính để bàn và điện thoại bàn.
• Kiến trúc tập trung vào video: Zoom có nguồn gốc dựa trên công nghệ đám mây và được tối ưu hóa để tập trung vào video. Kiến trúc của chúng tôi cho phép cuộc họp được phân phối trên mạng lưới trung tâm dữ liệu nhằm mang lại thời gian hoạt động tối đa, khả năng mở rộng nền tảng và trải nghiệm truyền thông đáng tin cậy.
• Đổi mới nhanh chóng và thành phần tích hợp của bên thứ ba: Zoom thường xuyên cải tiến sản phẩm cũng như đưa ra các tính năng mới và chỉ riêng Zoom Phone đã có hơn 400 tính năng. Zoom Phone cũng tích hợp với các ứng dụng phục vụ kinh doanh phổ biến, như Salesforce, Google Workspace, Slack và Microsoft Teams, giúp kết nối mượt mà và cải thiện năng suất.
• Các tính năng điện thoại hiện đại cho toàn bộ đội ngũ: Từ vai trò bán hàng và hỗ trợ khách hàng cho đến nhân viên tiếp tân và quản lý văn phòng hay thậm chí cả giám đốc điều hành, Zoom Phone mang tới khả năng mở rộng cho tất cả mọi người trong tổ chức.

Tính năng cho người dùng cuối

• Trải nghiệm client duy nhất: Zoom có sẵn trên máy tính, Mac, iOS và Android. Sau khi được cấp giấy phép, người dùng sẽ có trải nghiệm điện thoại đầy đủ tính năng có sẵn trong ứng dụng Zoom cho điện thoại di động và máy tính để bàn.
• Tính di động: Truy cập Zoom Phone từ thiết bị di động để bạn không phải sử dụng số điện thoại cá nhân cho công việc khi di chuyển.
• SMS/MMS: Gửi và nhận tin nhắn văn bản (SMS) bằng Zoom desktop client hay ứng dụng di động.
• Nâng lên thành cuộc họp: Khi bạn đang gọi điện thoại, bạn có thể nâng cuộc gọi lên thành cuộc họp video Zoom. Những người dùng Zoom Phone khác sẽ tự động được mời tham gia cuộc họp. Người dùng điện thoại khác sẽ tham gia cuộc họp Zoom với tư cách là người tham gia chỉ bằng điện thoại.
• Chuyển hướng cuộc gọi: Tạm treo cuộc gọi và tiếp tục trả lời từ một thiết bị khác – Zoom desktop client, ứng dụng di động hoặc điện thoại bàn do Zoom cung cấp.
• Giám sát cuộc gọi: Bộ tính năng này cho phép người dùng tương tác với cuộc gọi của người dùng khác. Các tùy chọn giám sát bao gồm:
  • Nghe: Người dùng Zoom Phone có thể nghe cuộc gọi do người dùng Zoom Phone khác thực hiện mà các bên khác không hề biết.
  • Nói thầm: Người dùng Zoom Phone có thể nói chuyện với người dùng được giám sát trong cuộc gọi mà các bên khác không hề biết.
  • Làm phiền: Người dùng Zoom Phone có thể tham gia cuộc gọi và nói chuyện với tất cả các bên. Cuộc gọi sẽ trở thành cuộc gọi ba chiều.
  • Tiếp nhận: Người dùng Zoom Phone có thể tiếp nhận cuộc gọi từ người dùng được giám sát.
• Ghi âm cuộc gọi: Ghi âm cuộc gọi điện thoại lúc cần khi xảy ra trường hợp lạm dụng hoặc tình huống khủng hoảng cần có bản ghi âm theo yêu cầu của chính phủ.

