Con il suo primo congresso digitale, EUNIS2020 presenta una "Helsinki virtuale" ai partecipanti

La European University Information Systems Organization, (EUNIS, Organizzazione europea dei sistemi informativi universitari) è stata fondata nel 1993 e registrata cinque anni dopo come organizzazione senza fini di lucro a Parigi, in Francia. Oggi, fanno parte di EUNIS centinaia di diverse istituzioni provenienti da tutta Europa, tra cui università, consorzi e società. All'interno di EUNIS esistono diverse task force e gruppi di interesse speciale (SIG), ognuno dei quali opera in settori chiave altamente specializzati relativi alla tecnologia dell'informazione nell'istruzione superiore. La sua missione è aiutare le istituzioni membri a sviluppare il loro panorama IT condividendo esperienze e lavorando fianco a fianco.

Portare nello spazio virtuale il valore degli eventi in presenza

La comunità EUNIS si riunisce annualmente in un congresso. Questo congresso si svolge solitamente in una sede straordinaria in Europa e vuole riflettere la diversità della comunità che assiste. L'obiettivo di questo evento è di riunire le persone in presenza in modo che possano condividere le best practice e collaborare nella ricerca all'interno dei loro SIG.

Il Consiglio EUNIS, in linea con l'accordo con l'Università di Helsinki, ha previsto di ospitare il congresso annuale EUNIS2020 di quest'anno a Helsinki, in Finlandia.

Quando il COVID-19 ha iniziato a imperversare in tutto il mondo, i piani sono drasticamente cambiati. Il team è stato costretto a cancellare l'EUNIS2020 e, dopo aver ricevuto molte critiche sulla cancellazione da parte dei membri EUNIS, ha deciso con breve preavviso di tenere il suo primo congresso digitale nella città di "Helsinki virtuale". La sfida più grande è stata quella di offrire gli stessi valori dell'esperienza fisica in un evento virtuale.

Gill Ferrel, responsabile per le relazioni e leader SIG (gruppi di interesse speciale) per l'insegnamento e l'apprendimento in EUNIS, Anna Pacholak responsabile amministrativo e delle comunicazioni in EUNIS e Suri Valsta dell'università di Helsinki hanno preso l'iniziativa di organizzare l'evento online con il supporto dei membri del Consiglio e degli amici di EUNIS, che si sono offerti volontari nel comitato dell'organizzazione e del programma virtuali.

Sfrutta Zoom per un evento sicuro e coinvolgente

Alcuni anni prima vista la natura tecnica dell'organizzazione, EUNIS aveva già valutato e messo in atto diverse piattaforme di videoconferenze, come Zoom. Il gruppo doveva cercare una soluzione che si adattasse alle sue esigenze e potesse aiutarlo a realizzare al meglio un congresso virtuale di successo. Lo strumento doveva essere il più intuitivo possibile, data la centralità dell'utente durante il congresso. Ecco perché è stata presa la decisione di organizzare EUNIS2020 con Zoom.

"Per realizzare EUNIS2020 nell'Helsinki virtuale il nostro team ha fatto gli straordinari", ha affermato Pacholak. "Il team di Zoom ci ha supportato straordinariamente per garantire che i componenti tecnici della conferenza virtuale fossero impostati correttamente in anticipo".

La complessità e la durata della conferenza e il poco tempo per la preparazione non si sono rivelati degli ostacoli alla realizzazione di un'esperienza di conferenza agile. Il team di Zoom ha lavorato con EUNIS per garantire la realizzazione della sua ambiziosa visione, offrendo sessioni parallele, presentazioni d'apertura, sessioni di mindfulness e di fitness e pause caffè, proprio come un'unica esperienza immersiva. La sicurezza rappresentava una priorità assoluta e le funzionalità di sicurezza nella piattaforma Zoom Webinars, ad esempio i passcode, sono state abilitate per garantire che le sessioni fossero prive di interruzioni.

Ampliamento delll'accesso a EUNIS2020 con Zoom

Mentre l'evento EUNIS ha una media di circa 350-500 partecipanti, per l'evento virtuale del congresso annuale, si sono registrati più di 600 iscritti provenienti da 35 paesi, tra cui Indonesia, Australia e Stati Uniti. Le persone che inizialmente non erano in grado di partecipare all'evento a causa dei costi o delle restrizioni ai viaggi ora, tramite Zoom, potevano partecipare al congresso.

Il tasso di partecipazione del 78% ha sorpreso Gill e il team: 497 persone su 640 iscritti hanno partecipato. "Ci aspettavamo un tasso di partecipazione del 25% circa, quindi, quando ho visto i risultati, ero al settimo cielo", ha dichiarato Ferrell.

Nel corso di tre giorni, sono state organizzate virtualmente più di 30 sessioni separate tra cui assemblee plenarie, sessioni parallele e seminari dei SIG. Per mantenere l'entusiasmo e il coinvolgimento dei partecipanti, il team di EUNIS2020 ha organizzato sondaggi durante diverse sessioni di Zoom Webinars e allenamenti di fitness, sessioni di mindfulness e saune virtuali durante le pause.

"I partecipanti hanno accolto particolarmente bene le saune virtuali, che hanno portato Helsinki e la cultura finlandese direttamente a casa loro. Un partecipante ha persino partecipato dalla sauna vera di casa sua." ha dichiarato Ferrell.

"Durante la cena di gala virtuale del congresso abbiamo festeggiato chi aveva vinto i premi EUNIS brindando insieme e divertendoci," ha aggiunto Pacholak.

Ferrell ha sottolineato gli ottimi feedback ricevuti dai delegati:

"Visto l'enorme successo di EUNIS2020 vorremmo sperimentare eventi ibridi utilizzando Zoom per riunire i nostri delegati da tutto il mondo. E forse tutti i nostri eventi in futuro saranno ibridi", ha riassunto Ferrell.