Zoom all’Università di Padova: storia di un impatto

Una trasformazione tumultuosa

È il 1222 quando a Padova viene fondato lo Studium Patavinum, un luogo di studio pronto ad accogliere ‘scolari e dottori’, provenienti anche da vari paesi europei, alla ricerca di libertà di cultura e di espressione. Da allora sono passati 800 anni, ma all’Ateneo patavino si coltiva ancora la cultura del sapere, in modo aperto e inclusivo. All’Università di Padova Dario Da Re dirige l’ufficio Digital Learning e Multimedia che afferisce all’Area Servizi Informatici e Telematici. Il suo gruppo molto affiatato si occupa della gestione, diffusione e aggiornamento di strumenti e software utilizzati in Ateneo per la didattica online e per il supporto tecnologico alla ricerca e alla formazione tradizionale. Dario si è sempre occupato di innovazione tecnologica legata alla didattica e alla ricerca, vantando esperienze con diverse piattaforme, fra cui Moodle, Google e Webex, mentre i primi test su Zoom risalgono al 2016. Dario e la sua squadra sono stati testimoni di una tumultuosa trasformazione del mondo universitario, un cambiamento imponente che si è consumato in un tempo brevissimo.

“Nel dicembre 2019 l’Università di Padova organizzava 14 videoconferenze; solo pochi mesi dopo siamo arrivati a una media di 7.000 videoconferenze ogni giorno; attualmente, nel periodo senza lezioni ed esami, la media si attesta sulle 3.500 videoconferenze quotidiane”, ricorda Dario Da Re. Il cardine di questa trasformazione all’Università di Padova è Zoom, una piattaforma molto apprezzata per la comunicazione digitale e non solo.

I numeri di questa trasformazione sono impressionanti. “Nel febbraio del 2020 l’Università ha reagito alle misure di lockdown con una massiccia estensione delle licenze di Zoom”, ricorda Andrea Baraldo, Dirigente dell’Area Servizi Informatici e Telematici. “Ero arrivato all’Università da una manciata di mesi. C’erano 50 licenze di Zoom. Mi ricordo che Dario mi ha rappresentato l’esigenza di scalare le licenze e un venerdì, in tarda serata, ci è arrivata la proposta tecnico-economica di Zoom: la mattina seguente, era sabato 29 febbraio del 2020, appena sveglio, ho firmato il contratto e siamo passati da 50 licenze a 60.000, nello spazio di una notte: una scalabilità pazzesca. Alle 10 abbiamo iniziato a configurare e integrare tutta l’organizzazione e domenica sera avevamo terminato. Ad amministrare tutta questa piattaforma sono solo due colleghe: Vera Raggi e Donatella Accarrino e nemmeno a tempo pieno. Non abbiamo server in casa, è tutto in cloud”.

Prendendo spunto dai modelli pedagogici e tecnologici creati dalle istituzioni accademiche e scolastiche nel sud est asiatico che per prime si sono confrontate con la pandemia, le licenze sono state assegnate al personale interno e docenti e quindi a tutti gli studenti. Quella di dare le licenze gratuitamente a tutti è stata una scelta dell’Ateneo che ha riscosso un consenso importante in tutta la comunità accademica. Nel giro di poche settimane il “live con Zoom” è diventato il formato standard per le attività di formazione a distanza erogate dall’Università, con un vasto consenso da parte degli utenti. Per molti studenti il possesso della licenza Pro di Zoom era diventato un motivo di vanto per realizzare incontri senza limiti né temporali né di partecipanti.

Mantenere attive le relazioni

Di Zoom l’Università di Padova ha utilizzato diversi servizi, quali Zoom Webinar, Zoom Events per le comunicazioni unidirezionali verso le platee più grandi, oltre i 500 utenti, o Zoom Phone, come telefono digitale recentemente introdotto, ma il più utilizzato in assoluto rimane Zoom Meetings. Il bacino di utenza sfiora gli 80.000 utenti, se si considerano 70.000 studenti, 2.400 docenti e 2.400 tecnici amministrativi, 1.500 dottorandi e 1.800 specializzandi, a cui si aggiungono un migliaio di docenti a contratto. Minime le difficoltà di apprendimento registrate. “Con Zoom docenti e studenti hanno fatto da soli, considerando che il design dell’interfaccia è semplice e moderno e rende facile e intuitivo scoprire e utilizzare le diverse funzionalità su PC e su mobile”, spiega Da Re.

Se si considerano le dimensioni della popolazione universitaria in relazione a quella della città di Padova, che supera di poco i 200.000 abitanti, Zoom si è rivelato un importante veicolo di comunicazione e di scambio per l’Università e per il suo territorio, e ha consentito di mantenere relazioni sociali attive durante tutto il periodo pandemico. Nei mesi cruciali del lockdown poi, Zoom è diventato lo spazio digitale per una grande varietà di attività sociali, dagli aperitivi alle feste, dai ritrovi informali alle cerimonie. E naturalmente uno strumento di lavoro nei contesti più diversi. “Ognuno lo usa a modo suo”, riferisce Da Re. “Alcuni docenti sfruttano le breakout room per sfruttare gruppi di lavoro più piccoli e rendere gli studenti più responsabili; il personale tecnico del settore edilizia ha utilizzato Zoom Meetings per le ispezioni sui cantieri, si dialoga di più e soprattutto si condivide di più grazie anche agli strumenti di condivisione di file e progetti”.

