EUNIS2020 udostępnia „Virtual Helsinki” uczestnikom pierwszego kongresu cyfrowego

Organizacja European University Information Systems (EUNIS) została założona w 1993 r. i zarejestrowana pięć lat później jako organizacja non-profit w Paryżu we Francji. Dzisiaj setki różnych instytucji z całej Europy są członkami EUNIS. Są to uniwersytety, konsorcja i korporacje. W ramach organizacji EUNIS funkcjonuje kilka grup zadaniowych i specjalnych grup zainteresowania (SIG), z których każda działa w kontekście konkretnego obszaru kluczowego związanego z technologią informacyjną w szkolnictwie wyższym. Ich misją jest wspieranie instytucji członkowskich w opracowywaniu krajobrazu IT poprzez dzielenie się doświadczeniem i współpracowanie.

Przenoszenie wartości wydarzeń na żywo do przestrzeni wirtualnej

Co roku społeczność EUNIS spotyka się podczas dorocznego kongresu. Kongres ten zazwyczaj odbywa się w wyjątkowej lokalizacji w Europie, aby odzwierciedlać zróżnicowanie społeczności obsługiwanej przez organizację. Celem wydarzenia jest połączenie ludzi – twarzą w twarz – aby mogli dzielić się ze sobą najlepszymi praktykami i współpracować w zakresie badań w swoich grupach SIG.

Rada EUNIS, po uzgodnieniu działań z Uniwersytetem Helsińskim, zaplanowała przeprowadzenie tegorocznego kongresu EUNIS2020 w Helsinkach w Finlandii.

Wszystkie początkowe plany uległy zmianie, gdy pandemia COVID-19 przetoczyła się przez cały świat. Zespół musiał anulować EUNIS2020. Po otrzymaniu wielu reakcji związanych z anulowaniem wydarzenia od członków organizacji EUNIS podjęto szybką decyzję o zorganizowaniu pierwszego w historii cyfrowego kongresu w „Virtual Helsinki”. Największym wyzwaniem było zapewnienie tych samych korzyści, które wiążą się z wydarzeniem fizycznym, podczas wydarzenia wirtualnego.

Gill Ferrell, menedżer ds. relacji i lider SIG ds. edukacji w EUNIS, Anna Pacholak, menedżer ds. administracji i komunikacji w EUNIS oraz Suvi Valsta z Uniwersytetu Helsińskiego podjęli się organizacji wydarzenia online ze wsparciem rady członkowskiej i przyjaciół z EUNIS, którzy zaoferowali pomoc w ramach komitetu ds. organizacji i programu wirtualnego.

Wykorzystanie Zoom na rzecz bezpiecznego, angażującego środowiska wydarzenia

W związku z techniczną naturą organizacji zespoły EUNIS już oceniły i wdrożyły kilka platform do prowadzenia wideokonferencji, takich jak Zoom, kilka lat wcześniej. Grupa musiała zidentyfikować rozwiązanie, które spełniłoby bieżące wymagania i pomogło w możliwie najlepszej organizacji kongresu wirtualnego. Użytkownicy powinni być skupieni na treści kongresu, więc narzędzie musiało być możliwie intuicyjne. Dlatego zdecydowano się prowadzić wydarzenie EUNIS2020 na platformie Zoom.

„Nasz zespół pracował w godzinach nadliczbowych, aby zrealizować EUNIS2020 w „Virtual Helsinki”, mówi Pacholak. „Zespół Zoom zapewnił nam ogromne wsparcie, aby zagwarantować, że wszystkie komponenty konferencji wirtualnej zostały prawidłowo skonfigurowane z odpowiednim wyprzedzeniem”.

Złożoność i czas trwania konferencji oraz krótki czas przygotowania nie stanowiły przeszkody w stworzeniu płynnego środowiska konferencyjnego. Zespół Zoom pracował z organizacją EUNIS, aby zrealizować jej ambitną wizję uruchomienia równoległych sesji, prezentacji oraz sesji dla zachowania uwagi i sesji fitness, a także przerw na kawę – a wszystko to w jednym, angażująćym środowisku. Bezpieczeństwo miało najwyższy priorytet. Wdrożono funkcje zabezpieczeń na platformie Zoom Webinars, np. hasła, aby zagwarantować prowadzenie sesji bez zakłóceń.

Rozszerzenie dostępu do EUNIS2020 z platformą Zoom

Podczas gdy doroczne kongresy EUNIS przyciągały średnio 350–500 uczestników, na wydarzenie wirtualne zarejestrowało się ponad 600 osób z 35 różnych krajów, w tym z Indonezji, Australii i Stanów Zjednoczonych. Osoby, które wcześniej nie mogły wziąć udziału w wydarzeniu ze względu na koszty lub ograniczenia związane z podróżą, mogły teraz dołączyć do kongresu na platformie Zoom.

Wskaźnik obecności na poziomie 78% zaskoczył Gilla i cały zespół: 497 z 640 zarejestrowanych osób wzięło udział w wydarzeniu. „Oczekiwaliśmy obecności na poziomie 25%, więc kiedy zobaczyłem wyniki, byłem zachwycony”, powiedział Ferrell.

Podczas trzydniowego wydarzenia poprowadzono ponad 30 oddzielnych sesji w środowisku wirtualnym, w tym sesji plenarnych, równoległych i warsztatów z grupami SIG. Aby utrzymać odpowiedni poziom energii i zaangażowania uczestników, zespół EUNIS2020 zorganizował ankiety podczas kilku sesji Zoom Webinars, sesje ćwiczeń fitness, sesje dla zachowania uwagi, a także wirtualne sauny podczas przerw.

„Uczestnicy szczególnie dobrze przyjęli wirtualne sauny, które przeniosły Helsinki i kulturę Finlandii wprost do ich domów. Jeden z uczestników nawet dołączył ze swojej własnej sauny”, mówi Ferrell.

„Podczas wirtualnej gali kongresu wyraziliśmy uznanie dla ludzi, którzy zdobyli nagrody EUNIS, wznosząc wspólny toast i bawiąc się doskonale we wspaniałym towarzystwie”, dodaje Pacholak.

Ferrell podkreślił wspaniałe informacje zwrotne otrzymane od delegatów:

„Jako że wydarzenie EUNIS2020 okazało się tak wielkim sukcesem, chcemy eksperymentować z wydarzeniami hybrydowymi przy użyciu Zoom, aby łączyć ze sobą delegatów z całego świata. Możliwe, że w przyszłości wszystkie nasze wydarzenia będą mieć charakter hybrydowy”, podsumowuje Ferrell.