Strategia związana z inteligentną technologią australijskiego przedsiębiorstwa BPAY Group zapewnia firmie sukces w zakresie pracy zdalnej

Jeśli chodzi o pracę zdalną, zespół BPAY Group może uważać się za szczęściarzy. Gdy pandemia COVID-19 uderzyła w Australię, organizacja zajmująca się bezpiecznymi płatnościami elektronicznymi mogła niezwykle szybko dostosować się do pracy zdalnej.

Według Seana Ollertona, starszego menedżera ds. usług platformy w BPAY Group, pracownicy firmy mieli to szczęście, że już znajdowali się w środowisku opartym na elastycznych metodach pracy. Teraz platforma ujednoliconej komunikacji Zoom pomogła w całkowitej transformacji organizacji pod kątem świata pracy hybrydowej.

Manewrowanie pośród zadań podczas lockdownu było relatywnie proste, jak mówi Ollerton: „Mój zespół był przyzwyczajony do codziennych szybkich spotkań, których celem było przekazywanie sobie aktualności dotyczących realizacji zadań. Kiedy przeszliśmy do trybu online, dodaliśmy 15 minut do spotkania, żeby stało się bardziej społeczne – mogliśmy sprawdzić, co słychać u innych członków zespołu; nie skupialiśmy się tylko na projektach”, mówi. 

„Nasza sieć VPN i wszystkie nasze aplikacje, w tym Zoom, były już dostępne dla wszystkich użytkowników”, dodaje Ollerton. „Wiem, że wiele firm miało trudności, gdy nagle okazało się, że wszyscy pracują zdalnie, a firmy nie posiadają odpowiedniej infrastruktury, żeby zapewnić wsparcie wszystkim swoim pracownikom w środowisku zdalnym. Na szczęście my byliśmy już na to przygotowani”.

Natychmiastowa skalowalność

Firma BPAY Group bardzo szybko przystosowała się do pracy z biurami zamkniętymi podczas pandemii, podejmując decyzję o ujednoliceniu komunikacji firmowej na platformie Zoom we wrześniu 2019 r. W tamtym czasie firma prowadziła średnio 500 spotkań Zoom miesięcznie.

„Jak tylko przeszliśmy na pracę zdalną, liczba połączeń Zoom wzrosła do około 2500. Nie chodzi tu tylko o spotkania. Platforma Zoom szybko przyjęła się we wszystkich sesjach z naszymi pracownikami, korzystaliśmy z ankiet i czatu, aby zapewniać interakcje społeczne i połączenia”, mówi Ollerton. „Wszystko sprowadzało się do odpowiedniego wdrożenia koncepcji pracy z dowolnego miejsca. Chcieliśmy, żeby użytkownicy mogli łączyć się osobiście i utrzymywać tę samą produktywność, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy poza nim.

Mieliśmy ekscytujące narzędzia do realizacji tego zadania, ale nie były tak przyjazne dla użytkowników ani tak niezawodne. Tak więc kiedy zastanawialiśmy się, jak poprawić nasz system, platforma Zoom okazała się bardzo prosta w obsłudze – ludzie po prostu mogli szybko i prosto zacząć z niej korzystać. Przykładowo w przypadku innych narzędzi, których prawie zaczęliśmy używać, okazało się, że ludzie mieli problemy z dołączaniem do spotkań. Na platformie Zoom wszystko poszło po prostu gładko i płynnie.

„Chodziło o zapewnienie prostoty użytkowania i poprawę naszej koncepcji pracy z dowolnego miejsca”.

Migracja do Zoom Phone

Jak mówi Ollerton, firma BPAY Group jest dumna ze swojej kultury pracy „lepiej razem”, koncepcji, która stała się jeszcze pełniejsza dzięki platformie Zoom. 

„Oznacza to, że gdy pracujemy razem, pracujemy lepiej. Innym celem jest BPAY Group jest „upraszczanie życia”, zwłaszcza gdy mówimy o naszych klientach. Nasze produkty mają nieść konkretne korzyści dla naszych klientów i te same korzyści chcemy zapewnić wewnętrznie w naszym zespole. W taki sposób podchodzimy do przedstawiania rozwiązań naszym użytkownikom. Jeśli nie upraszczamy życia dla użytkowników, to po co to robimy? Platforma Zoom idealnie wpasowała się w to podejście”, mówi Ollerton.

W 2019 r. firma BPAY Group wdrożyła rozwiązanie Zoom Meetings do obsługi komunikacji wideo, a rok później zdecydowała się zastąpić cały system telefoniczny usługą Zoom Phone, rozwiązując kolejny poważny problem dotyczący funkcjonalności dla swoich zespołów zdalnych. 

„Już wtedy korzystaliśmy z cyfrowego systemu telefonicznego. Jednak był to starszy system, który powodował problemy po przejściu na pracę zdalną. Ponadto był drogi i wymagał sporo czasu na utrzymanie”, mówi Ollerton. „Tak więc chcieliśmy zastąpić go platformą Zoom. Funkcjonalność zapewniana przez system telefoniczny Zoom nie tylko rozwiązała problemy z integracją dla pracowników zdalnych, ale też znacznie uprościła użytkowanie systemu dla wszystkich osób.

Korzystaliśmy ze zintegrowanego rozwiązania do obsługi spotkań, transmisji wideo i czatu – a teraz dodaliśmy system telefoniczny, aby skorzystać z dodatkowej funkcjonalności”.

Ujednolicona komunikacja „upraszcza wszystko”

Sean mówi, że z perspektywy infrastruktury możliwość konsolidacji wszystkich rozwiązań w jednym systemie zapewnia optymalizację wszystkich funkcji i szereg ułatwień w ogólnym kontekście. Nie mówiąc o znacznie mniejszych kosztach wdrażania i utrzymywania systemu.

„Zoom to nasza platforma ujednoliconej komunikacji. Korzystamy z niej do spotkań twarzą w twarz, konferencji wideo całych zespołów, a także używamy jej jako naszego systemu telefonicznego. Platforma zapewniła prawdziwą transformację obsługi komunikacji w całej organizacji”, mówi Sean.

„Ponieważ nie musieliśmy wdrażać nowego narzędzia dla naszych użytkowników, mogliśmy po prostu wyłączyć stare rozwiązanie. Nie musieliśmy im mówić: ‚oto kolejny program, z którym też trzeba być na bieżąco’. Po prostu wszystko stało się proste”. 

Użycie platformy Zoom oznacza, że firma BPAY Group ma pełną kontrolę nad komunikacją w organizacji, niezależnie od miejsca wykonywania pracy przez pracowników, a także cieszy się prostotą zarządzania infrastrukturą zaplecza.

„Przenieśliśmy te wszystkie korzyści do biura z naszymi istniejącymi zasobami. Teraz możemy realizować wszystkie zadania w prostszy, bardziej bezpośredni sposób”, mówi Ollerton.