La strategia Smart Tech dell'australiano BPAY Group supera i limiti del lavoro da remoto

BPAY Group si considera fortunato quando di tratta di lavoro da remoto. Quando la pandemia di COVID-19 è arrivata in Australia, l'organizzazione che gestiva i pagamenti elettronici sicuri delle fatture è riuscita ad adattarsi al lavoro da remoto davvero velocemente.

Secondo Sean Ollerton, responsabile per i servizi della piattaforma di BPAY Group, i dipendenti del gruppo hanno avuto la fortuna di sfruttare in anticipo una cultura del lavoro flessibile; ora, la piattaforma di comunicazioni unificate di Zoom ha contribuito a trasformare completamente l'organizzazione del mondo del lavoro ibrido.

La rotazione durante il lockdown è stata una mossa relativamente semplice secondo Ollerton: "Il mio team era abituato a riunioni quotidiane informali e rapide per aggiornarsi sulle attività. Quando ci siamo trasferiti online, abbiamo aggiunto altri 15 minuti e la riunione si è trasformata in un momento più sociale: un modo per fare il punto fra di noi e sui progetti", ha afferamto. 

Ha aggiunto Ollerton: "La nostra VPN e tutte le applicazioni, inclusa Zoom, erano già disponibili per tutti gli utenti. "Credo che molte aziende abbiano avuto difficoltà quando improvvisamente tutti hanno iniziato a lavorare da remoto senza avere l'infrastruttura per supportare il 100% delle persone a distanza. Noi per fortuna, eravamo già pronti a questa situazione."

Scalabilità rapida

Quando la pandemia ha costretto gli uffici alla chiusura, BPAY Group si è adattato molto rapidamente dopo aver preso la decisione ponderata di unificare le comunicazioni aziendali su Zoom nel settembre 2019. In quel periodo, l'azienda teneva mensilmente una media di circa 500 riunioni su Zoom.

"Non appena abbiamo iniziato il lavoro da remoto, il numero di chiamate Zoom è salito a circa 2.500. E non erano solo riunioni. Abbiamo rapidamente adottato Zoom per le sessioni di tutto il personale e abbiamo utilizzato i sondaggi e la chat per consentire interazioni e connessione sociali", ha aggiunto Ollerton. "Era necessario elevare il concetto di 'lavoro in ogni luogo'. Volevamo che gli utenti fossero in grado di connettersi personalmente ed essere altrettanto produttivi, sia che fossero in ufficio che in un altro luogo."

"C'erano degli strumenti esistenti adatti a questo, ma non erano molto semplici da utilizzare, né affidabili. Quindi, quando abbiamo cercato di elevare questo concetto, ecco Zoom, che con la sua semplicità di utilizzo ha fatto in modo che le persone ne imparassero il funzionamento rapidamente e semplicemente. Ad esempio, ci siamo accorti che con alcuni degli altri strumenti che stavamo quasi per utilizzare, le persone non erano in grado di partecipare alle riunioni. Ma con Zoom in un attimo hanno imparato tutti.

"Si trattava di trovare una soluzione per la semplicità d'uso e per migliorare il concetto di 'lavoro in ogni luogo'".

Migrazione verso Zoom Phone

Ollerton afferma che BPAY Group è orgoglioso del suo valore del lavoro "meglio insieme", un concetto che grazie all'aiuto di Zoom hanno adottato ancora di più. 

"Fondamentalmente significa che quando lavoriamo insieme, lavoriamo meglio. L'altro scopo di BPAY Group è "semplificare la vita", soprattutto quando parliamo con i nostri clienti. Cerchiamo di vivere al nostro interno i valori che proponiamo alle persone con i nostri prodotti. Ed è così che presentiamo le cose ai nostri utenti. E quindi, se qualcosa non sta semplificando la vita ai nostri utenti, perché la stiamo usando? Era un concetto nel quale Zoom si inseriva pefettamente", ha aggiunto Ollerton.

Nel 2019, BPAY Group ha implementato Zoom Meetings per le comunicazioni video e, un anno dopo, ha deciso di sostituire l'intero sistema telefonico con Zoom Phone, risolvendo un'altro problema sulla funzionalità per i suoi team che lavoravano da remoto. 

"Eravamo già passati a un sistema telefonico digitale. Ma era un sistema più vecchio che si è rivelato complicato quando siamo passati al lavoro da remoto. Inoltre era costoso e prevedeva una manutenzione dispendiosa in termini di tempo", ha affermato Ollerton. "Quindi, abbiamo cercato di sostituirlo con Zoom. La funzionalità che abbiamo ottenuto con il sistema telefonico di Zoom non ha solo risolto eventuali problemi di integrazione per il personale da remoto, ma lo ha reso più semplice per tutti coloro che lo utilizzano.

"La soluzione era una riunione, un video e una chat completamente integrati: abbiamo aggiunto il telefono per darci quella funzionalità extra."

Le comunicazioni unificate hanno semplificato ulteriormente le cose

Dal punto di vista dell'infrastruttura, Sean afferma che la possibilità di unificare tutto in un solo sistema rende l'intera funzionalità più snella e, nel complesso, molto più semplice. Per non parlare dei costi di implementazione e manutenzione ridotti.

"Zoom è la nostra piattaforma di comunicazioni unificate. La usiamo per riunioni inidividuali e per videoconferenze di team oltre che come sistema telefonico. Ha davvero trasformato il modo in cui forniamo adeguatamente le comunicazioni a tutta l'organizzazione." ha aggiunto Sean

"E, poiché non era necessario introdurre un altro strumento agli utenti, in realtà ci ha permesso di disattivare la soluzione precedente. Non abbiamo dovuto dire alle persone 'Eccoti un altro software da tenere d'occhio in ogni momento'. Ci ha davvero semplificato le cose." 

Con Zoom BPAY Group ha il pieno controllo delle proprie comunicazioni in tutta l'organizzazione, indipendentemente dal luogo nel quale le persone scelgono di lavorare, oltre alla semplicità di gestione dell'infrastruttura di back-end.

"Abbiamo trasferito tutto ciò in-house con le risorse esistenti. Ora siamo in grado di fare tutto in modo semplice e diretto", ha affermato Ollerton.