Conferências virtuais: do evento à experiência
Conferências e eventos tradicionais são uma excelente maneira de se conectar com seus clientes, compartilhar ideias e apresentar novos produtos e recursos. No entanto, muitas organizações de eventos estão transferindo seus eventos para o virtual a fim de aumentar o público.
O que é uma conferência virtual?
Uma conferência virtual é um evento ou conferência realizada on-line com o uso de plataformas de conferência virtual e outras tecnologias. Uma conferência on-line é praticamente a mesma ideia de uma conferência pessoal; os participantes podem revisar o itinerário, inscrever-se no evento virtual (e pagar o ingresso), escolher de quais sessões desejam participar e interagir com outros participantes e palestrantes antes, durante e depois das sessões.
Até os patrocínios de conferências virtuais funcionam da mesma forma, pois os patrocinadores escolhidos podem organizar sessões para informar os clientes, responder a perguntas sobre seus produtos e distribuir materiais de vendas.
Como funcionam as plataformas de conferência virtual?
A execução de um evento virtual é muito semelhante a um evento presencial. Você ainda precisa planejar o conteúdo, agendar palestrantes, registrar os participantes e muito mais. A principal diferença é que você usará o software de gerenciamento de eventos virtuais para a maioria dessas tarefas (ou todas). Isso inclui registro de e-mails, criação de espaços de reunião para a transmissão do evento, suporte técnico aos palestrantes, reunião de palestrantes e participantes por vídeo e muito mais.
Você também precisará de um saguão interativo que se assemelhe ao saguão de um evento presencial, onde os participantes do evento possam conversar, interagir, visitar estandes de fornecedores e acessar sessões — a única diferença é que você utiliza sua plataforma de eventos para criá-lo e gerenciá-lo.
Quais são os benefícios de uma conferência virtual?
Uma conferência virtual oferece vários benefícios, como:
-
Acessibilidade aprimorada Uma conferência virtual permite que você utilize outras tecnologias, como transcrição e tradução ao vivo, para garantir que todos possam aproveitar o evento.
-
Experiência simplificada para o participante Em vez de viajar para um evento, providenciar hospedagem, registrar-se e encontrar as sessões certas, os participantes da conferência podem simplesmente entrar no evento pelo computador e aproveitar a experiência da conferência em qualquer lugar.
-
Métricas detalhadas Com plataformas de eventos virtuais, os organizadores podem coletar insights valiosos das métricas coletadas, incluindo quantas pessoas compareceram ao evento, como elas interagiram com as sessões e muito mais.
-
Maior alcance Com uma conferência virtual, os participantes não precisam se deslocar para um local físico, permitindo que os organizadores do evento tenham um público maior e aumentem seu alcance.
De que você precisa para uma conferência manual?
Embora possa parecer assustador organizar uma conferência virtual, é fácil deixar os elementos necessários em ordem! De que você precisa para uma conferência virtual:
-
Locais para organização e/ou filmagem Para uma conferência virtual, você precisará de um espaço onde possa filmar e produzir suas sessões. Felizmente, você pode equipar quase qualquer espaço para atender às suas necessidades, incluindo home offices, salas de conferência ou até mesmo espaços ao ar livre! Se você planeja organizar um evento híbrido, precisará de um local que possa acomodar o número previsto de participantes presenciais. Alguns eventos podem ser organizados diretamente da sua casa, enquanto outros podem exigir elementos de produção mais sofisticados em que você precise usar um estúdio.
-
Uma plataforma para organizar conferências virtuais Para criar um evento interessante e otimizado, você precisará de uma plataforma de evento virtual que permita esse tipo de experiência. Uma plataforma de organização de eventos oferece a você um único lugar para suas necessidades de gerenciamento de eventos, incluindo inscrição para o evento, emissão de ingressos, gerenciamento de sessões e participantes etc.
-
A tecnologia certa para eventos virtuais Sem a capacidade de ver e ouvir os palestrantes com clareza, nem mesmo o evento mais interessante terá sucesso. Certifique-se de ter câmeras, microfones e elementos de iluminação adequados ao espaço e ao uso pretendido. Por exemplo, se os palestrantes planejam se movimentar, certifique-se de ter câmeras que possam acompanhar essa movimentação para que os participantes possam ver toda a ação.
A plataforma deve incluir os seguintes recursos:
A maioria dos eventos virtuais consiste em palestrantes falando para um grande público, e uma solução que permite esse formato ajuda a evitar interrupções.
Um fórum para perguntas e respostas é um marco da experiência de um evento virtual, pois proporciona um local em que os participantes tenham suas perguntas urgentes respondidas em tempo real pela equipe de suporte do evento. Você também pode reunir as perguntas mais importantes ou frequentes e respondê-las ao vivo no final da sessão.
O chat na sessão oferece aos participantes da conferência um lugar onde eles possam conversar e interagir entre si, inclusive compartilhando seu entusiasmo ou reações à sessão. O chat na sessão também oferece à equipe de suporte do evento e aos administradores um local para fornecer links ou outros recursos para os participantes.
A capacidade de compartilhar conteúdo é fundamental para a experiência do evento virtual, pois permite que você compartilhe conteúdo diretamente com os participantes, como fotos, vídeos, PDFs, apresentações de slides, música e muito mais.