Quản trị viên và tính năng hệ thống

• An toàn và bảo mật: Zoom Phone sử dụng mã hóa AES-GCM 256 bit và tích hợp với hệ thống nhắn tin vô tuyến, hệ thống phát sóng khẩn cấp và các thiết bị điện thoại vật lý từ nhiều nhà sản xuất.
• E911 di động: Liên hệ với các dịch vụ khẩn cấp từ bất kỳ vị trí nào và đồng thời cảnh báo đội ngũ an toàn nội bộ mà không cần thêm nhà cung cấp dịch vụ 911.
• Hàng đợi cuộc gọi: Tận dụng khả năng xếp cuộc gọi vào hàng đợi mạnh mẽ, cho phép thiết lập phân phối cuộc gọi tự động và quy tắc tràn hàng đợi.
• Tổng đài tự động: Dễ dàng xây dựng các tùy chọn trả lời tự động để giải quyết cuộc gọi đến đường dây chính.
• Hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR): Tùy chỉnh giờ làm việc, gợi ý chào hỏi, quy tắc định tuyến và menu phản hồi bằng giọng nói.
• Cổng quản trị: Với thiết kế đơn giản và trực quan cho chuyên gia không thuộc lĩnh vực CNTT sử dụng, cổng quản trị viên Zoom cung cấp công cụ quản lý mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp lớn. Không bắt buộc phải biết lập trình dòng lệnh đối với quản trị viên Zoom.
• Báo cáo, phân tích và quản lý: Ngay từ cổng thông tin quản trị tập trung, bạn có thể cung cấp dịch vụ và quản lý người dùng, giám sát thông minh các tương tác trong doanh nghiệp và thực hiện nhiều hoạt động khác.

Phần cứng linh hoạt

• • Hệ sinh thái thiết bị mạnh mẽ: Zoom có chương trình chứng nhận về các danh mục phần cứng khác nhau, giúp mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà trên tất cả các phương tiện giao tiếp. Ngoài các thiết bị người dùng cuối và các hệ thống phòng, Zoom cũng chứng nhận các thiết bị analog như hệ thống nhắn tin vô tuyến và hệ thống liên lạc nội bộ.
  • Thiết bị Zoom Phone: Điểm cuối đầy đủ tính năng với chức năng thoại và video lý tưởng dành cho văn phòng điều hành hoặc không gian chung như phòng hội ý.

• Zoom for Home: Zoom đã hợp tác với Google, Amazon, Facebook và Neat để mang lại
  trải nghiệm hoàn chỉnh về điện thoại và video Zoom trên các thiết bị tiêu dùng phổ biến với mục đích hỗ trợ người dùng từ xa tốt hơn.

Truy cập trang web Zoom Phone để tìm hiểu danh sách thông tin đầy đủ về các tính năng có sẵn và phần cứng bổ sung.

Zoom Phone cho phép kết nối dịch vụ PSTN địa phương tại 47 quốc gia và vùng lãnh thổ, đồng thời tiếp tục thêm các khu vực mới vào danh mục đầu tư của mình. Zoom Phone cung cấp gói dịch vụ linh hoạt đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, cho dù là công ty đa quốc gia lớn hay doanh nghiệp nhỏ hiện diện tại địa phương trong một quốc gia duy nhất.

Các gói có phạm vi khu vực tại Mỹ/Canada, Anh/Ireland, Úc/New Zealand và có Gói toàn cầu dành cho doanh nghiệp nằm ngoài các khu vực này. Các gói không giới hạn và gói tính cước cũng như các tùy chọn số điện thoại miễn cước luôn có sẵn.

Tất cả khách hàng của Zoom Phone đủ điều kiện tham gia ba cuộc họp hỗ trợ triển khai với Nhóm Hỗ trợ Zoom Phone để cấu hình cài đặt web portal. Dưới đây là các tài nguyên tự đào tạo có sẵn:

• Hướng dẫn bằng video và hướng dẫn bắt đầu nhanh cho quản trị viên tài khoản
• Hướng dẫn bằng video và hướng dẫn bắt đầu nhanh cho người dùng cuối
• Bộ kit hướng dẫn đào tạo người dùng cuối

Đối với khách hàng có triển khai phức tạp hơn hoặc muốn được hướng dẫn kỹ thuật chuyên nghiệp và quản lý dự án trong quá trình chuyển đổi, đội ngũ Dịch vụ Chuyên nghiệp của Zoom có thể hỗ trợ các vấn đề sau:

• Quản lý dự án kỹ thuật chuyên biệt
• Đánh giá và thiết kế kiến trúc
• Chiến lược triển khai và hỗ trợ
• Dịch vụ tư vấn kỹ thuật