Come TEDxMelbourne condivide ‘Idee che vale la pena diffondere’ attraverso eventi online coinvolgenti

"Idee che vale la pena diffondere." Questo concetto semplice, nato durante la prima conferenza TED nel 1984, ha dato vita a un movimento su scala mondiale impegnato a condividere con entusiasmo le idee, attraverso una discussione approfondita e il coinvolgimento della comunità. Ora, migliaia di organizzazioni di base ospitano i propri eventi TEDx nelle città di tutto il mondo.

Gli eventi dal vivo sono sempre stati fondamentali per TEDx, ma la pandemia globale di COVID-19 ha costretto gli organizzatori a passare rapidamente dagli eventi tradizionali di persona agli eventi virtuali, allo stesso tempo mantenendo vivo l'aspetto interattivo di TEDx. TEDxMelbourne, un evento TEDx organizzato autonomamente e condotto da volontari, si è rivolto a Zoom per mantenere il coinvolgimento del suo pubblico, anche su una piattaforma virtuale.

Jon Yeo, organizzatore di TEDxMelbourne, ha spiegato perché Zoom è una soluzione preziosa per organizzare eventi online e ha condiviso alcune delle sue best practice per la creazione di esperienze virtuali coinvolgenti, senza problemi e interattive.

Vantaggi di Zoom per gli eventi virtuali

Con l'avvento del COVID-19, Yeo si è concentrato sulla ricerca di una soluzione per le comunicazioni video che potesse offrire un'esperienza di evento accessibile, coinvolgente e scalabile.

"In merito alle piattaforme, abbiamo valutato molte soluzioni diverse in base al rischio, all'accesso facilitato, alla familiarità con il pubblico, alla facilità d'uso e ad aspetti come le funzionalità integrate e quali sono importanti per noi", ha detto Yeo.

Il team di TEDxMelbourne ha deciso di implementare Zoom in base alla sua capacità di offrire un'esperienza a tutto tondo negli eventi virtuali attraverso:

• Una serie di funzionalità efficaci: "La funzione delle sessioni secondarie [rooms] offerta da Zoom è una delle caratteristiche distintive che ci ha portato a scegliere Zoom. Ci consente davvero di creare opportunità per il coinvolgimento e la partecipazione del pubblico."
• Scalabilità pensata per la crescita: "Il layout dei piani di Zoom consente di aumentare la capacità per ciascuno dei diversi piani offerti, nel nostro caso siamo riusciti ad aumentare l'utilizzo della piattaforma in modo relativamente semplice".
• Metriche utili sugli utenti: "Possiamo raccogliere molti dati sul comportamento dei nostri partecipanti, ad esempio su quante persone erano presenti, quando sono uscite e quando sono state maggiormente coinvolte, e tutto questo ci aiuta a creare un'esperienza migliore".
• Innovazione costante: "Zoom è in grado di sviluppare e integrare funzionalità nello spazio di pochissimo tempo. E in qualità di organizzazione innovativa, abbiamo deciso di utilizzare la piattaforma più innovativa".

Suggerimenti per creare un'esperienza agevole durante gli eventi

Negli ultimi mesi, Yeo ha imparato diverse lezioni importanti su come organizzare un evento virtuale efficace. Ecco alcune delle sue best practice per l'organizzazione degli eventi online:

• Non cercare di ricreare un evento in presenza in uno spazio virtuale: "La regola numero uno è che non puoi replicare virtualmente l'esperienza dal vivo. I produttori tecnologici vogliono creare un palcoscenico e un pubblico virtuale, ma la tecnologia necessaria occupa i cicli della CPU del pubblico e non aggiunge nulla all'esperienza. Nessuno ha bisogno di vedere un palcoscenico virtuale".
• Non abbreviare il tuo evento: "La durata massima di un evento consigliata da TED è di 45 minuti, ma abbiamo eventi che durano 90 minuti e ci sono ancora molti partecipanti che rimangono più a lungo. L'errore è pensare che più è breve e meglio è. E non è vero. L'obiettivo di questi eventi è progettare un'esperienza coinvolgente per il pubblico, non rispettare dei tempi definiti".
• Cambiare spesso gli elementi visivi: "Per quanto possibile, nulla dura per più di 10 minuti. Perciò se qualcuno sta parlando, ha a disposizione al massimo 10 minuti. Dopodiché passiamo a un elemento visivo o a un'attività per mantenere il coinvolgimento del pubblico".
• Utilizzare immagini coinvolgenti a supporto delle idee: "Abbiamo un registratore grafico, che mettiamo in evidenza di tanto in tanto per spezzare il discorso. I partecipanti possono vedere l'idea svilupparsi in un formato visivo in tempo reale. Non solo costituisce un simpatico prodotto post-evento, ma è anche un bel regalo per i relatori".

Per saperne di più su TEDxMelbourne e i suoi eventi online, visita la homepage di TEDxMelbourne.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di eventi online coinvolgenti con Zoom, consulta Best practice per l'organizzazione di un evento digitale.