Per il personale tecnico amministrativo, Zoom è diventato uno strumento di lavoro indispensabile, introducendo alcuni tool irrinunciabili e ormai universali come la chat, che supera i 100.000 messaggi al giorno, e che sta sostituendo nelle comunicazioni lavorative strumenti come Whatsapp, Telegram o Slack. I risultati si vedono in termini di produttività e con la capacità di lavorare su più fronti simultaneamente, come una community concentrata sul presente ma che guarda al futuro.

Impatto profondo e crescita sostenuta

L’impatto degli strumenti di comunicazione digitale sulle attività dell’Università di Padova non si ferma alla didattica online. Dario Da Re è un fiume in piena nello snocciolare i numeri di questo impatto. “Le iscrizioni sono aumentate del 16%, aumentano del 30% gli iscritti ai Master ed è una crescita che continua da tre anni”. Per i Master, in particolare, l’utilizzo di strumenti di comunicazione e didattica a distanza ha rivoluzionato il modello di consumo di questi corsi, che tradizionalmente prevedono, accanto alla retta, costose trasferte. Oggi invece la logistica non incide più sui costi dei master come un tempo, proprio perché si possono frequentare su Zoom.

Le conseguenze di questo impatto si vedono anche in attività collaterali come il ricevimento studenti, che in precedenza si svolgeva esclusivamente in presenza e in modalità 1:1, e che oggi è invece un incontro digitale che coinvolge il docente con diversi studenti nella stessa sessione.

Piattaforme come Zoom, integrate nella didattica, vanno incontro inoltre alle esigenze di chi non può frequentare, in un’ottica di accessibilità. È il caso degli studenti stranieri, il cui numero è triplicato in due anni, ma anche dei 1.400 studenti con bisogni educativi speciali, che grazie a Zoom hanno l’opportunità di frequentare tutte le lezioni online o vedere le registrazioni.

E i costi? “Le licenze di Zoom hanno un costo, certo, ma si tratta di un impegno ampiamente sostenibile se si pensa all’impatto su tutte le nostre attività o se si considerano i costi di piattaforme alternative”, dichiara Andrea Baraldo. “Per noi si tratta di un grandissimo investimento, solido e performante”.

Nel corso del 2023 l’uso di Zoom ha subito un’ulteriore evoluzione attraverso l’introduzione di Zoom Phone, soluzione integrata alle centrali telefoniche di Ateneo presenti, continua a illustrare Baraldo. In accordo con Tiziano Longo e Domenico Zoggia dell’Ufficio Infrastruttura, Sistemi e Telecomunicazioni di ASIT che seguono gli aspetti relativi ai servizi di connettività dati e fonia abbiamo revisionato il contratto in essere relativamente alla parte fonia, con l’obiettivo di dare una soluzione unitaria di comunicazione e collaborazione al personale di Ateneo, indipendentemente da dove si trovi a lavorare, e quale dispositivo usi, sia uno smartphone, un tablet, un notebook.

Abbiamo quindi avviato il progetto coordinato da ASIT relativo al “Digital and Mobile Workspace” (DMW), progetto in cui la suite Zoom è uno dei tasselli fondamentali per consentire la comunicazione e la condivisione di documentazione tra i collaboratori, siano essi in presenza o in lavoro da remoto (lavoro agile o telelavoro). Per questo motivo è stato costituito il gruppo di lavoro relativo al DMW, coordinato da Davide Ferro dell’Ufficio Digital Learning e Multimedia di ASIT, che ha visto le diverse componenti tecnologiche/infrastrutturali, organizzative e comunicative, considerate le esigenze di un’implementazione armonica della soluzione.

Nel momento in cui l’emergenza pandemica rientra, l’Ateneo patavino riscopre la sua vocazione tradizionale e guarda al futuro. “Non siamo un’Università online”, conclude Andrea Baraldo. “Oggi torniamo in presenza ma manteniamo Zoom per rendere accessibile la didattica a tutti, verso un modello flessibile e facilmente scalabile”. Le aule attrezzate per la modalità ibrida sono oltre 500 e man mano che vengono riammodernate o allestite nuove aule viene posta attenzione a soluzioni tecnologiche adatte alla didattica ibrida, non senza l’inseparabile chat di Zoom a supporto, con la quale tutto il personale dialoga e trova immediatamente risposte e soluzioni pratiche all’interno dei rispettivi gruppi di lavoro.

Università di Padova

Con oltre 70.000 studentesse e studenti, 2.400 docenti, oltre 2.400 tecnici amministrativi, più di 13.000 laureate e laureati ogni anno, 5.000 borse di studio erogate, 32 dipartimenti, oltre 2 milioni di libri disponibili in 29 biblioteche, e un’offerta didattica d’eccellenza e in continua trasformazione (oltre 100 corsi di laurea triennale e magistrale, 10 corsi di laurea a ciclo unico, quasi 100 master, oltre 60 scuole di specializzazione, più di 20 corsi di perfezionamento e oltre 10 corsi di alta formazione, 40 scuole di dottorato, una scuola d’eccellenza quale la Scuola Galileiana di Studi Superiori, corsi in lingua inglese e corsi online) l’Università di Padova si posiziona da tempo ai livelli più alti nei ranking delle principali classifiche nazionali e internazionali per qualità della didattica, della ricerca e dei servizi.