Um plano de fundo virtual pode ser personalizado, podendo incluir imagens ou vídeo, e oferece aos apresentadores uma variedade de opções para criar uma experiência personalizada para os participantes. Os palestrantes podem personalizar seus planos de fundo virtuais para incluir o logotipo da sua organização e do patrocinador e criar planos de fundo que combinem com o contexto e a atmosfera da apresentação.
Um portal de administração simplificado oferece aos administradores, organizadores e equipe de suporte do evento uma maneira de gerenciar todo o evento virtual, bem como criar e editar o evento e receber insights cruciais, como a inscrição dos participantes, a interação no evento etc.
Como organizar uma conferência virtual?
Depois de reunir tudo o que você precisa para organizar uma conferência virtual, é hora de pôr as mãos na massa! Aqui estão as principais etapas que os organizadores de eventos devem seguir ao planejar uma conferência virtual:
Para mais informações de como hospedar um evento virtual interessante, confira nosso guia de eventos virtuais.
Ao planejar seu evento, você deve considerar com cuidado quem é seu público-alvo, que tipo de experiência você deseja que as pessoas tenham, que valor seu evento pode oferecer, que objetivos você deseja alcançar e como medirá seu sucesso.
Depois de definir o objetivo do evento, você pode gerar ideias para as sessões e o conteúdo. Você pode convidar palestrantes pensando em quem seria a melhor pessoa para apresentar o conteúdo. Por exemplo, um diretor de tecnologia apresentar uma sessão sobre tecnologia de ponta seria mais impactante do que a mesma apresentação por um funcionário de marketing.
Ao planejar suas sessões, não deixe de considerar o engajamento dos participantes. Manter a duração da sessão em até uma hora, agendar intervalos entre as sessões e incluir sessões de networking são ações que podem ajudar a manter a leveza. Durante as sessões, você pode utilizar enquetes, perguntas e respostas e chat para manter a conversa interativa. Você também pode criar uma agenda de acompanhamento com sessões específicas da região dos participantes internacionais para garantir que todos possam aproveitar o evento.
Organizar um evento exige muito trabalho em equipe, então é preciso coordenar as coisas bem de perto com a sua equipe. Ao nomear os produtores responsáveis pela produção, criar um cronograma e fluxo de trabalho do evento, além de um hub de comunicações centralizado para o evento, como um canal de chat, é possível garantir que a sua equipe esteja pronta para o evento. Também é preciso agendar uma simulação para garantir que dê tudo certo.
Um site atualizado fornece recursos importantes, como a visão geral do evento, a agenda, informações sobre a sessão, os palestrantes, perguntas frequentes e a página de inscrição. Não deixe de adicionar imagens e vídeos atrativos à página da Web para que os participantes fiquem entusiasmados com o evento.
Você precisará promover o evento para divulgar e gerar inscrições. Enviar e-mails promocionais para os assinantes, publicar artigos de blog sobre o evento, publicar lembretes nas mídias sociais e coordenar iniciativas de marketing com parceiros, palestrantes e patrocinadores ajudará a aumentar seu público virtual.
Quando falamos em organização, você deseja oferecer bastante suporte e orientação aos participantes e palestrantes. Oferecer solução de problemas e suporte técnico adequados ajuda a garantir que todos possam aproveitar o evento, enquanto fornece informações básicas, como onde enviar perguntas, como acessar as sessões e visualizar gravações, ajudando os participantes a vivenciar a experiência.
Uma plataforma de eventos abrangente para conferências virtuais
O Zoom Events, nossa plataforma de organização de eventos, fornece todos os recursos e funcionalidades de que você precisa para organizar e gerenciar seu evento virtual.
Principais elementos da plataforma Zoom Events:
Personalize facilmente o processo de inscrição e gerencie a venda de ingressos, incluindo o recurso de criar ingressos para participantes e palestrantes, definir permissões, personalizar o preço dos ingressos e personalizar a janela de vendas de ingressos.
Com a capacidade de interagir entre si em chats no saguão, chat na sessão, salas simultâneas, enquetes, estandes de fornecedores e muito mais, os participantes têm muitas oportunidades de se conhecer e interagir com especialistas do setor.
O portal Zoom Events oferece uma série de recursos e análises para ajudar você a melhorar sua experiência de evento e acompanhar seu progresso, incluindo a capacidade de visualizar o número de inscritos e presentes, métricas de engajamento e quantas pessoas visualizaram as gravações da sessão após o término do evento.
O portal Zoom Events também permite que você crie hubs de eventos com a sua marca (e a dos patrocinadores e parceiros) bem à vista dos participantes do evento.
O Zoom também oferece suporte profissional para eventos on-line, fornecendo à sua equipe todos os recursos e orientações de que precisam para realizar um evento interessante e simplificado. Veja os planos de suporte.
Introdução ao Zoom Events
Para começar a organizar seu próximo evento virtual, adquira sua licença Zoom Events e acesse events.zoom.us para entrar na sua conta. Depois de fazer login, você pode começar a configurar seu hub na guia Gerenciar e, em seguida, começar a criar seu primeiro evento, cúpula ou conferência por meio da guia Criar.